Robert Baars (Twinfield) over AI: ‘En op de pauzeknop drukken is niet mogelijk’

Kunstmatige intelligentie (AI) is bepaald geen onbekend begrip in de accountancy. En de ontwikkelingen gaan snel. Tegelijkertijd neemt het wantrouwen in AI-toepassingen ook toe. "Gebruikers moeten overtuigd zijn dat er veilig en verantwoordelijk wordt omgesprongen met omgang met data. Er is transparantie nodig", zegt Robert Baars, productmanager van het financieel administratieve pakket Twinfield Boekhouden en spreker op Accountancy Expo 2023, dé beurs voor innovatie in accountancy.

De accountancy is bij uitstek een vakgebied waar kunstmatige intelligentie een belangrijke rol kan spelen. Ga maar na. De accountant beschikt over zeeën van data over de bedrijfsvoering van de ondernemingen waarvoor hij de administratie verzorgt en/of controlerende werkzaamheden uitvoert. De verwerking van die data kan vrijwel zonder menselijk ingrijpen plaatsvinden. Met andere woorden: robotic accounting.

Niet alleen samenstel activiteiten worden geautomatiseerd, ook de controle activiteiten wordt in toenemende mate geautomatiseerd. Niet alleen de controlerend accountant heeft daar voordeel van: 'robotic audit automation' komt ook iedereen die betrokken is bij het opstellen van de administratie ten goede, aangezien hierdoor kan worden tegengegaan dat data ontbreken of juist meerdere malen worden geboekt of simpelweg niet kloppen. 

Kortom: AI neemt mensen steeds meer eenvoudige, repetitieve handelingen uit handen. "Het draagt bij tot een grotere efficiency van de accountant. De 'robot' neemt het simpele werk van de mens over. Die hoeft alleen van een afstand toe te kijken of alle data correct worden verwerkt en alle administratieve processen volgens plan verlopen. En kan zich daarnaast richten op activiteiten met een hogere toegevoegde waarde. De accountant ruimt tijd in voor analyse en advies", zoals Robert Baars zegt, productmanager bij Twinfield Boekhouden van Wolters Kluwer.

[avg-advertorial slug=”accountancy-expo-2023-secure-your-business”]

ChatGPT-achtige software
Ook bij die activiteiten met een hogere toegevoegde waarde kunnen accountants in toenemende mate een beroep doen op software die met kunstmatige intelligentie is uitgerust. Sterker nog: "Maandelijks worden er meer dan duizend applicaties gelanceerd", zegt Baars. "De belangrijkste trend is dat de software zich steeds vaker gaat richten op de analyse van grote hoeveelheden data." 

Voor de nabije toekomst verwacht Baars vooral veel van ChatGPT-achtige software, waarmee de accountant in gewone taal vragen kan formuleren en opdrachten geven waarmee de software vervolgens aan de slag kan. "Denk aan vragen als: wat heb ik openstaan bij een bepaalde crediteur? Of hoe ziet mijn winst- en verliesrekening er op dit moment uit? Of je zou opdracht kunnen geven om automatisch btw-aangiften te laten opstellen." 

Zo ver is het nog niet. Maar Wolters Kluwer is dit soort toepassingen wel al aan het onderzoeken. Ook lopen er al allerlei testprojecten om AI verder te kunnen inzetten, waarbij het bedrijf vaak gebruikmaakt van de faciliteiten van het aan Microsoft gelieerde OpenAI, het bedrijf achter ChatGPT. "Onze applicaties draaien op het Azure-platform van Microsoft en we hebben een partnership waardoor we vrijuit kunnen experimenteren in een beveiligde omgeving met OpenAI-toepassingen.”

"Denk aan experimenten met AI om uitzonderingen in dataverzamelingen te herkennen. Bijvoorbeeld om een trend te herkennen in binnenkomende factuurbedragen. Stel de software ontdekt dat er opeens buitensporig hoge facturen binnen komen. Dat kan aanleiding zijn voor de accountant om daar eens goed naar te kijken. Of, omgekeerd, als de uitgaande betalingen opvallend laat plaatsvinden. Dat kan erop duiden dat het bedrijf beter gebruikmaakt van z'n betaaltermijnen. Maar het kan er ook op wijzen dat de ondernemingen liquiditeitsproblemen heeft. In beide gevallen geldt dat de software de accountant straks makkelijker op het spoor kan zetten van een betere analyse van de activiteiten van de onderneming. En zijn positie als adviseur kan versterken." 

Een ander onderzoek betreft de mogelijkheid om de nieuwe applicatie Inview Tax te integreren met Twinfield-data, zodat fiscalisten geattendeerd worden op de mogelijke gevolgen van veranderingen in de wet- en regelgeving voor klanten. Zodat ook zij hun klanten beter kunnen adviseren.

Twinfield nog intelligenter
Terwijl dit soort experimenten loopt, wordt Twinfield ook voortdurend aangepast aan nieuwe ontwikkelingen en uitbreid met kunstmatige intelligentie. De belangrijkste veranderingen in de afgelopen maanden betreffen de bankenmodule van het pakket, die zoveel mogelijk taken automatisch afhandelt. Bijvoorbeeld als een betaling al plaatsvindt terwijl er nog geen factuur is ontvangen, zoals vaak het geval is wanneer online wordt gekocht. Dan wordt de inkomende factuur er achteraf automatisch bij gezocht. Verder gaat AI steeds vaker de rol overnemen van de door de gebruiker ingestelde 'bankboekingsinstructies'. Dit geeft de gebruiker nu de mogelijkheid om een specifiek soort transactie automatisch op een bepaalde manier te laten afhandelen. AI kan deze rol veel nauwkeuriger overnemen door gegevens in de banktransactie te herkennen, te interpreteren en te vergelijken met de nog af te letteren facturen. 

Een goede datakwaliteit is hierbij erg belangrijk. De digitale documentverwerking applicatie Basecone, dat moeiteloos alle binnenkomende documenten verwerkt en boekt in de boekhouding, speelt hier een belangrijke rol in. Ook hier heeft AI zijn in trede gedaan en neemt de nauwkeurigheid van de herkende data toe. Gegevens zoals een factuurdatum, factuurbedrag of btw bedrag worden vol automatisch onderscheiden en gevalideerd vanaf het boekingsdocument. 

Vertrouwen gewenst
De toegevoegde waarde van dit soort nieuwe toepassingen hangt uiteraard grotendeels af van het vertrouwen dat gebruikers erin hebben. Als de accountant zich bijvoorbeeld genoodzaakt voelt keer op keer te controleren of de software z'n werk wel goed heeft gedaan. Dan is de efficiencywinst beperkt. Of als hij niet zeker is in hoeverre een programma vertrouwelijk omgaat met de administratieve data waarop het analyses uitvoert, en daarom aarzelt om de kunstmatige intelligentie aan het werk te zetten. Dan benut hij de mogelijkheden die de software biedt niet ten volle. Ook al wordt de kunstmatig intelligentie software steeds gebruiksvriendelijker, en hebben accountants steeds minder technische bagage nodig om er goed mee overweg te kunnen: het wantrouwen werpt een drempel op. 

De gevoelens van onbehagen zijn met de komst van ChatGPT eind vorig jaar en de stormachtige opmars van kunstmatige intelligentie in de afgelopen maanden sterk toegenomen. Zelfs zo dat er stemmen opgaan om even pas op de plaats te maken, en de verdere ontwikkeling van AI even stop te zetten. "Maar op de pauzeknop drukken lukt natuurlijk niet", zegt Baars. "Daarvoor zijn de ontwikkelingen te grootschalig en onbeheersbaar en zijn de belangen te groot." Wel gelooft hij dat heldere wet- en regelgeving kan bijdragen aan het vertrouwen dat AI mensen en bedrijven kan ondersteunen in hun activiteiten en geen bedreiging hoeft te vormen. En daarmee de acceptatie van de software die is uitgerust met AI bevorderen. 

AI Act
Baars wijst op de AI Act van de Europese Unie, die naar verwachting nog dit jaar in werking zal treden. Deze wet bepaalt de regels waaraan bedrijven moeten voldoen bij de ontwikkeling en het gebruik van AI, met als doel veiligheid, transparantie en een verantwoordelijke omgang met data te waarborgen. Zo moeten AI-specialisten die modellen bouwen, ervoor zorgen dat dit op een transparante en verantwoorde manier gebeurt. Datawetenschappers moeten aan specifieke verplichtingen voldoen, zoals het opzetten van een intern beheersysteem voor AI, het waarborgen van transparantie en toegankelijkheid van het systeem en het uitvoeren van risicobeoordelingen.

Allemaal ethische gedragsregels waar Twinfield nu al aan voldoet, zegt Baars. "Zelfs voor toepassingen die niet onder de wettelijke eisen vallen. En straks willen we dat de gebruiker duidelijk wordt gemaakt wanneer onze software AI heeft toepast. Bijvoorbeeld door gegevens die door AI zijn gegenereerd te markeren. Of door duidelijk aan te geven dat de voorstellen die de software doet – denk aan een voorstel voor een bankreconciliatie – met kunstmatige intelligentie tot stand zijn gekomen. Het moet er allemaal toe bijdragen dat accountants om nieuwe AI-technologie omarmen en zien als een instrument om hun klanten beter te bedienen en de eigen prestaties te verbeteren."

[avg-advertorial slug=”accountancy-expo-2023-secure-your-business”]