Je bent nooit te oud om compleet te veranderen. Zo doe je dat!

Gegijzeld door complianceregels

Rob maakte ruime 20 jaar jaar geleden, na een leven als registeraccountant in loondienst, bewust de keuze om voor zichzelf te beginnen. Hij wilde dicht bij de ondernemer staan en niet gegijzeld blijven door complianceregels. Hij begon Hannôt Finance eerst als accountantskantoor. Dit werd later meer en meer een administratiekantoor.

Advies centraal

Advies geven stond ook toen al centraal. Klanten kregen elke maand of elk kwartaal een tussentijdse rapportage. Maar om een echte adviseursrol te kunnen vervullen, moest het gesprek gaan op basis van actuele gegevens. De technologie ontwikkelde zich en realtime datageneratie als basis voor advies werd mogelijk. Drie jaar geleden was de tijd rijp om te veranderen. Rob maakte een transformatieplan op basis van de drie pijlers: systemen, processen en team. Belangrijk element hierbij is het optimaliseren van het gebruik van de gekozen systemen.

Systemen

De systemen moesten in de cloud draaien, want de softwarepakketten die op de server draaiden, hielden Rob en zijn team ‘vast op 1 plek’. Door over te gaan op cloudsoftware (Exact Online, Visionplanner, Nextens en Office 365) werd tijd, plaats en apparaat onafhankelijk werken mogelijk. “Hiermee zijn we eerst een jaar gaan oefenen om het basiswerk van verwerking, rapportage en aangifte goed te krijgen.”

Processen

Daarbij is het belangrijk om te onderkennen dat bestaande processen en werkwijzen, mogelijk, aanpassing behoeven. Ook het documentbeheer krijgt hier focus.

Team

De 5 medewerkers, allen kundige boekhouders, bekeken de nieuwe automatisering met argusogen. “Dit kan niet, wij zijn toch boekhouders?”, was hun commentaar op de moderne systemen. Toen hield Rob zijn team voor: “Jullie moeten transformeren tot adviseur, want over een aantal jaar is er geen behoefte meer aan traditionele boekhouders.”

Coachingsbureau

Die boodschap viel zwaar maar Rob en zijn partner Veronique beloofden intensieve ondersteuning bij deze transitie. Dit door het administratieve werk zo makkelijk mogelijk te maken. Scan- en herken software werd in gebruik genomen zodat papieren bonnen en facturen na digitalisering direct in de boekhouding kwamen. Dat scheelt tijd, waardoor medewerkers zich konden voorbereiden op hun nieuwe rol. Rob nam coachingsbureau WARM! & Co, tevens klant bij Hannôt Finance, in de arm. “Er zouden mensen kunnen afvallen maar dat zou de transformatie niet stoppen”, vertelt Rob.

Boekhoudkarakter verandert

Medewerkers leerden werken op basis van een leidend principe. Dat betekent zelf beslissingen nemen in plaats van zich afhankelijk opstellen. Vragen van klanten beantwoorden, niet negeren. “En doorvragen om hun echte behoefte en dus onze advieskansen te detecteren. Het traditionele boekhoudkarakter van onze medewerkers zien we langzaam veranderen. Maar het kost tijd en je moet zeker niet overhaast te werk gaan. ”

Cloud Accountant

Alle medewerkers hebben de certificering Cloud Accountant zodat ze administratieve processen bij klanten efficiënt kunnen inrichten en met hen online kunnen samenwerken. Dit jaar gaan ze de handelstraining en de training adviesvaardigheden volgen, zodat ze groothandels goed kunnen adviseren over hun processen.

Klanten begeleiden

Klanten krijgen begeleiding in het scannen van facturen, want velen weten niet wat het is of zien het nut er niet van in. “Maar als ze merken dat hun dashboard is bijgewerkt na het scannen van een factuur, dan zijn ze om”, vertelt Rob. “Wij voorkomen zo piekbelasting die traditioneel 4 keer per jaar ontstaat met de BTW-aangifte.”

Nieuwe verdienmodellen

Medewerkers leren eerst vast te stellen wat het doel is, ze vragen door, maken een planning en starten vervolgens de uitvoering. Als hulpmiddel daarbij neemt Hannôt Finance binnenkort workflow management van Exact Online voor Accountancy Premium in gebruik. Daarnaast denkt Rob Hannôt na over nieuwe verdienmodellen. Maar dan wil hij wel inzicht hebben in de omzet en marge van werkzaamheden.

De optimalisatie van het gebruik de software staat hoog in het vaandel; uitrol van CRM staat daarbij voorop. Er is nog genoeg te automatiseren, maar optimalisatie van de systemen die we nu hebben moet eerst.

Concurrentie adviseren

“Als we ons eigen kantoor efficiënter hebben gekregen, kunnen we de lessen die we hebben geleerd ook doorvoeren bij de klanten. Ik denk dan ook aan het koppelen van de branchesystemen van klanten aan onze systemen. Eén van mijn dromen is dat onze medewerkers Hannôt Finance zelfstandig kunnen draaien en dat ik de concurrentie help bij een transformatie zoals wij die hebben doorgemaakt.”

(Exact)