Q&A Accountancy Expo: Hyarchis

Hyarchis is met haar oplossing Document Management al tien jaar de digitale backbone voor accountants, waardoor de kantoren één centrale plek hebben voor alle documenten en gerelateerde communicatie. Bezoek de stand van Hyarchis tijdens Accountancy Expo op 27 oktober 2020.

Zeven vragen aan business development manager Martijn Voorveld van Hyarchis:

1. Wat houdt je bezig bij Hyarchis?

Hyarchis is heel actief onder accountants. Wij ondersteunen accountants bij hun uitdagingen met opgeslagen documenten en de data in deze documenten.

Als organisatie heeft Hyarchis twee jaar geleden de transitie ingezet van documentmanagement naar datamanagement.

Met datamanagement helpen we organisaties om meer inzicht en grip te krijgen op data. Maar ook helpen we ze bijvoorbeeld om compliant te zijn als het gaat om de WWFT, in combinatie met de AVG-wetgeving.

2. Wat doen jullie om accountants juist nu te helpen?

Dit is in te delen in twee categorieën, namelijk bestaande gebruikers en (potentieel) nieuwe gebruikers.

De bestaande gebruikers helpen we op dit moment vooral met hun migratie naar de cloud. Maar ook helpen we ze bij het blurren van burgerservicenummers. Denk aan paspoorten die in het kader van de WWFT moeten worden opgeslagen, maar waarvan vanwege de AVG-wetgeving het burgerservicenummer niet zichtbaar mag zijn.

De nieuwe gebruikers worstelen met de wildgroei en inefficiëntie van lokale netwerkschijven of het gebruik van SharePoint als onderdeel van Office 365. Daarbij lopen ze tegen beperkingen aan. Bijvoorbeeld als het gaat om rollen en rechten, de connectiviteit met andere applicaties of simpelweg het terugvinden van informatie.

3. Hoe denk je dat de huidige situatie invloed heeft op de markt en het werk van de accountant?

Je merkt dat de accountant meer locatieonafhankelijk wil kunnen werken en ontzorgd wil worden waar het gaat om het beheer van zijn software. Daarnaast verwacht hij dat leveranciers ook sneller kunnen inspelen op de veranderingen in de markt.

Op het gebied van data en documentmanagement is het alleen maar urgenter geworden om documenten centraal en eenvoudig beschikbaar te hebben. Ook wil de accountant op afstand efficiënter en beter kunnen samenwerken en zo min mogelijk zaken handmatig verwerken.

4. Hoe speelt Hyarchis hierop in?

Hyarchis is vorig jaar gestart met de migratie naar de cloud en versnelt hierop in 2020.

Verder heeft Hyarchis vorig jaar een door Microsoft gecertificeerde integratie met Office Online beschikbaar gesteld. Dat doen wij als eerste leverancier van een Document Management Systeem (DMS) in de Benelux. Hierdoor kun je documenten ook bewerken in de online versie van bijvoorbeeld Microsoft Word. Ook is het nu mogelijk tegelijkertijd samen te werken.

Ten slotte staat een integratie met Microsoft Teams op de planning. Recente updates hiervan hebben dit mogelijk gemaakt en wij hopen deze mogelijkheid later dit kalenderjaar ook concreet te introduceren.

5. Van welke (technologische) mogelijkheden kunnen kantoren nog meer gebruikmaken om tijd of geld te besparen of waarde toe te voegen voor hun klanten?

Hyarchis zal in samenwerking met Unit4 de komende tijd meer en meer investeren in AI-oplossingen. Het beschikbaar maken van alle data binnen een DMS en het blurren van burgerservicenummers is hier al een voorbeeld van. Door het beschikbaar maken van data in documenten, is deze data ook beter terug te vinden en te vergelijken met andere dossiers.

Ook het automatisch vervagen van burgerservicenummers bij zowel nieuwe klanten als met terugwerkende kracht in het archief scheelt tijd, maar zorgt er bovenal voor dat kantoren handelen conform de huidige wetgeving.

6. Heb je een voorbeeld van een klant en welke resultaten de inzet van jullie product of dienst heeft opgeleverd?

Binnen de accountancy hebben in de afgelopen twee maanden de eerste twintig kantoren besloten om te migreren naar de cloud. Enkele daarvan hebben er direct voor gekozen om onze AI-producten in te zetten op hun archief. Deze zomer rollen wij de kantoren uit en tijdens Accountancy Expo in oktober kunnen we de resultaten delen.

7. Welke innovaties in jullie product komen er dit jaar?

De eerder genoemde transitie naar datamanagement is belangrijk. Maar zeker ook de transitie naar de cloud en de nieuwe user interface van de (Unit4) Document Manager mag je niet vergeten.