‘Full service bieden wordt steeds lastiger voor veel kantoren’

Jan Zweekhorst is senior fiscalist bij BLM Accountants & Adviseurs en bestuurslid van de SRA. Daarnaast is hij samen met zijn vrouw ook pleeggezin voor jonge kinderen. Ze hebben inmiddels al meer dan 40 kinderen opgevangen voor gemiddeld ruim vijf maanden. 

Zweekhorst houdt zich constant bezig met de ontwikkelingen in het eigen vakgebied en met name de automatisering daarvan. Dat doet hij vooral op fiscaal gebied, maar ook accountancy-software heeft zijn aandacht. “De jaarrekening en aangiftes – wat ik noem de witte motor van je kantoor – wil je zo efficiënt mogelijk inrichten zodat alles daar omheen beter gaat/kan lopen”, zegt Zweekhorst. “Als kantoor zijn we daar continu mee bezig; zorgen dat de instroom en uitstroom van gegevens steeds efficiënter gaat. Het gaat al heel efficiënt, maar het kan nog efficiënter, denk ik. Het produceren van de administratie en jaarrekening kost nu nog steeds een paar dagen. Met allerlei vormen proberen we dat terug te dringen naar zo min mogelijk tijd. Hoe beter we dat doen, zonder in te leveren op kwaliteit, hoe beter we kunnen concurreren op prijs.”
 
Dit is hard nodig, want hoewel er regelmatig berichten naar buiten komen over hoe goed het wel niet gaat in de accountancy, heeft Zweekhorst hier zijn twijfels bij. “Zeker, er zijn kantoren die het goed doen, maar net zo goed praktijken die het zwaar hebben. Het hangt er maar net vanaf hoe je businessmodel in elkaar zit en hoe efficiënt je inmiddels bent. Als ze het nog doen zoals tien jaar geleden, dan gaat het nu niet goed met ze. Die kantoren hebben te veel handjes nodig. Handmatig werk is de duurste factor in de accountancy. Die witte motor moet echt efficiënt draaien. En er zit nog veel overbodig handmatig werk in de sector, vrees ik.”
 
Ook dichter op de klant zitten is een noodzaak, vindt Zweekhorst. “Wat is er gisteren gebeurd? Dat weten ze wel. Wat is er op 2 januari gebeurd? Dat wordt al een stukje veel lastiger. Hoe dichter je op je klanten zit, hoe beter de klant in staat is deze vragen te beantwoorden.” Daarbij ontwikkelt/gebruikt BLM tools om het voor klanten makkelijker te maken stukken aan te leveren en processen te automatiseren. Zweekhorst geeft een voorbeeld: “Stel, een klant komt met een doos facturen aan. Kan hij dan niet een bankmutatie (bijv. MT940) bestand aanleveren? We zoeken naar manieren van automatiseren die voor de klant ook veel toegevoegde waarde, zoals tijdwinst, opleveren. Bijvoorbeeld snel rekeningen kunnen indelen en categoriseren. Dat levert inzichten op. Dat soort tools bouwen wij voor ze. Ik ben er van overtuigd dat softwareleveranciers dit te langzaam doen,”
 
Een andere belangrijke trend die Zweekhorst ziet is dat er steeds minder kantoren zullen overblijven die full service kunnen blijven leveren. “Wij hebben een kantoor in Veldhoven en we zijn met 25 man. Dat gaat goed en misschien zal het mijn tijd wel duren. Maar als je controle wilt blijven doen, en samenstellen, en aangiftes en advies, dan wordt je door huidige wet- en regelgeving gemangeld. Die wetgeving blijft maar doorgaan. We hebben te maken met de AFM , WTA, NBA, etc.. Dan ook alles rond het kwaliteit en kantoor: WWFT, klantacceptatie, factuurvereisten, en alles wat erbij komt. Ook fiscaal wordt het steeds complexer. Je moet mensen vrijmaken om dat klaar te spelen. men heeft al een data protection officer en een compliance officer. Dat wordt alleen maar meer. Die omvang die je nodig hebt om zo’n bedrijf te kunnen ontsluiten, wordt steeds groter. In 2020 moet je een omvang van 150 man hebben om het rendabel te houden. In 2023 is het 200 man.”
 
Voor kleinere kantoren betekent de ‘regel tsunami’ of dat ze de samenwerking moeten opzoeken of activiteiten moeten afstoten, zoals controle. “Kantoren gaan op zoek naar andere partijen. Wij werken ook nauw samen met een groter kantoor”, aldus Zweekhorst. “Dan kun je met elkaar de kosten delen. Je kunt er ook voor kiezen om een administratiekantoor te worden, dan vallen er wat regels (van de  NBA) in ieder geval af. NOAB en SRA kun je ook laten schieten, dan vallen er meer regels af zoals rond cliëntacceptatie (WWFT) ook af. En AvG kun je minimaliseren als kleine speler. Kortom, je kunt het wel downsizen, maar dan downsize je ook je verdienmodel. Nee, eigenlijk zie ik weinig andere opties voor kleine kantoren dan samenwerkingsverbanden op te zoeken. Wij hebben gezocht naar manieren om toch met administratiekantoren te mogen samenwerken. We hebben een manier gevonden om hen te kunnen helpen met adviesdiensten en dergelijke.”
 
Het efficiency-denken laat Zweekhorst ook los op externe partijen, zoals de softwareleveranciers. “Als er 3.500 functies in een programma zitten waarvan je er slechts tien nodig hebt, noem ik dat Microsoft gedrag. In fiscale en administratiepakketten zit hetzelfde gedrag. Je betaalt wel voor al die functies.” Ondertussen ontbreken de functies die je wel nodig hebt, beargumenteert de fiscalist. “Het zou mooi zijn als het pakket zegt: ‘hallo Jan, het is nu vijf weken geleden dat de afwijkende aanslag binnenkwam.’ Helaas moet ik zelf de aangiftebak in en in mijn agenda zetten wanneer ik uiterlijk bezwaar moet indienen. Vreemd, want de nodige informatie zit gewoon in het systeem.”
 
En dan is er nog de Belastingdienst, dat ook voor grote uitdagingen staat op efficiency vlak. “Op dit moment ben ik lid van de externe klankbordgroep van ontwikkelingen horizontaal toezicht. Dat moet eind maart 2019 afgerond zijn. Dan moet er een rapportage bij de staatssecretaris liggen.
 
Dat horizontaal toezicht snel doorontwikkeld zal worden is een no-brainer voor het bestuurslid van de SRA. “Het moet wel. Het werkt nu niet optimaal, dat kan iedereen zien. We hebben 1,9 miljoen ondernemingsaangiftes in ons land. Er werken 7000 mensen op afdeling mkb. Vind je het gek dat je geen controle krijgt? De Belastingdienst moet zich, net als AFM, BFT, aansluiten bij onafhankelijke review-systemen. Steunen op kwaliteitssystemen en dan hoeven ze slechts nog steekproeven te doen. Er is er nu maar één dergelijk systeem, dat van de SRA. Dat moet uitgebreid worden. Het is niet de vraag of we het gaan doen, maar wanneer.”
 
“Ik maak me maar om een paar dingen druk,”, besluit Zweekhorst. “Fiscaliteit en ons vakgebied. En dan met name de automatiseringsslag daaromheen, omdat dat de enige manier is om als sector overeind te blijven.”
 
Lees ook: SFAA Winnaar Cloud Award 2018: 'Bedrijfskundige vraagstukken vinden wij het leukst'