Is uw boekhoudsoftware nog wel van deze tijd?

De keuze uit standaard boekhoudsoftware is omvangrijk te noemen, toont de ‘Gids boekhoudsoftware 2016’ aan, die 26 mei jongstleden is verschenen. Voor zzp’ers en klein mkb zijn er 56 boekhoudpakketten, voor het middensegment (mkb) twintig pakketten en voor echt grote organisaties twaalf pakketten.

Cloud

Boekhoudsoftware die via SAAS (Software as a Service) wordt aangeboden heeft inmiddels de overhand, in tegenstelling tot boekhoudsoftware die gericht is op lokaal installeren. Gerelateerd aan genoemde segmentatie geeft dit de volgende verdeling.

Sommige boekhoudsoftware kennen zowel een lokaal- als SAAS-model.

Een belangrijke vraag is in hoeverre innovatieve functies en eigenschappen ondersteund worden door standaard boekhoudsoftware.

Ondersteuning van het Referentie grootboekschema (RGS)

RGS-ready is een opsomming van twaalf functionaliteiten en eigenschappen, waarmee getoetst kan worden in hoeverre boekhoudsoftware RGS ondersteunt. In het segment ‘zzp en klein mkb’ wordt RGS ondersteund door zeventien boekhoudpakketten. Als we deze leveranciers vragen naar de mate van ‘RGS-ready’, via het gelijknamige initiatief http://www.rgsready.nl/, leidt dit tot het volgende resultaat.

Opvallend is dat dus dat een kwart van de leveranciers ‘afhaakt’ als gevraagd wordt naar meer gedetailleerde eigenschappen om de ondersteuning van RGS te onderbouwen.

Elektronische factuurverwerking op basis van UBL

Steeds meer boekhoudpakketten ondersteunen UBL als het gaat om uitgaande facturen, maar ook bij elektronische factuurverwerking, oftewel het afhandelen van elektronisch ontvangen inkoopfacturen. In de praktijk gaat het dan om de combinatie van een factuur in UBL- en pdf-formaat, UBL om automatisch een boekingsvoorstel tot stand te brengen in de boekhouding en pdf als visuele weergave voor de gebruiker en om de factuur op te slaan in een factuurarchief. Ondersteuning van elektronisch factureren op basis van UBL is op dit moment als volgt.

Uit bovenstaande valt af te leiden dat UBL inmiddels ondersteund wordt door zo’n 50 procent van de aangeboden boekhoudsoftware, gericht op zzp en klein mkb. In het mkb-segment wordt UBL zelfs ondersteund door zo’n 75 procent van de aangeboden boekhoudsoftware. Een belangrijk aandachtspunt bij het afhandelen van elektronische factuurverwerking is een goede workflow rondom de autorisatie van de ontvangen facturen. Het is geenszins de bedoeling dat iedere elektronisch ontvangen inkoopfactuur direct in de boekhouding terecht komt en automatisch betaalbaar wordt gesteld. Het vooraf kunnen beoordelen van inkoopfacturen is dan een vereiste. In de praktijk wordt een dergelijke workflow nog niet door alle boekhoudsoftware ondersteund.

Jaarrekening deponeringsstukken in SBR

Vanaf boekjaar 2016 kunnen deponeringsplichtige bedrijven in de categorie micro en klein de jaarrekening alleen nog elektronisch deponeren bij de Kamer van Koophandel. Voor rechtspersonen in de bedrijfsklasse middelgroot geldt de verplichtstelling vanaf boekjaar 2017. Vanaf volgend jaar is elektronisch deponeren van de jaarrekening dus een feit, waarbij opgemerkt moet worden dat elektronisch deponeren op vrijwillige basis al enkele jaren mogelijk is. Gericht op de genoemde categorie micro en klein zijn er nu zo’n vijf boekhoudpakketten die het deponeren van de jaarrekening op basis van SBR direct vanuit het pakket mogelijk maken en de verwachting is dat dit aantal zal toenemen. Veel boekhoudsoftwarepakketten pretenderen te beschikken over een ‘jaarrekeningfunctie’. In de praktijk wordt dan vaak bedoeld het kunnen opvragen (op papier of via pdf) van een balans en resultatenrekening, dus geen jaarrekening met toelichting en SBR-functionaliteit. Dit laatste is nu dus wel het geval, zij het op bescheiden basis en gebaseerd op de categorie micro en klein. Het exporteren van financiële (grootboek)gegevens ten behoeve van specifieke rapportagesoftware mag tot de basisfunctionaliteit van boekhoudsoftware gerekend worden. Voor dit laatste is vaak een export op basis van de Auditfile Financieel (XAF) mogelijk, of een aparte exportfaciliteit bij de zwaardere toepassingen.

Gewenste functionaliteit

Bij de selectie van een boekhoudpakket is het verstandig vooraf de gewenste functionaliteiten op een rij te zetten. Het verschil zit hem daarbij vaak in de details. Gericht op standaard boekhoudsoftware voor zzp en klein mkb is onderstaand op een rij gezet in welke mate bepaalde functies worden aangeboden.

Uit voorgaande tabel valt op te maken dat lang niet alle functionaliteiten tot de standaard bagage van software behoren. Facturering en elektronische rekeningafschriften zijn uitschieters in positieve zin, terwijl het elektronisch indienen van de btw-aangifte en ICP-opgave in slechts 50 procent van de gevallen mogelijk is. Bij de aangeboden software gericht op het middensegment valt met name op dat functies als consolidatie en verplichtingen in 25 procent van de gevallen ontbreekt. Liquiditeitsplanning ontbreekt zelfs bij meer dan 50 procent van de aangeboden software.

Toekomst

Naar de toekomst toe is ‘Payment Service Directive 2’ (PSD2) interessant om te volgen, oftewel een nieuwe Richtlijn Betalingsdiensten voor de EU-betaalmarkt. Onderdeel van PSD2 is ‘Access to the Account’ (XS2A). XS2A stelt derde partijen in staat toegang te krijgen tot betalingsinformatie met betrekking tot bankrekeningen. Het is dan voor veel meer leveranciers van boekhoudsoftware mogelijk een automatische bankkoppeling te realiseren. Dit laatste is nu slechts voorbehouden aan enkele leveranciers, bepaald door de betreffende banken.

Conclusie

Het aanbod van standaard boekhoudsoftware is ruim te noemen, waarbij de meeste software via het SAAS-model wordt aangeboden. Op het gebied van functionaliteit zijn er behoorlijke verschillen tussen de aangeboden pakketten en innovaties worden lang niet door alle leveranciers direct opgepakt. RGS-ready toont aan dat sommige leveranciers ‘afhaken’ als gevraagd wordt naar meer gedetailleerde eigenschappen. Het is dan ook verstandig bij de selectie van boekhoudsoftware deze zelf te bekijken en niet alleen af te gaan op een enkel vinkje, geplaatst door een leverancier.

Voor meer informatie over boekhoudsoftware wordt verwezen naar het gratis rapport ‘Gids boekhoudsoftware 2016’ (http://www.gidsboekhoudsoftware.nl/).

(Gerard Bottemanne AA is eigenaar van onderzoeksbureau GBNED. )

[Accountantsmagazine, nummer 2, juni 2016]