In drie maanden naar 50% automatisering bij DAN FFA

Overstappen naar een ander boekhoudplatform? Veel kantoren zien er als een berg tegenop. Maar Pieter Olde Meule van DAN Fiscaal Financieel Advies deed het maar liefst twee keer in vier jaar tijd. ‘Binnen drie maanden hadden we een automatiseringsgraad van 50 procent.’

Het is een veelgemaakte grap op de vestigingen in Utrecht, Amersfoort en Arnhem: ‘Je bent zeker liever lui dan moe.’ Want het gebeurt regelmatig dat een net binnengekomen factuur ‘verdwenen’ is nog voordat je met je ogen hebt geknipperd: die is dan al ingeboekt door Yuki. ‘We zijn blij dat de boekhoudsoftware voor ons werkt’, vertelt vennoot Pieter Olde Meule. ‘Zo hebben wij meer tijd voor de leukere werkzaamheden, zoals klantcontacten of het opstellen van jaarcijfers.’

Rappe groei

In 2019 wordt Olde Meule mede-eigenaar van het kantoor. ‘Het kantoor was toen nog klein. Ik werkte eerst bij de gemeente Utrecht, maar cijfers trokken me meer. Daarop heb ik de sprong gewaagd. We begonnen met een vrij kleine klantenkring, maar konden uitbreiden door drie bedrijfsovernames te doen in drie jaar tijd. Zo zijn we rap gegroeid: inmiddels verzorgen we de administratie voor 500 ondernemers in het midden- en kleinbedrijf.’

Wildgroei

De overnames brengen groei, maar ook een wildgroei aan softwarepakketten en werkprocessen. ‘We bedachten al snel dat we moesten uniformeren’, vertelt Olde Meule. ‘We hebben toen gekozen voor een vrij basic pakket. Voor bijvoorbeeld een functie als scan en herken, toen al een opkomende ontwikkeling, moesten we dan weer naar een externe partij. Eigenlijk wilde ik liever direct alles in één omgeving, maar we moesten al veel reorganiseren, zoals de salarissoftware, het fiscale aangiftesysteem en het CRM. Daarom besloten we om voorlopig bij het basispakket te blijven en de organisatie te stabiliseren.’

Evenwichtige werkdruk

Ondertussen merken de vennoten dat er winst is te behalen met het optimaliseren van werkprocessen. ‘We ontdekten dat we best veel medewerkers hadden die zich louter bezighielden met het invoeren van ruwe gegevens. Dat wilden we graag veranderen. Alleen al het automatisch importeren van bankmutaties scheelt ontzettend veel tijd.’

Een bericht van Yuki op sociale media zet Olde Meule verder aan het denken. ‘Het ging erover dat je in piekmaanden vaak geen vrij kunt nemen. Terwijl je werkdruk veel evenwichtiger wordt wanneer je mutaties niet allemaal in één maand hoeft te verwerken, maar dit constant gebeurt. Bovendien kun je klanten beter adviseren, want je hebt real-time inzicht in hoe zij er financieel voorstaan.’

Duwtje in de rug