Yuki: een eigen robot voor de accountant

Sinds jaar en dag gaat Yuki uit van de bon of factuur. ‘Scannen, mailen, klaar’, was ooit het devies van Yuki. En nog kan de ondernemer een document inscannen via zijn smartphone of met de computer verbonden scanner om een foto van het document te maken. Dit wordt vervolgens naar Yuki gemaild of ge-uploadt. En vervolgens binnen een minuut bijna volautomatisch herkend en in de administratie ingeboekt. Maar Yuki is meer dan alleen een online scanboekhoudplatform, zegt marketing manager Micha Smit. Scannen en herkennen is slechts een klein onderdeel van het Yuki platform. En zal ook meer en meer vervangen worden door elektronisch factureren (UBL). 

Yuki kan ‘vloeiend UBL spreken’, zoals het sinds vorig jaar in de communicatie-uitingen heet. UBL (Universal Business Language) is een standaard voor elektronische bedrijfsvoering, onder andere voor facturen. Het grote voordeel dat Yuki goed met UBL overweg kan? Dat het binnenkomende facturen die ook in UBL zijn opgesteld veel beter kan herkennen en verwerken. Facturen hoeven niet meer te worden gescand, elke regel kan helemaal automatisch wordt herkend. Documenten die niet in UBL zijn gesteld, kunnen overigens via de partner Invoice Sharing worden omgezet naar UBL – met alle voordelen van dien.
Bij Yuki staat het document centraal. Yuki is hiermee uniek. Het is niet zo dat (zoals in de meeste boekhoudsoftware) waar de journaalpost wordt ingevoerd en het document daaraan wordt gekoppeld. Bij Yuki gaat het juist andersom. Het platform leest de documenten in en deze worden automatisch verwerkt tot een journaalpost. Hiernaast kan de ondernemer niet zelf boeken met Yuki, maar besteedt dit uit aan het kantoor dat werkt met het Yuki-platform, zegt Smit.

“Bij Yuki wordt de boekhouding daarentegen vanzelf opgebouwd.” Of in elk geval zo goed als vanzelf. Voorzover er iets niet helemaal goed gaat, wordt dit gecorrigeerd door een ervaren team van erkende Yuki partners (lees accountants- en administratiekantoren die met het Yuki platform hun klanten bedienen). De Yuki software controleert de boekhouding van de ondernemer en signaleert wanneer er bepaalde stukken ontbreken of er onduidelijkheden zijn. Een uitkomst, want: “Boekhouden is rotwerk. Niemand wil het doen. De ondernemer heeft er geen zin in en de accountant kan zich veel beter richten op datgene waarin hij of zij is gespecialiseerd, namelijk het geven van goede adviezen. Boekhouden wordt ook steeds meer een commodity, dus daar ligt niet de toekomst van accountantskantoren.”

De software van Yuki biedt een complete online boekhouding, inclusief een digitaal archief met brondocumenten waar ondernemer en accountant beide toegang toe hebben (de zogenoemde ‘voorkant’ van de portal van Yuki). Verder voldoet het cloudplatform van Yuki aan alle eisen die je heden ten dage aan een financieel administratief softwarepakket mag stellen. Je kunt facturen, aanmanen, overzichten krijgen van openstaande klanten en leveranciers, er is een grootboek, een balans, een resultatenrekening en het pakket biedt de mogelijkheid om belangrijke papieren rond bijvoorbeeld verzekeringen op te slaan, contracten, loonstroken en andere personeelsdossiers (inclusief verzuiminformatie), correspondentie met de belastingdienst, digitaal. Ook kan Yuki bankafschriften inlezen: via de bankkoppeling worden alle bankmutaties dagelijks ingelezen en direct verwerkt. Yuki kent ook diverse exportformaten, zodat de boekhouding uit Yuki getrokken kan worden en in andere systemen (bijvoorbeeld rapportagesoftware) ingelezen kan worden en verder worden verwerkt in het jaarrapport of belastingaangifte.

Platformgedachte

De portal van Yuki richt zich wat de ‘achterkant’ betreft alleen op de accountant. Dankzij de automatische verwerking en controle door het Yuki platform en het administratie- of accountantskantoor dat met de Yuki software werkt., heeft de accountant steeds ‘in real time’ toegang tot alle administraties. Waar je ook bent, wanneer je maar wilt, kun je de volledig bijgewerkte gegevens opvragen in overzichtelijke digitale overzichten. Bovendien attendeert Yuki op zaken die niet altijd onmiddellijk uit de aangeleverde documenten blijken, zoals informatie over dubieuze debiteuren of juist onbetaalde leveranciers, het saldo van de rekening courant, de boeking van rentes en afschrijvingen – kortom, de accountant beschikt over controletools om het administratieve proces te beheren.

Een ‘backoffice monitor’ geeft de accountant informatie over de status van de workflow, btw aangiftes, maandcontroles, de laatste vragen of antwoorden van klanten en over de productiviteit en kwaliteit van de medewerkers. Daarnaast biedt het portal mogelijkheden om contact op te nemen met de klant. Zo wordt de communicatie met de klant dus bevorderd. Niet verrassend is de missie van Yuki om ‘het contact tussen ondernemer en accountant te versterken, door ze bij elkaar te brengen in een online omgeving waar ze samen werken aan de boekhouding en de rapportages.’

Het inzicht van de accountant in het reilen en zeilen van de onderneming is met Yuki altijd actueel. Advies aan de ondernemer kan dus ook op basis van actuele managementinformatie plaatsvinden.

Die informatie wordt bovendien steeds rijker, en wel om twee redenen. In de eerste plaats kan uit facturen die in UBL zijn opgesteld of naar UBL zijn omgezet ‘op regelniveau’ informatie worden onttrokken. “Zo komt er waardevolle informatie in de vorm van Big Data in het systeem”, aldus Smit. In de tweede plaats wordt Yuki nauwkeuriger naarmate meer mensen met het cloudplatform gebruikmaken. De collectieve intelligentie van alle bij Yuki aangesloten ondernemingen stijgt namelijk: "Yuki werkt met een centrale database waarin alle gebruikers van het platform samenwerken. Op basis van het boekingsgedrag binnen deze community van gebruikers zal het platform steeds slimmer voorstellen doen aan het accountantskantoor. Denk hierbij aan meldingen hoe zaken geboekt moeten worden. Als veel ondernemingen die bij een foodgroothandel hun aanschaf onder representatiekosten boeken, dan zal het systeem dit signaleren voorstellen om dit ook te doen. Uiteraard kan de accountant daar van af wijken."

Meer ruimte

Ondanks de uitgebreide mogelijkheden van het krachtige Yuki-platform, zijn de kosten beperkt, vanaf 95 euro per maand en 12,20 euro voor een boekhoudpakket voor de ondernemer en een backoffice platform voor de accountant.

Eén enkele medewerker van een accountants- of administratiekantoor kan met Yuki wel van 200 klanten de administratie bedienen. Zodoende ontstaat ruimte binnen accountantskantoren om ondernemers andere diensten te verlenen.

Denk aan betrekkelijk eenvoudige werkzaamheden zoals de voorbereiding van de BTW-aangiften, of het opstellen van de jaarrekening. Daarnaast kan de accountant zich goed op hoogwaardige diensten richten dankzij Yuki, zegt Smit. Met Yuki hebben accountants als het ware een eigen robot voor de accountant. "De basisadministratie is er straks gewoon als je met Yuki werkt: die neemt Yuki de accountant en ondernemer uit handen. Dat betekent niet dat de accountant zonder werk komt te zitten, integendeel. De ondernemer heeft nog altijd behoefte aan advies. Sterker nog, door Yuki kan die behoefte aan advies toenemen. Op basis van de informatie die Yuki verstrekt, kunnen er allerlei vragen rijzen bij de ondernemer. De accountant kan de Big Data voor de ondernemer analyseren en interpreteren. En hij kan zodoende signaleren of de ondernemer zijn bedrijfsvoering moet aanpassen."

In de toekomst zal het accent in de dienstverlening van de accountant wat Yuki betreft nog meer op hoogwaardige diensten komen te liggen. Yuki zal de komende jaren haar platform verder door ontwikkelen, zodat het hiermee automatische kwaliteits- en risicoanalyses op administraties kan generen voor het accountantskantoor. Denk aan het automatiseren van de maandcontrole op administraties. Tegelijkertijd zal Yuki meer en meer een boekhoudplatform worden dat meedenkt met ondernemer en accountant en de twee zodoende in contact met elkaar brengt. Zo gaat Yuki de accountant straks wijzen op opmerkelijke zaken op basis van gedrag van de klanten binnen het boekhoudplatform. Afwijkingen in inlog- en aanlevergedrag bijvoorbeeld. Een afwijking kan een aanwijzing zijn dat de klant in problemen zit, onderbezetting heeft of wellicht overweegt over te stappen. De accountant kan na een melding van het platform hier tijdig op anticiperen en contact opnemen met de klant binnen het platform. "Zodat de accountant zich kan onderscheiden door toegevoegde waarde te leveren in advies en communicatie met de klant."