Hoe het mkb winstlekkage kan bestrijden

Bij negen van de tien mkb-bedrijven lekt ongemerkt geld weg. Onthutsende conclusie van het grote doorlopende onderzoek naar winstlekkage in het midden- en kleinbedrijf. Hoe kan dit? En, zeker zo’n belangrijke vraag: wat kunnen ondernemers ertegen doen? 

Het Nederlandse mkb laat geld liggen. Verliezen, waarvan een aanzienlijk deel – door het nemen van maatregelen in zeven bedrijfsonderdelen – valt te voorkomen. Zes jaar geleden begon mkb adviesbureau Thexton Armstrong met het monitoren van mkb-ondernemingen in Nederland. 

Uit de meest recente cijfers blijkt nu dat van 211 onlangs onderzochte bedrijven er 209 te kampen hebben met winstlekkage. Tot een waarde van maar liefst 8% van de omzet verdampt, gaat in lucht op. Want ondernemers werken te veel ín en veel minder áán hun bedrijf. Aldus Thexton Armstrong. Onderweg naar nog groter groeien, zijn ze het zicht op wat er écht op de werkvloer gebeurt of móet gebeuren vaak kwijtgeraakt.  

Lage bruto marges
“Onvoldoende uitgewerkt prijs- en margebeleid, resulterend in een te laag prijsniveau en te lage brutomarges”, vertelt Michiel van de Watering, directeur Thexton Armstrong Utrechtse Heuvelrug en Vallei & Rijn. “Één van die oorzaken van winstlekkage. Of missers in wat normale bedrijfsvoering zou moeten zijn. Bijvoorbeeld een dtp-tekenaar die fouten maakt, omdat hij zenuwachtig wordt van zijn jagende baas. Sneller, opschieten, de deadline nadert immers! Maar ondertussen moet die tekenaar de telefoon opnemen en wordt hij voortdurend door collega’s gestoord. Want het ontbreekt aan een rustige werkplek. De fouten die hij daardoor maakt, hebben een domino-effect in het bedrijf. Anderen storen zich op hun beurt, kunnen niet verder. De verkeerde tekeningen en berekeningen escaleren in nog meer missers. Terwijl het zo eenvoudig op te lossen is. Laat die tekenaar in alle rust werken. Zonder telefoon. Zonder dat hij voortdurend wordt gestoord door vragen stellende collega’s.”

Moet die dtp’er hangen?
Van de Watering werkt dagelijks samen met de ondernemer en diens team. Op locatie onderzoekt hij wat er mis is, waarom doelstellingen niet worden gehaald. “Moet die dtp’er nou hangen, is het echt alleen zíjn fout dat die tekeningen niet kloppen? Nee, het hele team moet verantwoording nemen! Pas dan ontstaat de wil te veranderen.”

Nog zo’n voorbeeld waar Michiel van de Watering dagelijks mee te maken heeft: onduidelijke propositie naar de markt, gemiste verkoopkansen en dus gemiste omzet. “Marketing & Sales. Altijd razend druk met het uitbrengen van offertes. Maar vervolgens nabellen, om te vragen of zo’n offerte ook daadwerkelijk tot een opdracht leidt? Ho maar. Want dan wordt het lastig. Zijn de kosten van advertenties en beursbezoek wel evenredig aan de opbrengsten? Er wordt te weinig aandacht aan besteed. 140 visitekaartjes, gekregen op een beurs? Gemiddeld wordt daarop slechts twintig keer actie ondernomen door te bellen en contacten te onderhouden.”

Versleten apparatuur
Ook eenvoudig te neutraliseren, maar nu nog veel te vaak uiteindelijk een kostenpost: pennywise, pound foolish denk- en handelwijze. “Goedkoop gereedschap bestellen, om maar een voorbeeld te noemen. Waardoor werknemers meer tijd aan hun klus moeten besteden dan wanneer ze state-of-the-art spullen hebben. Of werken met versleten apparatuur. Natuurlijk heeft ‘nieuw en goed’ een prijskaartje. Maar onderaan de streep levert dat een ondernemer meer op dan dat het hem of haar kost. Ook de ‘vergeet’ factor speelt vaak een rol in het winstlekkage proces. Eenmaal bij de klant blijken onderdelen die nodig zijn voor een klus vergeten. Of, om maar een cateraar als voorbeeld te nemen: de chauffeur gaat met zijn lunchmaaltijden naar een bedrijf, maar laat de pakken melk achter in de koeling. Twee keer op en neer rijden dus. Lijkt niet schokkend. Maar als het structureel gebeurt, kost het gewoon serieus geld.”

Kruimelwerk
Fraude en diefstal binnen de onderneming komen voor, maar zijn geen reden voor grote zorg. Vaak gaat het om kruimelwerk. De chauffeur van een cateraar die vijf belegde broodjes of een fles wijn achterover drukt. Anderhalve meter koperen pijp die een bouwvakker mee naar huis neemt voor zijn privé-klus. Tikt niet heel erg aan. Al leidt het wel eens tot gefronste wenkbrauwen. Zo weet Van de Watering uit de praktijk. 

“Als consultant maakte ik mee dat een werkgever zich verbaasde over de aanschaf van een iPhone en een wasmachine. Want hij had geen weet van die bestelling, zijn bedrijf deed niets met mobiele telefoons of huishoudelijke apparatuur. Bleken beide producten naar het privéadres van een werknemer te zijn gestuurd… Als wij bij bedrijven over de vloer zijn, dringen we bij de ondernemer aan om dat hellend vlak te mijden. Dus niet zeggen ‘neem de restanten van die leidingen maar mee.’ En hetzelfde geldt voor persoonlijk gedrag van die ondernemer. Zorg voor een smetteloos imago. Dus scheur niet met piepende banden weg van kantoor. Want, zo denkt de werknemer, ‘ach als de baas zó omgaat met zijn mede door mij betaalde Mercedes… Dan doe ik toch hetzelfde met die bestelbus!’”

Pijn in portemonnee
Consultants van Thexton Armstrong, opgericht in Australië en Nieuw-Zeeland, monitort op dit moment 240 bedrijven. Met een gemiddelde omzet tussen de 2 en 20 miljoen euro. Van ict, tot autobedrijf, catering, loodgieter en groothandel. “Wij werken met de ondernemer zelf, dus niet met de directeur in loondienst. Want die eerste voelt de pijn persoonlijk in zijn portemonnee. En onze adviezen gaan ver. Crisis? Wij zijn er voor ondernemers die het moeilijk hebben. Hoogconjunctuur? Wij werken voor bedrijven die verder willen groeien. Maar een ondernemer die 50 tot 60 uur werkt, moet niet nóg meer van huis willen zijn. Want dan gaat het daar weer fout. Door hem of haar effectiever te laten werken, brengen we die werkweek terug tot normale tijden.”

Lang aan boord
Michiel van de Watering is één van de twintig consultants van Thexton Armstrong Nederland. De samenwerking tussen consultant en onderneming wordt gespreid over een tijdsbestek van anderhalf tot twee jaar. “Want die tijd ben je zo maar kwijt. Niemand houdt van verandering, daarom blijven wij lang aan boord. Niet vanwege uurtje-factuurtje. Want we werken met vaste prijzen. Bij echt grote bedrijven zitten we één dag in de week aan tafel. Bij de kleinere een halve dag. Analyseren hoe de winstlekkage is terug te verdienen, daar begint het mee. Onderzoek hoe groei te realiseren. Een eigenaar die wil verkopen, maar voor het bedrijf onmisbaar is? Wij maken hem misbaar! Natuurlijk hebben accountants ook dat zicht op de financiën, maar zij missen weer de aanpak. En zijn wel vaak van dat uurtje-factuurtje.”

WAAR EN HOE LEKT GELD WEG?
– Prijs & Margebeleid. Onvoldoende uitgewerkte prijzen en marges resulteren in te lage prijzen en/of te lage brutomarges. 
– Kostenbeheer. Te weinig focus op de kosten, met als gevolg te hoge inkoop- en andere bedrijfskosten.
– Productiviteit. Haperende aansturing en doorbelasting van medewerkers en processen die onvoldoende gestroomlijnd zijn. Leidend tot productiviteitsverliezen en niet-declarabele bedrijfsactiviteiten.
– Bezetting. Te ruim of juist te krappe personeelsbezetting. 
– Debiteuren. Te weinig discipline in debiteurenbeheer, regelmatig leidend tot late betaling. Met als gevolg: druk op de liquiditeit.
– Voorraad. Te weinig aandacht voor voorraden en het beheer daarvan. Gevolg: geld zit ‘opgesloten’ en kan niet worden uitgegeven. 
– Marketing & Sales. Onduidelijke propositie naar de markt en gemiste verkoopkansen (en dus omzet) door de invulling van marketing- en salesactiviteiten.      

[avg-advertorial slug=”kom-naar-de-accountancy-expo-op-18-juni-2019″]