De voordelen en het gemak van mobile accounting

Partnerbijdrage van:

We gebruiken onze smartphone vaker dan ooit. Zo ook binnen de accountancybranche. Eén van de belangrijkste trends van dit moment is dan ook mobile accounting, het managen en bekijken van de financiële administratie op de mobiele telefoon. Wie dat wil kan tegenwoordig nagenoeg de hele administratie via de smartphone bijhouden. In dit blog lichten we toe hoe jij, als accountant, mobile accounting onderdeel kan maken van jouw ondernemers dagelijkse werkzaamheden en welke voordelen het brengt voor zowel jou als jouw ondernemers.

De digitale transitie heeft gezorgd voor meer flexibiliteit, betere mobiliteit en een toename in productiviteit. Eén van de belangrijkste ontwikkelingen hiervan is mobiel boekhouden ofwel mobile accounting; het toegang hebben tot je financiële informatie via je mobiele telefoon. Altijd en overal. Ondernemers gebruiken hun smartphone het komende jaar vaker dan ooit voor het managen en bekijken van de financiële administratie. Van scannen en controleren tot accorderen; wie dat wil kan tegenwoordig nagenoeg de hele administratie via de smartphone bijhouden. Apps voor bijvoorbeeld kilometerregistratie, urenregistratie, agenda, routeplanning en GPS, bankieren, webshops en communicatie kunnen gemakkelijk gekoppeld worden. Door de data van al die apps te koppelen, te combineren en te analyseren zijn real-time, betrouwbare inzichten mogelijk.

Zodra je je klanten verbindt met een mobiele boekhoud-app, kunnen ze de financiële administratie van hun onderneming managen en inzien vanaf elke locatie. Bonnetjes en facturen worden on the go gefotografeerd, direct geüpload en naar de workflow gestuurd voor verwerking. Dat maakt het voor jou als accountant makkelijker dan ooit om de administratie te verwerken, te bewaken en te adviseren. Omdat het altijd en overal toegankelijk is, zal mobile accounting zorgen voor een betere samenwerking tussen accountant en ondernemer.

Checklist: 8 tips voor het optimaliseren van je online dienstverlening

Mobile accounting voor ondernemers

Het kan soms een drempel zijn om je klanten mee te krijgen in de digitale transitie. Echter zijn er voldoende redenen om mobile accounting aan de klant aan te bevelen. De belangrijkste reden: tijdwinst. Met behulp van een boekhoud-app is de boekhouding namelijk eenvoudig en snel online bij te houden. Met mobile accounting profiteer je van tal van voordelen. We zetten ze voor je op een rij:

Factureren on the go
Factureren is van oudsher een desktoptaak, wat het voor ondernemers lastig maakt om hier tijd voor vrij te maken. Met behulp van een boekhoud-app is dit probleem verleden tijd. Klanten kunnen namelijk vanaf hun smartphone vanaf elke willekeurige locatie bonnetjes en facturen uploaden. Dit zorgt voor een snellere en efficiëntere factuurverwerking.

Altijd op de hoogte
Doordat de financiële administratie via de smartphone toegankelijk is, is het gemakkelijker voor de ondernemer om snel tussendoor de financiële situatie in te zien van de onderneming.

Altijd up-to-date
Door het gemak van factureren on the go is de boekhouding altijd up-to-date. De ondernemer kan namelijk binnen enkele minuten bonnetjes en facturen uploaden. Hiermee voorkom je dat alle administratie wordt opgestapeld voor het einde van de maand, het kwartaal of het jaar.

Fotograferen van bonnetjes en facturen
Door middel van mobile accounting hoeft de ondernemer niet meer stapels papieren dossiers aan te leveren. Ondernemers kunnen gemakkelijk bonnetjes en facturen fotograferen met hun telefoon en direct insturen in de boekhoud-app.

Paul van Gelderen (4Figures) over smart-accounting

“Wij merken dat het gebruik van de mobiele Yuki-app recentelijk flink is toegenomen. Die wordt niet alleen gebruikt voor direct inscannen en uploaden van facturen, maar ook voor communicatie met ons kantoor en het opzoeken van administratieve gegevens. Een tip: zorg dat klanten over smartphones beschikken met camera’s van voldoende kwaliteit en dat ze de basisvaardigheden van inscannen per telefoon kennen. Dat heeft veel invloed op het succespercentage bij scannen en automatisch herkennen.”

Mobile accounting voor accountants

Mobile accounting brengt niet alleen veel voordelen voor de ondernemer. Voor jou als accountant brengt het ook nodige gemak, namelijk:

Meer betrokken ondernemers
Ondernemers die 24/7 toegang hebben tot hun financiële administratie, raken meer betrokken bij de cijfers. Ze hebben zelf real-time inzicht en een beter beeld van de gang van zaken van hun onderneming. Uiteindelijk leidt het tot een hechtere relatie met hun adviseur-accountant.

Quick wins
Een boekhoud-app kan de oplossing zijn voor klanten om niet meer alle administratie op te sparen tot het einde van de maand, het kwartaal of het jaar. Het indienen van facturen en bonnetjes wordt een veel makkelijkere klus. Het maakt het einde van het jaar minder stressvol voor jou als accountant, wat leidt tot minder piekdrukte en kwartaalstress.

Schonere boeken 
Omdat de ondernemer dagelijks via de smartphone kan controleren en accorderen, is dat de kans groter dan de cijfers up-to-date blijven. Dat helpt jou als accountant om de vinger aan de pols te houden en te adviseren op basis van actuele data.

Papierloos kantoor
Door het inscannen van facturen en bonnetjes hoef je niet langer meer te werken met massa’s documenten, ordners of rondslingerende bonnetjes.

De ondernemer aan boord krijgen

Niet alle ondernemers zullen klaar zijn voor het gebruik van een boekhoud-app. Degenen die dat wel zijn, zullen snel de voordelen inzien. Online diensten, zoals mobiele apps, zijn ontzettend handig. Maar er zijn klanten die zich misschien zorgen maken dat hun gegevens niet goed beveiligd zijn. Verzeker hen ervan dat veel gevoelige gegevens tegenwoordig veilig online worden bewaard, inclusief bank- en financiële informatie. In die systemen is een strenge beveiliging ingebouwd. Een mobiele boekhoud-app is niet anders. Zolang klanten een verstandig wachtwoordbeleid hebben, hebben ze niets te vrezen.

Aan de slag

Je bent nu op de hoogte van wat mobile accounting inhoudt, welke voordelen het brengt en waarom het een meerwaarde is om het onderdeel te maken van jouw dagelijkse werkzaamheden. Er zijn verschillende boekhoud-apps op de markt beschikbaar. Zo heeft ook Yuki een eigen app; de Yuki Assistant app. Een extra collega voor jou, en een persoonlijke assistent voor de klant.

De vernieuwde Yuki app maakt het voor ondernemers gemakkelijker dan ooit om altijd en overal met jou samen te werken. Ondernemers zien in één oogopslag wat er nodig is voor een complete boekhouding. Bonnetjes en facturen worden onderweg snel gefotografeerd, door de Yuki Assistant geoptimaliseerd, geüpload en automatisch naar de workflow gestuurd voor verwerking. Eventuele vragen worden vanuit de app sneller beantwoord en onduidelijkheden daarom efficiënter opgelost. Daarnaast kan een ondernemer de financiële monitor raadplegen, taken beheren, bankzaken en archief inzien en nog veel meer. Allemaal met één handige app; de Yuki Assistant.

Starten met mobile accounting? Download dan onze handige checklist met 8 checks om je ondernemers mee te krijgen in mobile accounting.