In 4 stappen een informatief jaarverslag

Een jaarverslag is vaak een compliance-gedreven verslag: verplichte verslaggevingsaspecten met verplichte bewoordingen aan lezers presenteren. Terwijl een jaarverslag een verantwoordingsdocument aan alle stakeholders zou moeten zijn, in plaats van alleen aan shareholders. Stakeholder dialoog is een belangrijk middel om het jaarverslag aan te laten sluiten op de behoeften van meerdere gebruikers. Ondanks de verschillende rollen, die ik voor een CFO weggelegd zie (zie mijn eerdere blog) merk ik in de praktijk dat CFO’s niet voorop lopen als het gaat om stakeholder dialoog. Ze besteden dit liever uit aan de afdeling maatschappelijk verantwoord ondernemen of communicatie.

Dat is een gemiste kans. Want de CFO is niet alleen het cijfergerichte lid van de Raad van Bestuur. Een goede CFO bekommerd zich ook over de strategie van de onderneming en specifiek met de haalbaarheid van deze strategie. Een CFO informeert zijn stakeholders om zo hun verwachtingen beter te managen. Daarbij hoort inzicht krijgen in de informatiebehoeften van die stakeholders: op basis van welke informatie maken zij beslissingen en kan ik -als CFO- deze informatie op een consistente en eenvoudige manier voor hen ontsluiten. Data wordt pas informatie als het effectief en begrijpelijk gecommuniceerd is. Integrated Reporting gaat over de combinatie en correlatie van financiële en niet-financiële informatie. De CFO moet hierin het voortouw nemen en de focus verplaatsen van louter financiële rapportage naar geïntegreerde verslaglegging.

 Hieronder mijn vier beste tips:

1. Bepaal wie uw stakeholders en wat hun verwachtingen zijn. Gek genoeg kennen niet alle bedrijven hun stakeholdergroepen of de verwachtingen van deze groepen. Als zij al dialoogsessies organiseren dan wordt daarin vaak de verkeerde vraag gesteld. Een vraag als “wat verwacht u van X op het gebied van duurzaamheid?” levert antwoorden op het gebied van duurzaamheid op, terwijl dat misschien niet het voornaamste onderwerp voor de betreffende groep is. De strategische CFO zorgt voor frequente dialoogsessies en is alert op de geslotenheid van vragen. Bovendien bent u als CFO een belangrijke gesprekspartner voor stakeholders, omdat u als een van de weinigen in uw organisatie in staat bent om strategie en beleid in verband te brengen met financiële en niet-financiële performance. Omgekeerd levert het u het perspectief van uw lezers op, waarmee u de boodschap van het jaarverslag kunt verbeteren en aanscherpen.

2. Verricht een waardecreatie-analyse. Pas als u weet hoe uw onderneming waarde creëert voor stakeholders, kunt u de dialoog met deze stakeholders over verwachtingen aangaan. Maak processchema’s en bepaal vervolgens welke activiteiten beslissend zijn voor (welke van) uw klanten. Dit zijn de activiteiten die voor hen namelijk waarde toevoegen en welke dat niet doen (vergelijkbaar met de principes van Lean management). U leert zo of bepaalde groepen van stakeholders bij voorbaat niet aan hun trekken komen. En dit levert u mogelijkheden voor verdere verbetering op.

3. Breng stakeholderverwachtingen en ondernemingsbelangen grafisch in kaart in een matrix. Dit geeft u inzicht in de voornaamste onderwerpen die voor uw onderneming en uw stakeholders van belang zijn. Maak een begin door alleen de materiële thema’s de revue te laten passeren. Dit levert een eerste stap op tot een compact verslag.

4. Bepaal de kernboodschappen per materieel thema en werk deze boodschappen uit aan de hand van beschikbare data en gegevens. Gebruik deze kernboodschappen bij het schrijven van het verslag en ook als spiegel bij het nemen van majeure (strategische) besluiten.

De strategische CFO zet de ramen in de organisatie op voor de verwachtingen van stakeholders en voorziet stakeholders van de juiste informatie in de juiste vorm. Op die manier wordt een jaarverslag geen verplicht nummer, maar een leesbaar en nog relevanter verantwoordingsdocument.