Hoe zet je data om naar stuurinformatie? 5 stappen die de accountant kan zetten

Accountants vinden steeds meer manieren om ondernemers bij te staan. Een belangrijke toevoeging zit in de timing: naast terugkerende rapportages als de jaarrekening is er bij klanten ook behoefte aan tussentijds advies. Als accountant kun je hierop inspelen door met data de juiste stuurinformatie op het juiste moment aan te dragen.

Medeoprichter Marco de Jong van Experience Data heeft veel ervaring met dit onderwerp. Hij komt oorspronkelijk uit de accountancy, maar houdt zich nu in de volle breedte bezig met data. Hij ziet dat het digitale gereedschap van accountants wel verbetert, maar dat de inzet van data nog in de kinderschoenen staat.

Slimme analyses

De oud-accountant geeft een voorbeeld uit zijn huidige praktijk. De Jong: “Ik ben intussen ondernemer en als ik naar mijn eigen situatie kijk, dan ben ik ontzettend goed geholpen als mijn accountant mij helpt met slimme analyses op het gebied van sales, liquiditeit en personeel, maar bijvoorbeeld ook met prognoses.”

Op het gebied van sales is het onder meer mogelijk om te laten zien wat de relatie is tussen salesactiviteiten en het koopgedrag van klanten. “Veel mensen denken dat klanten bezoeken heilig is. Als je maar genoeg bezoeken inplant, dan nemen ze wel af. Met data kun je prima onderbouwen of dat klopt en beter sturen op de gewenste omzet.”

Ruwe data

Om tot dergelijke analyses te komen, heb je als accountant wel een andere kijk op data nodig. De Jong: “Veel financials hebben een vrij beperkte visie op data; ze hebben soms nog nooit naar ruwe data gekeken. Ze brengen het in verband met hun financiële pakket, maar het is veel breder dan dat.”

Maar waar hebben we het dan precies over als het gaat om data? “Het gaat in ieder geval niet alleen om lijstjes in Excel”, legt de data-expert uit. “Je kunt ook denken aan wat je verder nog kunt met bijvoorbeeld tekst, beeld en geluid, geografische data en de netwerkverbanden daartussen.”

Deze data kunnen onder meer betrekking hebben op processen. De Jong: “Daarmee krijg je een veel rijkere context die helpt om een onderneming aan of bij te sturen. Zo worden in systemen contracten vastgelegd die een uitkomst zijn, terwijl de totstandkoming ervan ons veel meer kan vertellen.”

Stappenplan stuurinformatie

Hoe zet je data eigenlijk om naar stuurinformatie? Je kunt de volgende vijf stappen zetten:

Stap 1. Word je bewust van de mogelijkheden

“Het begint met bewustwording”, benadrukt De Jong. “Dus dat je kennis opbouwt over data, ideeën bedenkt en kijkt wat je hiermee kunt. Als je een bakker als klant hebt, dan kun je die bijvoorbeeld helpen met analyses over wanneer hij welk product het meeste verkoopt, zoals brood, eierkoeken of krentenbollen.”

Volgens De Jong heb je daarbij voldoende kennis nodig, zodat je een goede gesprekspartner bent voor experts. “De input en de output moet je aan elkaar kunnen relateren. Ook moet je in staat zijn om kritisch naar de uitkomsten te kijken. Je komt er niet mee weg door te zeggen dat het een black box is.”

[avg-advertorial slug=”ontdek-de-power-van-big-data-analytics”] 

Stap 2. Stel een team van experts samen

Tekent zich na deze eerste stap een nieuw bedieningsconcept af rondom stuurinformatie? Dan werk je die vervolgens uit met behulp van een team van (externe) experts. Deze kennis en kunde is nodig, omdat het een vak op zich is om databronnen aan te boren en inzichten te onttrekken aan data.

Zo’n team kan volgens De Jong bestaan uit businessanalisten, data-analisten en datawetenschappers. Zij zijn opgeleid om data te verzamelen, te verrijken en hier voorspellingen mee te doen. Afhankelijk van de grootte van je kantoor is het mogelijk om hen extern betrekken of in huis halen.

Stap 3. Automatiseer de administratie

Traditioneel volgen accountants en ondernemers het ritme van aangiftes en jaarrekeningen. Daardoor is de administratie niet de hele tijd up-to-date. Als je de administratie automatiseert, dan kun je de ondernemer op de juiste momenten voorzien van stuurinformatie.

De Jong heeft de indruk dat de accountancy op dit gebied al de nodige stappen zet. “Waar je vroeger nog schoenendozen kreeg, zie je nu apps die bonnen automatisch verwerken en koppelingen met banken. Hiermee maak je het primaire proces makkelijker.”

Stap 4. Zorg voor voldoende (schone) data

Slimme analyses vragen om voldoende (schone) data. Daarbij valt het De Jong op dat in de praktijk vaak veel minder data voorhanden zijn dan ondernemers denken. “Er worden heel veel data weggegooid of verdicht. Vervolgens komen ze terecht in rapporten, waarna niemand meer naar de ruwe data in de bron kijkt.”

Volgens De Jong zijn dergelijke rapporten een optelling. “Maar in de genoemde bakkerij staan de interessantste data juist op de kassabon. Die tonen je hoe de omzet is opgebouwd. Zijn het bijvoorbeeld grote klanten? Of veel klanten die een paar broden kopen? De omzet kan gelijk zijn, terwijl de dag in de bakkerij compleet anders was.”

Stap 5. Zet data om in stuurinformatie

Is de basis op orde? Dan kun je de beschikbare data samen met de ondernemer omzetten in stuurinformatie. De Jong: “Voor het bepalen van de stuurinformatie moet je weten wat de omzet van de ondernemer drijft. Het zou een rol van de accountant kunnen zijn om daarin als adviseur van de ondernemer op te treden.”

Daarbij kun je volgens hem gezamenlijk een pilot opstarten. “Het belangrijkste is dat je aan de slag gaat en op een praktische manier kennis opbouwt over data. Het mooie van data is ook dat je feitelijk kunt aantonen of een bepaalde aanpak zin heeft. Dat betekent dat je minder op uurbasis kunt werken en meer op basis van toegevoegde waarde.”