Excel vs. online boekhouden

Houdt jouw accountants- of administratiekantoor nog steeds de boekhouding bij in Excel? Maar heb je wel de realisatie, om in de toekomst rendabel te blijven, je de overstap moet maken naar online boekhouden? Wil jij de optimale klantervaring bieden, blijven voldoen aan complexe wet- en regelgeving en het voortbestaan van je kantoor waarborgen? Dan is Excel niet langer voldoende. In dit blog vertellen we waarom het tijd is om de overstap te maken naar online boekhouden.

De accountancywereld is volop aan het innoveren, en zoals voor velen geldt, is ook voor accountants stilstand achteruitgang. Diensten veranderen, procedures wijzigen én de trends op de ondernemersmarkt transformeren. We worden massaal steeds digitaler en het is voor jouw kantoor noodzakelijk om mee te gaan in deze flow. En Excel, dat past niet langer in deze digitale wereld. We stippen eerst kort aan wat accountants ervan weerhoudt om te digitaliseren om vervolgens te duiken in de verschillen tussen Excel en online boekhouden.

Het goede nieuws is dat je stap-voor-stap, op eigen tempo, kan werken aan jouw digitale transformatie.

Waarom is digitaliseren zo’n struikelblok?
Digitaliseren is belangrijk voor accountants én hun klanten. Als je jouw bedrijfsprocessen slimmer inricht, dan kan je sneller, goedkoper en efficiënter werken. Je krijgt meer grip op je bedrijfsprocessen en je data is altijd en overal toegankelijk. En, laten we eerlijk zijn, wie wil er niet sneller werken én de kosten drukken?

Als je omzet nog steeds toeneemt, voel je misschien niet de noodzaak om te digitaliseren. Het hele proces richting toekomstbestendig werken kan namelijk overweldigend aanvoelen. Het goede nieuws is dat je stap-voor-stap, op eigen tempo, kan werken aan jouw digitale transformatie. En die eerste stap? Vervang die spreadsheets door online boekhoudsoftware!

De valkuilen van Excel
Onder het motto ‘never change a winning team’ ben je wellicht nog altijd trouw aan Excel. Echter heeft het gebruik van spreadsheet wat haken en ogen, zeker in dit digitale tijdperk. We zetten ze voor je op een rijtje:

1. Je bent zelf verantwoordelijk voor veilige opslag van gevoelige data;
2. Met Excel moet de btw-aangifte telkens opnieuw handmatig ingediend worden;
3. Gebrek aan inzicht in de nog uit te voeren werkzaamheden;
4. Geen up-to-date stuurinformatie van het kantoor en jouw klanten;
5. Meer tijd kwijt door handmatige werkzaamheden;
6. Grotere kans op onnodige foutjes, zoals:
– Verkeerde of onjuiste declaraties
– Dubbele factuurnummers
7. Excel voldoet niet altijd aan complexe wet- en regelgeving;
8. Je kan werkzaamheden in Excel niet automatiseren.

De voordelen van online boekhouden
Goede boekhoudsoftware maakt jouw leven, en dat van je collega’s, een stuk eenvoudiger. Er zijn namelijk tal van voordelen verbonden aan het digitaliseren van de boekhouding:

1. Administraties staan veilig in de cloud opgeslagen en zijn altijd en overal toegankelijk;
2. Btw-aangifte in één klik;
3. Snel financieel overzicht met actuele cijfers, waardoor je sneller schakelt;
4. Bij vragen en problemen doe je een beroep op de supportafdeling;
5. Minder tijd kwijt aan het verwerken van de administraties, waardoor je meer tijd overhoudt voor klanten;
6. Minder handmatige werkzaamheden, omdat:
– Facturen worden automatisch verwerkt in de boekhouding.
– Automatische bankkoppelingen zorgen ervoor dat je niet handmatig betalingen hoeft te matchen met facturen.
7. Kleinere foutmarge:
– Online boekhoudsoftware waarschuwt tijdig voor fouten.
– Ontbrekende informatie is eenvoudig aan te vullen.
8. Automatisch compliant werken.

Dit is jouw startsein om op zoek te gaan naar geschikte boekhoudsoftware om te starten met jouw digitaliseringstraject. Door de processen in je kantoor te automatiseren met de juiste tool, creëer je nieuwe kansen en maak je jouw kantoor toekomstbestendig.