Referentie grootboekschema (RGS): Hoe staat het ervoor?

Een eerste openbaar (werk)document over RGS dateert alweer van 18 mei 2012. Een bijeenkomst op 7 september 2012 is het startpunt geweest om RGS verder vorm te geven. Op 27 mei 2014 is de eerste versie van RGS (1.0) officieel gepresenteerd en op 29 januari 2015 is een volgende versie (1.1) definitief vastgesteld.

 

RGS is inmiddels positief opgepakt door leveranciers van boekhoudsoftware. Opvallend hierbij is wel dat al snel geroepen wordt dat de software ‘RGS’ ondersteund, zonder dat de gebruiker precies weet wat met dit laatste wordt bedoeld. Want met alleen een RGS-codering opgeven in een vrij tekstveld binnen het grootboek komt de gebruiker niet ver. RGS moet ondersteuning bieden in de rapportageketen(s) waaraan de boekhouding ten grondslag ligt. In 2015 is een eerste aanzet gegeven voor de “RGS-ready” checklist, waarmee op basis van RGS-functionaliteit en eigenschappen onderzocht kan worden in hoeverre boekhoudsoftware daadwerkelijk “RGS-ready” is. Verwacht wordt dat in het voorjaar van 2016 de “RGS-ready” checklist definitief is en in de praktijk gebruikt kan worden als toetsingsinstrument.

 

De doelstelling van RGS om rapportages vanuit de boekhouding te vereenvoudigen komt overeen met de doelstelling van SBR, indertijd (al rond 2006) aangeduid als middel om met één druk op de knop vanuit de boekhouding rapportages aan te leveren aan meerdere instanties. In de praktijk is SBR in verreweg de meeste gevallen niet gekoppeld aan (grootboek)rekeningen, maar aan fiscale aangiftesoftware en rapportagesoftware en dan meestal onder de motorkap. Door RGS komt nu de wens om rapportages direct te ontlenen aan de boekhouding een stuk dichterbij. Maar RGS moet dan wel gekoppeld zijn aan SBR-rapportages, op een zodanige wijze dat de gebruiker daar verder niets van merkt. De koppeling (in SBR terminologie ‘mapping’ genoemd) tussen RGS en SBR verloopt nog moeizaam op dit moment.

 

Met de vraag “Kan een koppeling tussen UBL en RGS automatisch boeken van inkomende facturen bevorderen?” werd ook de UBL-RGS pilot geboren afgelopen september. Inmiddels uitgevoerd en afgerond.

Aangetoond is dat op basis van RGS-codering afzonderlijke factuurregels (binnen een elektronische factuur in UBL-formaat) ‘automatisch’ geboekt kunnen worden op verschillende (tegen)rekeningen in de boekhouding. Maar er zijn ook aandachtspunten, zoals: “hoe kan een afzender van een factuur bepalen welke RGS-code per factuurregel van toepassing is voor een bepaalde afnemer?”.  In elk geval een uitdaging voor (toekomstige) UBL en RGS initiatieven om de koppeling tussen UBL en RGS verder op te pakken.

 

Om duidelijkheid te verschaffen over de rol van het RGS, de status van RGS, de relatie met andere systemen, impact op softwaresystemen en aandachtspunten, heeft onderzoeksbureau GBNED het rapport “RGS: uniform rekeningschema voor alle bedrijven” samengesteld. Van dit rapport is een eerste uitgave verschenen in het voorjaar van 2014 en nu (december 2015) volledig geactualiseerd met onder meer aandacht voor “RGS-ready”, de koppeling tussen UBL en RGS en de koppeling met andere systemen.

Het geactualiseerde rapport “RGS: uniform rekeningschema voor alle bedrijven” is gratis op te vragen via www.softwarepakketten.nl/rgs.