Zakelijke creditcards: hoe je creditcardbeheer bij je klanten optimaliseert

Partnerbijdrage van:

Er zijn nog maar weinig bedrijven die aan de zakelijke creditcard ontkomen. Waar voorheen bedrijven vaak graag op factuur bestelden en de werknemer zelf bepaalde kosten lieten voorschieten, is dat tegenwoordig wel anders. In sommige gevallen gebeurt zelfs het tegenovergestelde, waarbij bedrijven de mogelijkheid onderzoeken om kosten die nu nog gefactureerd worden, ook via een zakelijke creditcard te laten lopen. Daarnaast beschikken steeds meer medewerkers over een, al dan niet gedeelde, creditcard om uitgaven mee te kunnen doen. Als dit op de juiste manier wordt georganiseerd, kan de zakelijke creditcard veel processen soepeler laten verlopen en frustraties wegnemen. Maar als het verkeerd wordt ingericht, ontstaan er juist meer uitdagingen. We bespreken de mogelijkheden en risico’s van de zakelijke creditcard.

De drijvende kracht achter de zakelijke creditcard
Als een zakelijke creditcard zoveel uitdagingen met zich mee kan nemen, waarom kiezen we er dan voor? De reden is simpel: we kunnen er amper meer omheen. Ieder bedrijf heeft maandelijks terugkerende kosten voor bijvoorbeeld (software) licenties, waarbij de betaalmogelijkheden zich beperken tot de creditcard. Daarnaast is het niet meer van nu om medewerkers (hoge) kosten te laten voorschieten, of dit nou gaat om een zakenlunch, een vlucht of de inrichting van het thuiskantoor. Met dat in het achterhoofd is de enige overgebleven optie een zakelijke creditcard, die in verschillende vormen beschikbaar is.

De beschikbare zakelijke creditcards en wanneer te gebruiken
De ene creditcard is de andere niet. Het is belangrijk om te begrijpen welke opties er zijn en wat deze exact inhouden. 

Creditcard
Om te beginnen is er de traditionele creditcard die iedereen kent, bijvoorbeeld van VISA, MasterCard of American Express, die allemaal vrijwel overal ter wereld gebruikt kunnen worden. Met deze creditcards heb je een bepaalde limiet tot je beschikking en ontvang je aan het einde van de maand de rekening die meestal automatisch wordt afgeschreven van de gekoppelde bankrekening. Wanneer je deze creditcards in eigen beheer neemt, kun je deze zowel fysiek als virtueel uitgeven aan werknemers, maar daarover later meer.

De normale creditcard biedt uitkomst bij terugkerende licentiekosten, en zeker ook wanneer medewerkers naar het buitenland moeten reizen, waar betalen met een pinpas niet altijd mogelijk is. Hierbij is het belangrijk om de juiste limieten in te stellen om te voorkomen dat er te veel wordt uitgegeven.

Debitcard 
Behalve de normale creditcard, is er ook een debitcard. Een debitcard is een kaart waarbij op het moment van betalen, het bedrag direct van de gekoppelde bankrekening wordt afgeschreven. Het lijkt dus op een normale pinpas, maar het voornaamste verschil is dat met een debitcard op vrijwel alle plekken betaald kan worden waar dit ook het geval is voor een creditcard, en niet voor een normale pinpas.

De debitcard biedt uitkomst wanneer je niet op krediet wilt uitgeven, maar wel een ‘creditcard’ type nodig hebt, bijvoorbeeld voor buitenlandse reizen. Hoewel je bij creditcards limieten kunt instellen om jezelf te beschermen tegen te veel uitgaven, vinden sommige bedrijven het toch fijner om een debitcard te gebruiken, zodat je daadwerkelijk alleen uitgeeft wat je hebt.

Prepaid creditcard
Dan is er ook nog de prepaid creditcard, wat in feite nog steeds een creditcard is, maar de manier van financieren wordt anders. Hierbij zet je namelijk eerst een bepaald bedrag op de kaart alvorens deze gebruikt kan worden om te betalen.

Ook dit is een kaart die beschermt tegen te veel uitgeven, omdat je er van tevoren tegoed op hebt gezet. Deze kaart biedt vooral uitkomst wanneer je bijvoorbeeld nieuwe medewerkers voor een maximaal bedrag voorzieningen voor hun thuiskantoor wil laten bestellen.

Virtuele versus fysieke kaarten
Tegenwoordig gebruiken steeds meer mensen hun smartphone om te betalen. Men voegt de betaalkaart toe aan een digitale wallet en kan op die manier overal betalen zonder daadwerkelijk gebruik te maken van een fysieke kaart. Toch krijg je altijd nog een fysieke betaalkaart die vervolgens nooit wordt gebruikt.

Met de zakelijke creditcard kun je er tegenwoordig met verschillende oplossingen, zoals die van Circula, voor kiezen om een creditcard uitsluitend virtueel uit te geven. De virtuele kaart heeft nog altijd dezelfde gegevens, van een kaartnummer tot een CVC, en wordt op dezelfde manier gebruikt, maar neemt de noodzaak van een fysieke kaart weg. Dit heeft verschillende voordelen.

Allereerst is een virtuele creditcard zelfs veiliger dan een fysieke kaart, omdat het moeilijker is om de kaart te kopiëren. Daarnaast is deze kaart standaard beschikbaar in de meegeleverde smartphone applicatie, waar tevens de bonnen geüpload kunnen worden. Dit maakt het indienen van bonnen nog eenvoudiger voor de medewerkers, en zorgt ervoor dat de bon automatisch met de juiste transactie wordt gematcht, tot genoegen van de financiële afdeling en accountants. Tot slot is deze keert binnen enkele minuten uit te geven, in tegenstelling tot de fysieke kaart die na aanvragen nog moet worden gemaakt en verstuurd naar de juiste persoon.

Uitdagingen omtrent creditcards
De zakelijke creditcard komt in veel situaties goed van pas maar kan ook uitdagingen creëren voor bedrijven. Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat medewerkers op reis gaan en de limiet van de creditcard hier van tevoren niet op is afgestemd. Hierdoor kunnen medewerkers vervolgens in het buitenland zonder betaalmogelijkheden komen te zitten.

Misschien wel de bekendste uitdaging ontstaat wanneer meerdere medewerkers en afdelingen een creditcard delen, vaak om kosten te besparen. Dit zorgt ervoor dat bonnen vaak verloren gaan, het onduidelijk is wie welke uitgave doet, en de grip op uitgaven verloren gaat. Zo wordt het matchen van transacties met de juiste bonnen, wat op zichzelf al geen leuke taak is, nog uitdagender.

Inhouse creditcard beheer
De mogelijkheden zijn enorm maar het beste advies dat gegeven kan worden is om het creditcard beheer inhouse te organiseren. Wanneer je dit doet:

● Kun je zelf creditcards uitgeven, blokkeren, limieten instellen en eenvoudig weer (tijdelijk) aanpassen indien nodig;
● Kun je zelf bepalen of je creditcards virtueel of fysiek uitgeeft aan medewerkers;
● Kun je eenvoudig gebruik maken van meerdere type kaarten, zoals normale creditcards en prepaid creditcards;
● Heb je real-time inzicht in all transacties die worden gedaan met de zakelijke creditcards;
● Kun je middels slimme software en integraties het matchen van creditcard transacties met juiste bonnen automatiseren.