Hoe versnelt u digitalisering in uw onderneming?

Duizendpoot Ben van der Burg (schaatser, spreker, analist, commentator) schreef het voorwoord bij de Nederlandse Digitaliseringsindex die Visma Software eerder dit jaar publiceerde. In dit voorwoord betoogt Van der Burg dat er vier bepalende factoren zijn voor digitalisering in het Nederlandse bedrijfsleven: urgentie, gebruiksvriendelijkheid, bekendheid met het product én de kosten-batenverhouding. 

Uit het onderzoek van Kantar TNS – dat de basis vormde voor de Digitaliseringsindex – bleek dat ongeveer de helft van de Nederlandse bedrijven in het mkb en grootbedrijf hun processen hebben gedigitaliseerd. Van der Burg bepleit in zijn voorwoord bij de index dat die ‘iets meer dan de helft gedigitaliseerde bedrijven allang 100% had behoren te zijn’. Welke invloed hebben die vier bepalende factoren hierop? 

Urgentie 
Van der Burg stelt: ‘Een deel van het antwoord op de vraag over acceptatie van de digitalisering zit ‘m in het besef hoe belangrijk technologie voor je bedrijf is, de zogenaamde urgentie.’ Een moeilijke vraag want wanneer is iets digitaliseren urgent? 

Urgentie in het mkb
Voor mkb-ondernemers is tijdgebrek misschien wel de beste aanleiding voor urgentie. Een bedrijf runnen en dat combineren met een (gezins)leven is voor velen qua tijdsbesteding een flinke puzzel. Administratie is voor hen vaak bijzaak, maar wel noodzakelijk: inzicht in de cijfers is immers voor ieder bedrijf belangrijk. Ondernemers blijven soms hangen in de fase van ‘af en toe snel de cijfers bijwerken omdat het moet’ terwjl zij, dankzij de steeds gebruiksvriendelijkere  software, door automatisering juist minder tijd kwijt zijn aan hun administratie en tegelijkertijd een beter inzicht hebben in hun financiën. Het is dus zaak om over die denkbeeldige drempel heen te stappen.

Urgentie in het grootbedrijf
Uit de Digitaliseringsindex kwam naar voren dat voor het grootbedrijf een ander type urgentie vaak een rol speelt: integratie van verschillende softwaresystemen en de daarbij behorende timing zijn dan bepalend. Zo gaven respondenten op bijvoorbeeld de vraag ‘Kunt u aangeven waarom u de bankmutaties (koppeling van bank/boekhoudsysteem) nog niet heeft gedigitaliseerd?’ antwoorden als: 
– ‘Er is een nieuw erp-systeem geïmplementeerd en dit proces (bankmutaties automatisch verwerken, red.) behoort tot de finetuning in de volgende fase’
– ‘Omdat overige systemen nog niet gedigitaliseerd zijn’
– ‘Ons erp-systeem kan dit niet’
– ‘Programma nog niet geschikt voor’

Bij het digitaliseren van processen in het grootbedrijf, speelt dus vooral het centraal aansturen van digitalisering een belangrijke rol. Integratie van systemen in plaats van gedeeltelijke automatisering en houtjetouwtjeconstructies.

Gebruiksvriendelijkheid
‘Je onkostenvergoeding overschrijven op een A4-tje nadat je al je bonnetjes hebt verzameld en het overzicht naar de administratie hebt gefaxt, is een goed voorbeeld van gedoe’, aldus Van der Burg. Dat dit type ongedigitaliseerd gedoe nog niet voor het totale bedrijfsleven tot het verleden behoort, is inderdaad verwonderlijk. Immers, met slimme apps op de smartphone die bijna iedereen op zak heeft, kunnen simpelweg de juiste bonnen naar de administratie worden gestuurd en worden deze direct geboekt. 

Voor ondernemers die veel onderweg zijn is er op het gebied van gebruiksvriendelijkheid veel winst te behalen qua digitalisering. Uren schrijven of even de administratie bijwerken behoort dankzij talloze cloudoplossingen allang tot de mogelijkheden. 

Bekendheid met het product
Ongemerkt worden we allemaal dagelijks geconfronteerd met technologische vooruitgang: van internetbankieren tot de OV-chipkaart en van digitale televisie tot appen via de smartphone. Voor veel mkb-ondernemers zijn de termen ‘cloud’ en ‘SaaS’ echter nog steeds een reden om op de rem te trappen. Onbekendheid met de terminologie en de bijbehorende oplossingen speelt hierbij een grote rol. Het veranderen van processen binnen een bedrijf is ingrijpend en het ontbreekt ondernemers simpelweg aan tijd om zich hierin te verdiepen. Niet voor niets kwamen in het Digitaliseringsonderzoek antwoorden als ‘gebrek aan tijd om het goed in te regelen’ en ‘niet mee bekend’ of ‘zijn hiermee bezig, tijdgebrek’ veelvuldig naar voren. 

Voor ondernemers die zich snel willen verdiepen in de terminologie en basisbeginselen van de cloud en Software as a Service (SaaS), biedt Visma een aantal kennisdocumenten. Download deze kosteloos en sla zo uw eerste slag op weg naar digitalisering: 

• 5 zaken om rekening mee te houden bij een overstap naar de cloud
Bewust of onbewust, we gebruiken de cloud dagelijks. De tijd is rijp om onze manier van werken te vergemakkelijken dankzij werken in de cloud. Innovatieve bedrijven in het midden- en kleinbedrijf hebben de transitie naar cloudsoftware al in gang gezet, anderen moeten hier nog aan beginnen.

• On-premises versus de cloud 
De voor- en nadelen op een rij. Het is niet langer de vraag óf uw bedrijf gebruik zal maken van cloudoplossingen, maar wanneer en in welke mate. Welke cloudoplossing en welk gebruiksmodel past het beste bij uw bedrijf: SaaS, hosting, een hybride oplossing of iets anders? 

• In de whitepaper ‘In 8 vragen naar een nieuwe erp-oplossing’ komen zaken als het bepalen van het juiste moment voor de overstap, de belangrijkste struikelblokken en inzicht in de kosten aan de orde. Handige info voor wie deze stap gaat zetten!

Kosten-batenverhouding 
Van der Burg stelt: ‘Bij dit criterium van de digitalisering komen we de laatste jaren goed weg. (…) Waren we jaren terug nog afhankelijk van dure integratietrajecten van de software met dure licenties die we vervolgens moesten afnemen, nu neem je een pakketje.’ Voor veel ondernemers is de kosten-batenverhouding vanzelfsprekend doorslaggevend bij de keuze voor een boekhoudoplossing. Uit de Digitaliseringsindex blijkt dat nog niet alle ceo’s en cfo’s op de hoogte zijn van de actuele mogelijkheden. Het kan goed werken om de accountant hierbij om raad te vragen.

Meer lezen? 
Uit de Digitaliseringsindex blijkt dat volgens 40% van de ondervraagde bedrijven het Nederlandse bedrijfsleven aan het begin van de digitale transitie staat. Ongeveer een even groot deel (43%) verwacht dat de situatie binnen vijf jaar helemaal anders zal zijn. 
Meer weten over de digitalisering van het Nederlandse bedrijfsleven? Download dan de Digitaliseringsindex.