Lean Management: Administratie kan vaak 25 tot 50 procent efficienter

Volgens bedrijfseconoom en registeraccountant Raquel Verwei laten financials een hoop geld liggen door hun processen niet te optimaliseren. Met haar bedrijf RA’Quel verzorgt zij cursussen Lean Management en Lean Accounting voor onder meer Alex van Groningen en de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants. Verwei concludeert dat financials niet snel innoveren. “Vaak denken financials ten onrechte dat ze al efficiënt werken”.

 

“Daar bestaat vaak verwarring over. Het zijn twee verschillende stromen. Lean Management is afkomstig van de Japanse autofabrikant Toyota en gaat eigenlijk over het elimineren van verspillingen. Bij Lean Management staat alles in het teken van de klant. Je gaat terug naar de werkvloer met de vraag: hoe kan het sneller, mooier en beter voor de klant? Als veranderaar moet je niet je mening van bovenaf opleggen, maar samen met de medewerkers kijken hoe het beter kan. Op die manier creëer je veranderdraagvlak. Door deze strategie te hanteren werd Toyota wereldwijd marktleider.”

 

“Een aantal jaren later heeft Motorola Six Sigma ontwikkeld. Zij werken met de DMAIC-methode (Define, Measure, Analyse, Improve and Control). Six Sigma is een datagedreven oplossing waarmee je op zoek gaat naar de echte oorzaak van een probleem. In tegenstelling tot bij Lean Management wordt er statistiek gebruikt. Stel je voor dat je bij een organisatie probeert te achterhalen waarom de productie trager verloopt dan gewenst. Als je de werkvloer opgaat zul je misschien wel 10 redenen aangereikt krijgen, terwijl er vaak maar 2 of 3 essentieel blijken te zijn. Je gaat dus zoeken naar het causale verband tussen de aangedragen redenen voor de tragere productie. Als er uitkomt dat er maar 3 hoofdredenen zijn, adviseer ik aan klanten om daar op te focussen. Op die manier ben je slagvaardiger en efficiënter.”

 

“Je kunt het rendement verhogen door Lean Management te combineren met Six Sigma. Dit is in de jaren negentig voor het eerst gedaan bij General Electric onder leiding van CEO Jack Wells. Met het combineren van beide strategieën kan het rendement geoptimaliseerd worden, maar de investering is ook groter. In een administratieve omgeving halen we vaak een rendement van 25 tot 50 procent. Dit betekent dat we bij een administratieve afdeling van 30 man soms door procesoptimalisatie 10 man kunnen vrijspelen. Zij kunnen dan helpen bij andere zaken, zoals een reorganisatie. Processen zijn vaak nog erg arbeidsintensief ingericht en er is weinig focus op de wensen van de klant. Zo zie ik soms enthousiaste accountmanagers die dingen uitvoeren waar hun klant niet om vroeg, maar waar zij van denken dat de klant blij wordt. Aan de andere kant vergeten ze dan dingen te doen waar de klant wel om vraagt.”

 

“Sinds de crisis merk je dat, hoewel het nooit zo bedoeld is geweest dat Lean Management als bezuinigingstool wordt ingezet. In de basis gaat Lean om het verbeteren van productiviteit. Dit kan betekenen dat je meer of kwalitatief betere producten gaat maken. Maar het kan zijn dat je als bedrijf een te ruime jas aan hebt. Dan kan het zijn dat je afscheid moet nemen van mensen. Goed werkgeverschap vereist dan dat je die mensen richting een nieuwe baan helpt.” 

____________________________________________________________________________________ 

Bent u van plan van Lean Management of Lean Six Sigma in te voeren in uw organisatie. Dan is de cursus Lean voor Financials onmisbaar voor u. Ontdek in twee dagen de essentials van Lean management en de enorme potentie van Lean Accounting. Meld u direct aan.

____________________________________________________________________________________ 

 

“Een bedrijf draait echter niet alleen om de mensen, het moet ook op de lange termijn gezond zijn. Daarvoor is het van belang dat je soms naar de eigen financiën kijkt en je afvraagt of het allemaal nog goed gaat. Er worden nog te veel dingen gedaan waarvoor een klant niet wil betalen. Stel: mijn tas wordt gestolen. Ik wil dan dat de politie de boef oppakt en mij de tas teruggeeft. Of ze een goed ERP-systeem hebben bij de politie maakt mij niets uit. Op dergelijke kosten kunnen ze wat de klant betreft besparen.”

 

“Zelf bieden we via consultancy een volledige implementatie, de mogelijkheid om kennis en kunde tijdelijk in te huren of we kunnen het personeel intern trainen. Mijn ervaring is dat een combinatie van implementatie en mensen opleiden het meest efficiënt is. Maak mensen green of black belt. Op deze manier garandeer je als organisatie dat er continuïteit is en dat je langdurig plezier hebt van de opgedane kennis. Het is belangrijk dat organisaties nadenken over de toepasbaarheid van dingen. Als je hele ingewikkelde systemen in huis haalt zonder de mensen op te leiden is het systeem waardeloos.” 

 

“Bij veel organisaties is nog steeds veel te veel overhead. Controllers krijgen dankzij de technologische vooruitgang steeds meer de beschikking over rapportages en realtime boekhouding. Er is vaak nog onvoldoende discussie over wat er in de evaluaties en rapportages meegenomen moet worden. Vaak worden rapportages niet eens gelezen. Waarom maak je ze dan nog? Het is belangrijk om je als organisatie af te vragen wat je echt nodig hebt om te sturen. Dit kun je vaak makkelijk terugbrengen tot een A4-tje. Financiële mensen vormen echter niet altijd de meest vooruitstrevende beroepsgroep. Zij hechten waarde aan de kwaliteit van hun werk en zijn uiterst secuur. Helaas zijn zij daardoor soms wat trager met het oppakken van nieuwe dingen.”

 

“Er zijn veel kansen op het gebied van het versnellen van administraties. Met name hoe facturen digitaal verwerkt kunnen worden. Zo is er veel technologie omtrent het scannen van facturen. Indien een ordernummer goed geregeld is kan een factuur in enkele seconden verwerkt zijn. Tegenwoordig zijn verzamelfacturen dan ook minder populair, omdat het makkelijker is om losse facturen te verwerken. Zodra de voorkant goed is geregeld, zal de verwerkingstijd aan de achterkant drastisch afnemen. Ik voorzie dat administratieve afdelingen in rap tempo zullen krimpen. Met name aan de onderkant van de arbeidsmarkt zullen op dit vlak banen verdwijnen. Dit klinkt als een doemscenario, maar dat is het niet. De uitdaging is om mensen op een hoger niveau te krijgen. Aan de andere kant zien we mensen met finance-kennis naar takken als procurement gaan.”

 

“Accountants en controllers denken vaak dat ze al erg goed zijn in lean, merk ik bij trainingen. Mijn boodschap is dan dat ze dat niet zijn. Zoals gezegd kan de administratie bijvoorbeeld vaak veel efficiënter. In finance wordt veel geld verspild. Als eigenaar van een bedrijf of verantwoordelijke moet je het bedrijf zo optimaal mogelijk willen runnen. Hiervoor is het belangrijk om te luisteren naar de klant. Het is maar de vraag of accountants dat doen.” 

 

“Een accountantsverklaring is een verplicht ding dat vaak niet door de afnemer wordt begrepen. Klanten snappen alleen dat ze een goedkeurende verklaring moeten krijgen. Kortom, klanten zitten met een product waar ze niet om hebben gevraagd, dat ze niet begrijpen en vaak ook nog erg duur is. Er komt software aan die veel taken van de accountant kan overnemen. Op deze manier kunnen hun klanten in de toekomst mogelijk goedkoper aan die benodigde verklaring komen. De accountant moet daarom ook kijken naar het leaner maken van het auditproces.” 

 

“Accountants zijn vaak niet zo goed in het ontvangen van dergelijke kritiek. Ze wijzen op hun lange opleiding en belangrijke rol die zij hebben. Het is arrogant om te denken dat een lange opleiding afdoende is. De wereld om de accountants heen blijft ook na de opleiding veranderen. Gelukkig hoor ik na een training vaak dat zij het toch een inspirerende dag vonden en dat zij anders naar hun eigen bedrijfsprocessen zijn gaan kijken. Uiteraard blijft er een toekomst voor accountants en andere financials. Het vak bestaat over 50 jaar nog wel, maar de vorm zal onherroepelijk veranderen.”