GBNED: Opmars digitale boekingsdocumenten kent geen weg terug

Over de toegevoegde waarde van het scannen en herkennen van boekingsdocumenten lopen in de praktijk de meningen sterk uiteen als het gaat om een directe tijdsbesparing bij het inboeken. Niet in de laatste plaats heeft dit te maken met de soort van boekingsdocumenten, het aantal boekingsdocumenten en de kwaliteit van de basisadministratie.

Maar over drie dingen lijkt het gros van accountants- en administratiekantoren het toch wel eens:
1.       Het direct digitaal beschikbaar hebben van boekingsdocumenten (zoals een inkoopfactuur en een kassabon) wordt als nuttig ervaren;
2.       Digitaal uitwisselen van facturen in een standaard formaat scheelt werk en verkleint de kans op fouten bij het inboeken;
3.       Scannen en herkennen kent een beperkte levensduur en zal steeds meer opgevolgd worden door elektronische factuurverwerking.
 
Het rapport toont aan dat de meeste van de 23 aanbieders van oplossingen voor scannen en herkennen van boekingsdocumenten adequaat inspelen op de toenemende digitale gegevensuitwisseling door het aanbieden van de volgende functies:
1.       Een mailbox voor documenten:  de mogelijkheid om per klant een ‘mailbox’ aan te maken waar klanten hun digitale boekingsdocumenten kunnen afleveren. Ook kan zo’n mailbox gebruikt worden om leveranciers van klanten direct digitaal facturen te laten afleveren. 19 leveranciers bieden deze functie.
2.       Upload van documenten: de mogelijkheid om documenten door klanten te laten uploaden. Zo kunnen door de klant ontvangen facturen in PDF-formaat direct via een upload-functie ter verwerking aangeboden worden. 18 leveranciers bieden deze functie.
3.       Andere manieren ontvangen van digitale documenten: hier wordt regelmatig ‘mobile app’ genoemd. Met een ‘mobile app’ wordt direct een afbeelding (foto) van een boekingsdocument gemaakt, zoals van een horecabon of een benzinebon. De kassabon staat dan direct klaar om geboekt te worden in de betreffende administratie en is digitaal beschikbaar. Zes leveranciers bieden deze functie die daarmee nog wat achter blijft.
4.       Ondersteuning van PDF: factureren in PDF-formaat  worden opgeslagen in het digitale (boekings)archief en geschikt gemaakt voor herkenning. Dit laatste feitelijk op dezelfde wijze als papieren facturen. Herkenning van de te boeken gegevens is in belangrijke mate afhankelijk van de kwaliteit van het PDF-document. Maar liefst 22 leveranciers bieden deze functie.
5.       Ondersteuning van UBL: nu de belangrijkste boekhoudpakketten het factuurformaat UBL standaard beschikbaar maken voor hun klanten wordt vanuit scan en herkentoepassingen UBL ook steeds meer ondersteund als digitaal factuurformaat. Scan en herkentoepassingen zijn daarmee steeds meer en meer hybride toepassingen om boekingsdocumenten via meerdere kanalen op een eenduidige wijze te verzamelen en verder te verwerken. Hoewel relatief nieuw, bieden nu al 19 leveranciers deze functie, waarvan 13 leveranciers ook de UBL Ketentest (http://www.ublketentest.nl/) succesvol hebben doorlopen.

Dat UBL als ‘defacto-standaard’ geldt als digitaal factuurformaat valt mede op te maken uit het feit dat nauwelijks andere gestructureerde formaten worden genoemd die ondersteund worden. Eén leverancier noemt GS1 en 6 leveranciers spreken van XML, waarop standaards als UBL en GS1 gebaseerd zijn. 

Het complete rapport ‘Scannen en herkennen van boekingsdocumenten en elektronische factuurverwerking 2015’ telt ruim 70 pagina’s en bevat, naast een inleiding, een specificatie van oplossingen van 23 leveranciers en de praktijkervaring van 6 accountants- c.q. administratiekantoren. Het rapport is gratis beschikbaar via ictplaza.nl.