Grootboekrekening-schema’s eenvoudig te koppelen aan RGS

Met Standard Business Reporting (SBR) is een standaard ontwikkeld voor het digitaal versturen van financiële gegevens. Om verdere efficiëntie en automatisering te realiseren, is een standaard grootboekrekeningschema voor de financiële administratie ontwikkeld: het Referentie Grootboekschema (RGS). CBS-stagiair Jan Jonkman heeft in het kader van zijn afstudeerstage Accountancy aan de Hogeschool van Amsterdam onderzoek gedaan naar het koppelen van grootboekrekeningschema’s aan het RGS, het zogenaamde ‘mappen’.

Het CBS heeft Jan Jonkman ingeschakeld, omdat het wil aansluiten bij de ontwikkeling van standaardisatie in informatiestromen tussen financiële administraties en uitvragende partijen, zoals banken en overheden. Het doel was om te onderzoeken hoe het mappen in de praktijk uitpakt. Als ondernemers, administrateurs en accountants uit het midden- en kleinbedrijf gaan werken met RGS en dat op de juiste manier toepassen, wordt het voor hen mogelijk om de uitvraag door CBS automatisch in te vullen. Bijkomstig voordeel is dat voor ondernemers analyses van hun bedrijfsvoering makkelijker worden en er minder vertaalslagen nodig zijn voor het maken van rapportages. 

Om het mappen in de praktijk te toetsen, heeft Jonkmangebruik gemaakt van zes grootboekrekeningschema’s. Deze grootboekrekeningschema’s bestrijken verschillende branches, zodat een grote variatie aan grootboekrekeningen gemapt konden worden.

De belangrijkste conclusie uit het onderzoek is dat het mappen niet veel tijd in beslag neemt. Slechts bij 5 procent van de rekeningen per boekhouding kost het mappen meer tijd. De hieronder genoemde oplossingen zijn voor de ondernemers over het algemeen zelf én met een beetje gezond verstand uit te voeren. 

De belangrijkste oorzaken voor het niet kunnen mappen zijn:

1. De grootboekrekening heeft geen RGS-equivalent; 
2. Een grootboekrekening is algemener dan het RGS, waardoor deze meerdere RGS-codes omhelst;
3. Er vallen meerdere grootboekrekeningen onder één RGS-code.

Oplossingen hiervoor kunnen zijn:

1. Contact opnemen met de RGS-gremia om grootboekrekeningen toe te voegen;
2. Rekeningen uitsplitsen, dit vergt het meeste tijd;  
3. Extensies toevoegen aan de RGS-code.

Mocht u interesse hebben in het onderzoek met daarin alle issues en oplossingen dan kunt u hier het onderzoeksverslag downloaden.

Zie ook: www.referentiegrootboekschema.nl