Martin van Vliet, Exact: ‘Mindset-verandering nodig in accountancy”

Er is een mindset-verandering nodig in de accountancy, constateert Martin van Vliet. Optimaliseren – waar de cloud aan bijdraagt – staat voor een accountant al snel gelijk aan minder declareren. Dat is niet nodig, echter deze denkwijze stimuleert de accountant niet om efficiënter te gaan werken. “Er is een spanningsveld”, aldus Van Vliet. “Een rode draad in de accountancy is dat slimme software de accountant steeds meer zal ondersteunen.” Het gaat niet om robots, benadrukt hij. Het gaat om slimme algoritmes die het leven makkelijker maken. Vergelijk het maar met software in een auto die signaleert waar je op moet letten. ‘Pas op, je verandert van rijbaan zonder richtingaanwijzer’ of ‘je rijdt te hard voor deze winterbanden’. De controle houd je in handen, maar software helpt je om werk uit handen te nemen en fouten te voorkomen. In de accountancy gaat software het fenomeen van fouten maken op termijn volledig uitbannen.”

De accountant wíl kwaliteit leveren, weet Van Vliet. Dat zit in zijn DNA. Waar het fout gaat en waardoor de mindset van de accountant-medewerker niet verandert, is omdat hij/zij nog altijd op de traditionele manier wordt afgerekend. Van Vliet: “Afrekenen gebeurt nog met checklijsten. Heb je die controle gedaan? Check. Heb je hier op gelet? Check. De accountant-medewerker wil niet vertrouwen op een blackbox, om te bepalen dat een bepaalde controle is geslaagd. Hoe lang duurde het voordat automobilisten erop vertrouwde dat groen licht betrouwbaar was? Omdat medewerker Harry van accountantskantoor Jansen achter de kwaliteit van zijn werk wil staan, wordt de afvinklijst gebruikt om hem op af te rekenen.” 

Hoe kan men het vertrouwen in software vergroten? Exact kan dat niet, want dan is het de slager die zijn eigen vlees keurt. Maar er zijn een aantal onafhankelijke instanties die dit kunnen bevorderen. Instanties die zeggen: Hier kun je op vertrouwen. Als het licht op groen staat, is het ook groen. “De medewerker moet in kunnen staan voor de kwaliteit, want als het fout gaat wordt hij op het matje geroepen. Als hij moet vertrouwen op software, moet die betrouwbaarheid aantoonbaar zijn”, vindt Van Vliet. “Hier komt psychologie bij kijken. De angst voor fouten in de software staat volledige uitrol van nieuwe innovaties in de weg. Bij automatisering is dat altijd het voornaamste issue geweest: Hoe krijg je de mensen mee?”

In de transitiefase waarin we leven hebben ondernemers meer dan ooit de behoefte om geholpen te worden, constateert de accountancy software expert. En meer dan welke zakelijke relatie dan ook, ziet de ondernemer de accountant als betrouwbare professional. “Als het gaat om betrouwbaarheid staat de accountant hoog in aanzien”, zegt Van Vliet. “Daar moet hij of zij gebruik van maken. Tegelijkertijd is ook hier sprake van een spanningsveld. Er is een weerstand bij de ondernemer om vragen te stellen, want hij weet vaak niet of er een rekening op volgt en hoe hoog die is. Geen ondernemer tekent graag een blanco check voor adviesuren. Maar hij heeft wel behoefte aan informatie en advies.” Hoe is dit spanningsveld te doorbreken? Van Vliet: “Door een verdienmodel, zoals dat van Panalitix/ Spoelstra en Scherer te hanteren. Een all you can eat model. Het kantoor neemt het risico dat voor een vaste prijs – die samen met de klant bepaald is – de klant altijd kan/zal bellen met vragen. Maar voor de klant is het volledig transparant wat het gaat kosten.” 

Het mooiste dat de accountant kan doen, vindt Van Vliet, is een traject beginnen om klanten naar een hoger plan te tillen. “De accountant moet kijken welke 20 procent van zijn/haar klanten hier klaar voor is. Niet iedereen zit er op te wachten. Als de accountant de 20 procent in kaart heeft gebracht, gaat hij/zij een programma in het leven roepen om hen te helpen. De vraag verandert daarbij. Nu kijken accountants vooral naar de financiële kant. In zo’n traject gaat het erom wat de cliënt nodig heeft om beter te worden. Dat is meestal niet de jaarrekening, maar bijvoorbeeld een verbetering in  project management, facturering, inkoop/voorraad of productie. Ga hem daarmee helpen om de voorraadkosten of het onderhandenwerk saldo te optimaliseren. Financiën zijn het resultante van ondernemen, maar niet de primaire behoefte van de ondernemer. Hier zal de accountant een brug moeten bouwen en anders moeten gaan denken.”

Samenwerking op een cloud-platform is volgens Van Vliet een must om te slagen. “Vroeger, nog niet eens zo lang geleden, kwam de accountant binnen bij de klant om de administratie bij te werken en een map vol documenten ‘in te kloppen’. In de cloud gebeurt dat bijwerken continu. De cloud stelt de accountant en ondernemer in staat samen te werken en te monitoren hoe het gaat. Het is een middel, geen doel. Als het doel is om financiën op orde te krijgen, en de ondernemer stuurt maar één keer per kwartaal facturen uit, kan een accountant hem helpen dit anders te gaan doen. Ook is het veel makkelijker om inzichten op te doen, bijvoorbeeld in hoe de kosten tot de opbrengsten zich verhouden en welke klanten het meest en minst winstgevend zijn. Niet iedere ondernemer heeft dat fingerspitzengefühl. De accountant kan helpen: ‘deze klant kost je alleen maar geld’ of ‘dit soort projecten moet je meer gaan doen.’ Zo helpt de accountant zijn klant om structureel het beste uit zijn onderneming te halen.” 

 

Meer weten over hoe accountants met technologie klanten kunnen helpen om te groeien? Kom naar de presentatie van Exact op Accountancy Systems 2016.

Systemen met intelligente signaleringsfuncties ondersteunen in veel sectoren steeds meer de dagelijkse taken. Maar hoe zit dit in onze branche? In deze sessie biedt Exact een vergezicht welke technologische ontwikkelingen invloed zullen hebben op de accountancybranche. Maar ook helpen we je op weg over het hier en nu. Hoe werk je nu slim en efficiënt samen in de cloud? Hoe stuur je op uitzonderingen en wat is de impact van automatisering binnen je praktijk? Schrijf je nu in….