Pim Ploos van Amstel RA (Forvis Mazars) over procesautomatisering: ‘Betere kwaliteit en sterkere beheersing staan voorop.’
Veel organisaties investeren in dashboards, automatisering en nieuwe toepassingen, terwijl medewerkers nog altijd informatie uit losse bestanden verzamelen, controleren en overdragen.
Volgens Pim Ploos van Amstel RA, Director Digital Transformation & IT Consulting bij Forvis Mazars, ligt de oorzaak vaak niet bij Excel of andere vertrouwde software. Professionals beginnen ooit met een spreadsheet, bouwen daarop voort en blijven die gebruiken, zonder altijd te weten welke alternatieven al beschikbaar zijn. Vaak ontbreekt bovendien de ruimte om nieuwe werkwijzen te verkennen. Hoe creëer je ruimte om het werk anders te organiseren en hoe zet je nieuwe technologie gericht in om innovatie te stimuleren?
“Betere kwaliteit en sterkere beheersing staan voor mij voorop. Minder handmatig werk volgt daaruit.”
– Pim Ploos van Amstel RA, Director Digital Transformation & IT Consulting bij Forvis Mazars
Niet Excel, maar het versnipperde proces
Excel krijgt vaak de schuld wanneer finance-, risk- en auditprocessen vastlopen. Ploos van Amstel kijkt daar anders naar. “Tooling zoals Excel is niet de oorzaak van het probleem. Het probleem ontstaat wanneer losse bestanden samen een compleet proces vormen, terwijl iedereen zijn eigen taak uitvoert en niemand meer naar het geheel kijkt.”
De manier waarop organisaties het werk verdelen, speelt daarbij een grote rol. Processen houden niet op bij een afdelingsgrens, terwijl businessunits en IT te vaak los van elkaar opereren. “Iedereen benadert een vraagstuk vanuit zijn eigen verantwoordelijkheid en expertise. Daardoor verbeteren we onderdelen, maar blijft de totale werkwijze hetzelfde. Vanuit hetzelfde perspectief kom je vaak tot dezelfde soort oplossing.”
Wat ontbreekt, is de gezamenlijke blik
Hij noemt transfer pricing als voorbeeld. De fiscale onderbouwing, financiële verwerking, data en controles hangen nauw samen. Toch werkt iedere discipline vaak vanuit het eigen perspectief, met vertrouwde, traditionele applicaties als Outlook, PowerPoint en Excel. “Wat ontbreekt, is de gezamenlijke blik: waar ontstaat informatie, wie maakt welke afweging en hoe houden we de uitkomst aantoonbaar?”
“Daar ontstaat de kwetsbaarheid: verschillende versies, handmatige overdrachten, onduidelijk eigenaarschap en kennis die bij één persoon zit.” Veel tijd gaat daardoor naar het verzamelen en aansluiten van informatie, in plaats van naar inhoudelijke beoordeling.
Bovendien ontbreekt bij dergelijke decentrale en handmatige werkwijzen vaak een duidelijke audittrail. Om achteraf te kunnen reconstrueren welke stappen zijn gezet en welke controles zijn uitgevoerd, is aanvullende documentatie nodig, zoals procesbeschrijvingen. Dat zorgt voor extra werk en maakt processen nog stroperiger.
Hoeveel tijd gaat binnen jouw processen nog verloren aan terugkerende Excel-bewerkingen, handmatige controles en overdrachten? In de training Minder handmatig werk in finance, risk en internal audit leer je processen slimmer inrichten en automatiseren met bestaande Microsoft-tooling, zonder dat je daarvoor hoeft te kunnen programmeren.
Het hele proces moet op tafel
Voor Ploos van Amstel begint verbetering bij het samenbrengen van verschillende perspectieven en disciplines. In multidisciplinaire teams moeten professionals het volledige proces bekijken en ruimte krijgen om te innoveren. Door hun kennis te verbinden, worden knelpunten en alternatieven zichtbaar. “Zo voelt Excel voor de professional niet langer als de enige oplossing, maar als een van de mogelijke middelen.”
Maar daarvoor is meer nodig dan procesverbetering en technologie alleen. Ook de organisatiecultuur, de beschikbare kennis en de ruimte die medewerkers krijgen om te experimenteren, bepalen of vernieuwing daadwerkelijk van de grond komt.
Dat betekent niet dat de verantwoordelijkheid naar IT verschuift. “Het proceseigenaarschap moet daarbij in de business blijven.” Medewerkers moeten de ruimte krijgen om binnen hun eigen units of samen met IT te experimenteren met nieuwe technologie. Wel binnen duidelijke kaders voor data, beveiliging, kwaliteit en beheer.
“De eerste vraag is daarom niet: hoe vervangen we Excel? Maar: waarvoor is dit onderdeel van het proces nodig en wat moeten we over de hele keten anders organiseren? Betere kwaliteit en sterkere beheersing staan voor mij voorop. Minder handmatig werk volgt daaruit.”
Tegelijkertijd ontstaat er een nieuwe vraag als finance professionals zelf meer ruimte krijgen om financiële en andere ondersteunende processen te verbeteren die niet door bestaande ERP-systemen worden afgedekt. Juist bij deze secundaire processen kunnen professionals zelf toepassingen ontwikkelen. Maar hoe voorkom je dat die vrijheid tot nieuwe risico’s leidt?
Citizen development, maar wel gecontroleerd
No-code, low-code en AI maken het voor professionals makkelijker om zelf workflows, dashboards en andere toepassingen te realiseren, zonder voor elke stap afhankelijk te zijn van IT. Ploos van Amstel ziet daarin mogelijkheden, maar benadrukt één voorwaarde: “Gecontroleerde citizen development is voor mij het uitgangspunt. ‘Gecontroleerd’ benoem ik bewust: te weinig ruimte remt innovatie, maar zonder duidelijke kaders ontstaat het risico voor cowboygedrag dan wel shadow IT. De balans is professionals laten ontwikkelen én zorgen dat hun oplossingen beheersbaar blijven.”
De inhoudelijke kennis ligt bij de businessprofessional. Die weet welke inzichten een dashboard moet bieden, wat nodig is om aantoonbaar in control te zijn en welke uitkomst een processtap moet opleveren. “Die vakkennis is het vertrekpunt.”
“No-code, low-code en AI maken het toegankelijker om die kennis zelf naar toepassingen te vertalen. Juist die combinatie maakt citizen development nu relevant: de afstand tussen een inhoudelijk vraagstuk en een werkende oplossing wordt kleiner. Maar iets kunnen bouwen is niet hetzelfde als iets verantwoord in gebruik nemen.”
Niet alleen operationeel, ook strategisch
Welke toepassingen mogen finance professionals zelf ontwikkelen? En wie bepaalt waar hun verantwoordelijkheid ophoudt en die van IT begint? Die vragen horen niet alleen thuis op de werkvloer of binnen de IT-afdeling. Ze vragen ook om afstemming op strategisch niveau, zodat CFO’s en IT-verantwoordelijken gezamenlijk bepalen hoeveel ruimte professionals krijgen om zelf te ontwikkelen, welke ondersteuning beschikbaar is en wanneer specialistische toetsing nodig is.
Die kaders moeten passen bij het risico en bij de vraag of het om een primair of secundair proces gaat. “Een hulpmiddel voor persoonlijk gebruik vraagt iets anders dan een toepassing die een belangrijke financiële controle uitvoert.”
Ook de reikwijdte is bepalend: gaat het om een organisatiebreed vraagstuk of om een oplossing voor één afdeling? Beide situaties vragen om passende afspraken over verantwoordelijkheden, beheer en beheersing.
“Iets kunnen bouwen is niet hetzelfde als iets verantwoord in gebruik nemen.”
Een oplossing moet ook zonder de maker blijven werken
Bij zelfgebouwde toepassingen moeten toegang, datagebruik, testen, wijzigingen en beheer goed geregeld zijn. Bij AI moet bovendien helder zijn waar menselijke beoordeling nodig blijft. En een oplossing moet overdraagbaar zijn en ook begrijpelijk blijven voor anderen dan de maker.
Een Centre of Expertise kan ondersteunen met opleiding, begeleiding en toetsing, en teams helpen kennis en oplossingen te hergebruiken. Ploos van Amstel kent de meerwaarde daarvan ook via zijn mededocent Robert van ’t Veld, Proces/BI Consultant en werkzaam binnen zo’n expertisecentrum bij Rabobank. Daar komen inhoudelijke vakkennis en technologische expertise samen om professionals te ondersteunen bij het ontwikkelen van beheersbare oplossingen. “Het proceseigenaarschap blijft bij de business. Het doel is niet dat iedereen ontwikkelaar wordt, maar dat professionals hun vakkennis verantwoord kunnen vertalen naar werkende oplossingen.”
Daarbij is vertrouwen minstens zo belangrijk als de technische en organisatorische randvoorwaarden. Volgens Ploos van Amstel vormt vertrouwen de basis voor goede samenwerking: tussen businessunits onderling en tussen de business en IT. Juist waar dat wederzijdse vertrouwen ontbreekt, wordt innovatie moeilijk.
De uitdaging is dan ook om een omgeving te creëren waarin professionals de ruimte krijgen om technologie verantwoord te gebruiken. Pas wanneer vertrouwen, samenwerking, proceseigenaarschap en beheersing samenkomen, kan automatisering structureel waarde toevoegen.
Pim Ploos van Amstel RA richt zich op de digitale transformatie van ondersteunende bedrijfsfuncties zoals finance, risk, tax en internal audit. Daarbij combineert hij zijn achtergrond als registeraccountant met ervaring in audit, business control en product ownership.
Hij verbindt vakinhoudelijke kennis met de mogelijkheden van data, AI en low-code, waarbij kwaliteit, duidelijke verantwoordelijkheden en professioneel oordeel vooropstaan. Als docent laat hij financiële professionals zien hoe ze processen slimmer organiseren en technologie gericht inzetten om handmatig werk terug te dringen.
Lees meer over zijn expertise en cursus
Hoeveel tijd gaat binnen jouw processen nog verloren aan terugkerende Excel-bewerkingen, handmatige controles en overdrachten? In de training Minder handmatig werk in finance, risk en internal audit leer je processen slimmer inrichten en automatiseren met bestaande Microsoft-tooling, zonder dat je daarvoor hoeft te kunnen programmeren.
Leer hoe je processen één keer slimmer inricht zodat je structureel tijd bespaart en fouten verkleint. Focus op verminderen van Excel/e-mail-gedreven werkwijzen en betere inzet van bestaande Microsoft-tooling.
Personalia
Markt Update
Vragen over adverteren?
Kan ik je van dienst zijn met een toelichting of advies? Bel of mail gerust. Ik neem graag de tijd voor je.
Daan Commandeur
Partner Manager