‘Ordina en OM hebben regels overtreden’

Advocatenkantoor De Brauw Blackstone Westbroek voerde de afgelopen tijd in opdracht van Ordina een groot onderzoek uit bij de automatiseerder. Structurele onregelmatigheden werden daarbij niet gevonden. uit 2009. Na voorlopige gunning van de  aanbesteding aan Ordina lijkt een medewerker van de klant aan Ordina verzocht te hebben om de  prijsstelling van de offerte aan te passen. Vervolgens lijkt die prijsstelling bij de offerte inderdaad te  zijn gewijzigd. Op die basis is de raamovereenkomst uiteindelijk gesloten. “Wij hebben over dit geval  inmiddels contact opgenomen met het OM in haar hoedanigheid van opdrachtgever”,  meldt Ordina in een persbericht.

Enkele andere uitkomsten van het onderzoek:

• In vier cases (driemaal bij de IND en eenmaal bij de Gemeente Rotterdam) betreft het situaties  waarin contacten hebben plaatsgevonden met opdrachtgevers gedurende een aanbesteding of  waarin (vertrouwelijke) informatie is of kan zijn gedeeld. Daarbij is op grond van het onderzoek niet  vastgesteld dat die contacten of informatiedeling onregelmatig zijn geweest. Een aantal situaties  kan wel vragen oproepen en in enkele gevallen vinden wij dat sprake is geweest van ongepast  gedrag van onze (voormalige) medewerkers.
• Een andere case, bij het ICT-bedrijf van de rechterlijke organisatie ICTRO, heeft betrekking op de  verlenging van een raamovereenkomst op initiatief van de opdrachtgever. Daarbij is het de vraag of  de overeenkomst op deze wijze nog verlengd had mogen worden.
• Bij de overige twee cases (een bij Defensie en een bij het OM) lijkt geen sprake te zijn geweest van  onregelmatigheden maar van reguliere informatiedeling.

De genoemde aanbestedingen en opdrachten hebben betrekking op de periode 2005 – 2010. Veel van de betrokken medewerkers, waaronder een aantal zzp’ers, zijn de afgelopen jaren bij Ordina vertrokken. Van één medewerker die nog bij Ordina werkzaam was, is inmiddels afscheid genomen. Op basis van de recente onderzoeksresultaten beraadt de Raad van Bestuur zich op disciplinaire maatregelen tegen een beperkt aantal individuen.

Informele cultuur

Ordina stelt op basis van het onderzoek vast dat de cultuur binnen de afdeling Commercie zich in die tijd kenmerkte door een ondernemende en informele gang van zaken, waarbij veel werd overgelaten aan de eigen verantwoordelijkheid van de individuele medewerker. Een klein aantal personen binnen het team dat zich bezighield met overheidsopdrachtgevers vormde een subgroep, met een eigen taalgebruik en wijze van opereren. Voor hen had iedere potentiële opdracht topprioriteit. Deze subgroep presenteerde informatie intern soms interessanter dan de inhoud vermoedelijk rechtvaardigde, om zo potentiële opdrachten intern te verkopen. Het gehanteerde taalgebruik kon daarbij de situatie anders doen overkomen dan dat ze in werkelijkheid was. Deze gang van zaken is op zijn minst onhandig, ongelukkig en in enkele gevallen ongepast geweest.

De compliance-richtlijnen van Ordina boden in die periode onvoldoende richtsnoeren wat in enkele cases heeft geleid tot ongepast gedrag in de omgang met klanten en met betrekking tot het delen van vertrouwelijke informatie.

De Raad van Bestuur heeft maatregelen getroffen om haar bestaand beleid en interne procedures rond integriteit en controle nadrukkelijk te intensiveren.