BDO: Verrassende ontwikkelingen werkkostenregeling tijdens webinar Belastingdienst

Hieronder zet BDO de veranderingen op een rij.

1. Parkeren bij de werkplek toch vaker onbelast

Onder de werkkostenregeling geldt voor voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden ge- of verbruikt veelal een nihilwaardering. Dit betekent dat dergelijke voorzieningen dan onbelast zijn. Een belangrijke rol is hierbij weggelegd voor het begrip ‘werkplek’. Dit is de plaats waar de werknemer werkt en waar de werkgever arboverplichting heeft op grond van de Arbeidsomstandighedenwet.
In de praktijk leek dit voor veel werkgevers negatieve gevolgen te hebben als het ging om het parkeren door werknemers bij de werkplek met een eigen auto. Voor zover er geparkeerd werd op het eigen bedrijfsparkeerterrein, aangrenzend aan het bedrijfspand, was er niets aan de hand. Op een dergelijk parkeerterrein heeft een werkgever normaliter arboverantwoordelijkheid. En ook voor werknemers met een auto van de zaak was er zoals gezegd geen probleem. Nee, problemen speelden pas als een werkgever bijvoorbeeld onvoldoende eigen parkeergelegenheid had en elders extra ruimte huurde. In een openbare parkeergarage bijvoorbeeld, of op een openbaar parkeerterrein of als de werkgever parkeervergunningen aan de werknemers verstrekt om in de straat te kunnen parkeren. Op dergelijke plaatsen ontbreekt immers meestal de arboverantwoordelijkheid voor de werkgever met als gevolg dat het verstrekken van dergelijke parkeergelegenheid niet langer onbelast zou zijn.

De Belastingdienst lijkt de praktijk nu echter tegemoet te komen. Op het moment dat een werkgever schriftelijk vastlegt dat op de betreffende parkeergelegenheid zorgplicht voor de werkgever bestaat, de werkgever aansprakelijk kan worden gesteld op het moment dat de werknemer iets overkomt en de werkgever de mogelijkheid heeft in te grijpen op het moment dat zich bijvoorbeeld onveilige situaties voordoen op de parkeerplaats, is naar de mening van de Belastingdienst de nihilwaardering toch aan de orde.

2. Internet thuis (mogelijk) wel onbelast, vaste telefoon niet

Vanaf 1 januari jongstleden geldt voor gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen, inclusief dataverkeer, het noodzakelijkheidscriterium. Dit houdt in dat dergelijke voorzieningen onbelast vergoed, verstrekt en ter beschikking gesteld kunnen worden mits deze noodzakelijk zijn; zonder de betreffende voorziening kan het werk niet goed worden uitgevoerd.

Tijdens het webinar is door de Belastingdienst expliciet bevestigd dat ook internet thuis in dit kader onbelast vergoed kan worden. Mits uiteraard wel voldaan wordt aan het noodzakelijkheidscriterium. Hierbij is onvoldoende dat het internet thuis bijdraagt aan een goede uitvoering van het werk. Vereist is dat zonder de internetaansluiting thuis de werknemer zijn of haar werk niet goed kan uitvoeren. Dit zou zich bijvoorbeeld bij werknemers in een ambulante functie kunnen voordoen.

Wat betreft telefoonkosten is door de Belastingdienst aangegeven dat de kosten van een vaste aansluiting in de woning niet langer onbelast te vergoeden zijn. De vrijstelling geldt slechts voor mobiele communicatiemiddelen; de mobiele telefoon dus wel (mits noodzakelijk), de vaste telefoon dus niet.

3. Vaste kostenvergoedingen; steekproefsgewijs onderzoek altijd of toch niet?

Ook onder de werkkostenregeling blijven vaste kostenvergoedingen mogelijk. Dergelijke kostenvergoedingen zijn onbelast indien en voorzover ze bestaan uit kostensoorten die ook onder de werkkostenregeling nog onbelast te vergoeden zijn. Het gaat dan om intermediaire kosten en kosten die gericht zijn vrijgesteld (inclusief de kostensoorten waarvoor voortaan het noodzakelijkheidscriterium geldt).

De vraag waar veel werkgevers in de praktijk tegenaanlopen is: moet ik dit jaar ook een steekproef uitvoeren, ter onderbouwing van mijn vaste kostenvergoedingen? Het gaat dan om een steekproefsgewijs onderzoek waarbij (vaak een deel van) de werknemer hun werkelijke kosten bijhouden, betalingsbewijzen verzamelen en de zakelijkheid van de kosten schriftelijk toelichten. Een dergelijke steekproef heeft meestal een duur van 3 maanden.

De Belastingdienst heeft tijdens het webinar aangegeven dat een dergelijk steekproefsgewijs onderzoek alleen nodig zou zijn voor nieuwe vaste kostenvergoedingen. Dit is mooi, maar staat echter haaks op hetgeen in de wettelijke regeling is vastgelegd (dat bij de overgang op de werkkostenregeling een onderzoek verplicht is). BDO adviseert werkgevers dringend om alleen af te zien van het steekproefsgewijze onderzoek als de eigen inspecteur daar schriftelijk mee heeft ingestemd. Ook werkgevers die onder de ‘oude’ regeling (of overgangsregeling) reeds een steekproef hebben uitgevoerd of toen een goedkeuring van de Belastingdienst hebben ontvangen, adviseert BDO in 2015 een goedkeuring om te mogen afzien van de steekproef bij de Belastingdienst aan te vragen.

4. Maaltijden; de waardering van € 3,20. Niet nodig voor alleen een snack of een kopje soep en hoe verder praktisch toe te passen

Niet-zakelijke maaltijden die de werknemer op de werkplek nuttigt, zoals de dagelijkse lunch in het bedrijfsrestaurant, worden met ingang van 2015 gewaardeerd op € 3,20. Dit bedrag dient met andere woorden belast te worden bij de werknemer dan wel te worden meegenomen in de vrije ruimte van 1,2%. Een eventuele eigen bijdrage van de werknemer mag in mindering worden gebracht op de € 3,20.

Tijdens het webinar heeft de Belastingdienst in de eerste plaats geantwoord dat een losse kop soep of alleen een snack geen maaltijd vormen. Dit betreft consumpties die op nihil worden gewaardeerd als ze maar op de werkplek worden genuttigd.

Van een lunch is naar de mening van de Belastingdienst bijvoorbeeld wel sprake als het gaat om een kop soep met een aantal boterhammen en een beker melk.
De Belastingdienst heeft verder aangegeven dat een werkgever zeker niet op werknemersniveau hoeft te gaan bijhouden hoeveel maaltijden er zijn genoten. Het gaat om het totaal aantal op de werkplek verstrekte (niet-zakelijke) maaltijden x € 3,20 minus de totaal betaalde eigen bijdragen van de werknemers. Dit betekent dat zodra er gemiddeld bezien minimaal € 3,20 wordt betaald, er geen te belasten bedrag zal zijn (danwel er geen bedrag ten laste hoeft te worden gebracht van de vrije ruimte van 1,2%).

Voor wat de praktische ‘verwerking’ van de maaltijden in bedrijfsrestaurants betreft, mag de werkgever, aldus de Belastingdienst, uitgaan van de prijslijst die in het restaurant wordt gehanteerd. Kan uit een dergelijke prijslijst worden afgeleid dat een gemiddelde lunch de werknemer minimaal € 3,20 kost, dan is de werkgever al ‘klaar’ er hoeft er geen loonvoordeel te worden belast. Zijn de kosten van een gemiddelde lunch op basis van de prijslijst echter minder dan € 3,20? Dan kan de werkgever bijvoorbeeld tijdens een bepaalde periode de werkelijk door de werknemers betaalde kosten bijhouden en vervolgens met de inspecteur afspraken maken over het, over een langere periode, eventueel in aanmerking te nemen  belaste deel.

´Verder hebben wij van een aantal Belastingdiensteenheden goedkeuringen ontvangen om voor wat betreft het aantal maaltijden per jaar de zogeheten 214-dagen-regeling te mogen toepassen. Wel zo praktisch. Dan hoeft niet elke dag gekeken worden wie er meeluncht,´ aldus BDO.

5. Personeelsfeesten; verrassend positief standpunt van de belastingdienst

Onder de werkkostenregeling zijn echte personeelsfeesten belast; de factuurwaarde zal moeten worden meegenomen in de vrije ruimte van 1,2%. Tenzij het feest op de werkplek plaatsvindt; dan wordt het feest op nihil gewaardeerd en eventuele maaltijden op € 3,20.

In de praktijk is al gebleken dat met name het onderwerp ‘personeelsactiviteiten’ nog wel eens grijs en dus niet op voorhand meteen duidelijk zijn; want wat bijvoorbeeld met teambuildings-uitje? Of een activiteit waarbij het trainen van bepaalde vaardigheden centraal staat? Daarnaast zullen bepaalde activiteiten wellicht gesplitst moeten worden in een zakelijk en niet-zakelijk (en dus wel te belasten) deel.

De Belastingdienst lijkt op het webinar en ook daarna  echter een verrassend positief standpunt te hebben ingenomen. Op de vraag wat de gevolgen zijn indien een studiedag (die sowieso onbelast is inclusief de reis- en maaltijdkosten) gevolgd wordt door een feest waarop ook artiesten optreden, antwoordde de Belastingdienst weinig verrassend dat de artiest loon vormt. Wel verrassend was de opmerking vervolgens dat de reis- en verblijfkosten (dus ook de hapjes en drankjes) rondom en tijdens het feest wel onbelast blijven. Dit omdat het feest in het kader van de dienstbetrekking zou plaatsvinden en dus de reis- en verblijfkosten gericht zijn vrijgesteld.

Dit standpunt van de Belastingdienst lijkt niet helemaal in lijn met eerdere uitlatingen en de toelichtingen op wet- en regelgeving. Het biedt werkgevers in bepaalde gevallen echter wel mogelijkheden. Zeker omdat het Ministerie van Financiën later liet weten dat ook bedrijfsuitjes geheel of gedeeltelijk tijdens de werktijd ook belastingvrij kunnen zijn.

Webinar terugkijken? Dat kan: klik hier.