In 4 stappen van administratief ondersteuner naar strategisch adviserend kantoor

Maar veranderende behoeften in de markt, technologische ontwikkelingen en digitalisering bij instanties als de Belastingdienst zetten nu dingen in beweging. Veel accountantskantoren onderzoeken nieuwe manieren van werken. 

Steeds meer kantoren willen een meer adviserende rol claimen en kijken naar alternatieve businessmodellen. Maar hoe zet je die stap als accountantskantoor succesvol?

Een nieuwe en waardevollere manier van werken
Digitalisering en automatisering nemen steeds meer administratieve taken van de accountant over. Over een tijdje zullen jouw toegevoegde waarde en onderscheidend vermogen niet meer in dat type werkzaamheden zitten. Dus is het tijd om je waarde als accountant op een andere manier te tonen.

Het is tijd om de transitie te maken van administratief ondersteuner naar strategisch adviseur. In plaats van registreren en controleren, wil je gaan analyseren en adviseren. Zo voeg je echt waarde toe met jouw kennis en ben je veel moeilijker te vervangen door software.

Daar is wel een nieuwe mindset én manier van werken voor nodig.

Het begint bij klantgerichtheid
Wil jij die adviserende rol claimen? Dan begint het allemaal bij klantgerichtheid. Klanten snakken naar dienstverlening die hun behoeften centraal stelt. Dat blijkt wel uit de populariteit van spelers als Knab, Uber en Hellofresh. Zij luisteren extreem goed naar de behoeften en problemen van de markt. Vervolgens gebruiken ze slimme software, om op een efficiënte manier voor veel mensen tegelijk het verschil te maken. En ze veranderen daarmee het hele speelveld.

Dat principe kun je als accountantskantoor één-op-één overnemen:

1. Standaardiseer je processen
Allereerst moet je basisdienstverlening stevig staan. Standaardiseer daarom de processen rondom je producten en diensten door middel van software. Vaste workflows, templates en checklists verhogen de geleverde kwaliteit en de efficiëntie. En daar heb je goede accountancy software voor nodig.

Het zorgt er bovendien voor dat je dienstverlening makkelijker te schalen is. Nieuwe medewerkers kunnen door de strakke processen snel de juiste kwaliteit leveren.

2. Automatiseer wat je kunt automatiseren
Er zijn tegenwoordig allerlei mooie software-oplossingen waarmee je een groot deel van je werkzaamheden kunt automatiseren. Automatisering heeft heel wat voordelen:
• Het zorgt voor minder fouten, bijvoorbeeld bij het overnemen van data.
• Je gaat efficiënter werken, waardoor je kosten dalen.
• Je bespaart tijd, die je vervolgens in advieswerk kunt steken.

3. Leg belangrijke informatie vast
Accountancy is teamwork. Het geven van goed advies kan dus alleen als het hele team bekend is met belangrijke informatie over de klant. Veel kantoren opereren nog vanuit individuele mailboxen, waardoor communicatie niet inzichtelijk is voor collega’s. Zo missen zij soms essentiële informatie. 

Zorg ervoor dat je vanuit één centrale plek gaat communiceren, zodat het hele team de communicatie kan teruglezen. En leg belangrijke informatie vast in je CRM. Is de klant een DGA? Heeft de klant een auto van de zaak? Wil je klant een grote investering doen? Goed adviseren is onmogelijk als dit soort zaken niet goed worden vastgelegd.

4. Pas je dienstverlening aan
Heb je bovenstaande op orde? Dan heb je alles in huis om je klanten op een nieuwe, meer strategische manier te gaan bedienen. Bied bijvoorbeeld een vast pakket aan, waarin je ook rapportages en advies opneemt.

Bij een nieuwe manier van werken, hoort een nieuw businessmodel
Bij deze nieuwe adviserende rol past ook een nieuw businessmodel. Een businessmodel dat niet meer gebaseerd is op uren, maar op geleverde waarde. Steeds meer accountantskantoren bieden terugkerende werkzaamheden aan in abonnementsvorm. Klanten betalen dan een vaste prijs (vaak per maand) voor een vooraf bepaald pakket aan werkzaamheden.

Dit businessmodel heeft een aantal belangrijke voordelen:

1. Je klanten weten precies wat ze kunnen verwachten
Klanten weten wat ze moeten betalen en wat ze daarvoor terug krijgen. Dat geeft rust. Ook voor jou, want zo ontstaan er minder discussies.

2. Jij hebt een voorspelbare inkomstenstroom
Je weet precies hoeveel je gaat verdienen en kunt je facturatie efficiënter inrichten. Bijvoorbeeld door middel van automatische incasso.

3. Efficiëntie wordt beloond
Bij een businessmodel gebaseerd op uren ga je minder verdienen zodra je efficiënter gaat werken. Dat is natuurlijk niet de bedoeling. Dan zou het standaardiseren en automatiseren van je processen een negatief effect hebben op je inkomsten. Door een abonnementsmodel word je beloond voor je efficiëntie.

Wil jij de stap zetten van administratief ondersteuner naar strategisch adviseur en jouw accountantskantoor succesvol transformeren? Ontdek hoe je jouw dienstverlening kunt verbeteren en efficiënter kunt werken met ons softwareplatform voor accountants en administratiekantoren. Download hier onze gratis brochure en ontdek de mogelijkheden.

Jori Neef, Commercieel Directeur bij Mijn Kantoor. 
Ik hou mij dagelijks bezig met relevante trends & ontwikkelingen binnen de accountancy. Mijn focus ligt voornamelijk op efficiënt en zorgeloos werken en het creëren van mogelijkheden om de ultieme klantervaring te bieden.