Het geheim achter succesvol groeien

Onderscheidend vermogen

De trend is dat grote kantoren hun basisdiensten door automatisering goedkoper aanbieden. Ze zijn daarom ook voor kleine mkb-ondernemers steeds beter toegankelijk. Bovendien hebben grotere kantoren andere adviesdiensten onder hun dak. Wat is dan nog de rol van een mkb-accountantskantoor van 6 personen bij een gelijkblijvende bedrijfsvoering?

Accountant in abonnementsvorm

Deze vraag hield Henk Kenter 2 jaar geleden bezig. Hij, zijn vader Peter Kenter en Jeroen Voorn stonden met Kenter Accountants voor een keuze: fuseren of het roer omgooien. Het werd de tweede optie en Kenter besloot administratieve diensten in abonnementsvorm aan te bieden. “Maar dan wel helemaal opnieuw beginnen, onder een fris nieuw label”, vertelt hij. “We wilden dat ondernemers echt voor ons concept kiezen. Dat zijn op lange termijn de beste klanten.”

Software als assistent

Kenter Accountants is onder de naam van Accountant Vast de administratieve werkzaamheden verder gaan automatiseren. Klanten kunnen hun administraties digitaal aanbieden en Accountant Vast doet de verwerking bijna automatisch. “We hebben geen assistenten in dienst. Deze taken doet de software”, zegt Kenter.

Compleet inzicht in de klantbehoefte

De 8 specialisten van Accountant Vast zijn allen hoog opgeleid en gefocust op verdere kennisvergroting. Steeds meer ondernemers willen fiscaal advies, dus specialiseren de  medewerkers van Accountant Vast in die richting. Om relevant advies te geven en advieskansen te geven is 360 graden inzicht in de klant essentieel. Daarom heeft Accountant Vast het nieuwe volledig geïntegreerde CRM, Documentbeheer en Uren & Facturen van Exact Online in gebruik genomen. Informatie wordt centraal opgeslagen en is voor alle betrokkenen plaats- en tijdsonafhankelijk te benaderen en te bewerken. Handmatig werk is drastisch verminderd en dubbel werk is verdwenen.

Inzicht via smartphone

“We hebben nu ook inzicht of we binnen budget lopen. We werken weliswaar met vaste prijzen voor administratieve diensten maar willen wel inzicht hoe de werkzaamheden verlopen en de winstgevendheid kunnen waarborgen. Bovendien kunnen we nu personeel via hun smartphone inzicht geven in het effect van hun uren schrijven, zoals hun eigen factureerbaarheid. En ze kunnen allerlei relevante klantinformatie zien op de smartphone, zoals openstaande posten, documenten en correspondentie.”

Netwerkborrels

Om ondernemers te enthousiasmeren te kiezen voor de aanpak van Accountant Vast, gaan Henk Kenter en zijn team netwerkborrels af. Niet om te jagen op klanten maar om plezier te maken. Dat trekt ondernemers aan. Ook besteedt Accountant Vast veel aandacht aan de vindbaarheid van de website en is het actief op Facebook en Linkedin. De digitale marketingactiviteiten heeft het kantoor uit Zwaag uitbesteed.

Administratieve proces

Klanten leveren hun administratie aan via Exact Online Starter, de Exact app of per e-mail. Bankmutaties komen via de bankkoppeling binnen. Via dashboards is er zicht op wat er binnen is gekomen en welke informatie nog door de Scan- en Herkenoplossing moet. “Straks als Workflow/taakbeheer in Exact Online beschikbaar komt, zien we precies wie waarvoor verantwoordelijk is op welk moment en wat de status is”, illustreert Henk Kenter de automatisering. “De ondernemer krijgt dan bovendien meldingen als documentatie ontbreekt of wanneer hij bepaalde taken moet doen.”

Van politieagent naar adviseur

Veel ondernemers vinden het niet leuk als hun accountant vraagt om ontbrekende informatie. Ze beschouwen dit vaak als zeuren. “Als de computer er naar vraagt, dan verandert dit het beeld over accountants. Daarvan ben ik overtuigd. Onze rol verandert van politieagent naar adviseur.”

Hoe ziet de toekomst van Kenter Accountants eruit?

“Ondernemers geven aan dat ze digitaal aanleveren toch wel erg handig vinden en gaan over op Accountant Vast. Dit is de verdienste van Exact die het erg makkelijk maakt”, zegt Henk Kenter. “We hoeven niet met externe portals te werken maar klanten kunnen aanleveren en hebben inzicht via Exact Online Starter. Dat leidt tot een zeer efficiënte samenwerking tussen accountant en klant. Overigens blijft Kenter Accountants nog wel bestaan maar richt zich vooral op vermogende particulieren en advieswerkzaamheden.”

PSD2

Henk Kenter verwacht veel van de toekomst en denkt straks nog meer werk te halen dankzij digitalisering als Exact straks ook via de boekhoudsoftware betalingsdiensten gaat aanbieden. Dit is mogelijk door de Europese richtlijn PSD2. “Dan kunnen we onze klanten ook ontzorgen in het betalingsverkeer. Ik kan niet wachten totdat dit mogelijk is.”

Meer weten? Op de website van Exact kan je zelf vrijblijvend de Practice Management oplossing proberen die Henk Kenter gebruikt.

(Exact)