Gijs ter Braak (Simmons & Simmons): ‘UBO-register leidt tot extra lasten’

Sinds eind september kent Nederland een UBO-register, en moeten bedrijven en andere organisaties zich voor eind maart volgend jaar bij de Kamer van Koophandel hebben opgeven wie hun UBO's zijn. UBO staat voor ultimate beneficial owner, een natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van of zeggenschap heeft over een bedrijf of andere juridische entiteit. Ook moeten ze zorgen dat deze UBO-informatie actueel blijft. Bij vennootschappen gaat het om aandeelhouders met meer dan 25 procent van de aandelen of de stemrechten, of om de feitelijke zeggenschap. 

Het UBO-register komt voort uit de vierde en vijfde antiwitwasrichtlijn van de Europese Unie ter bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering en de in juni ingevoerde Wet implementatie Nederlandse UBO-register. Het is de bedoeling dat het Nederlands UBO-register komende maart ook worden gekoppeld aan de registers in andere EU-lidstaten, opdat er de facto één centraal register kan ontstaan waarin staat vastgelegd wie werkelijk de touwtjes in handen hebben bij de ingeschreven organisaties. Het UBO-register bevat diverse openbare gegevens, te weten de volledige naam van de UBO, zijn geboortemaand, geboortejaar, woonland, nationaliteit en de aard en omvang van het belang in een organisatie. Niet openbaar zijn geboortedag, geboorteplaats, geboorteland, woonadres en het BSN-nummer of fiscaal identificatienummer. 

Continu toezicht

"Ik geef direct toe dat dit niet het meest spannende onderwerp is", zegt Gijs ter Braak, notaris en partner bij juridisch dienstverlener Simmons & Simmons over de nieuwe regels omtrent het UBO-register. "De nieuwe wetgeving gaat gepaard met enkele compliance-vraagstukken, die niet erg tot de verbeelding spreken. Maar zeker notarissen, advocaten, belastingadviseurs en accountants krijgen er de komende tijd mee te maken." 

Zij worden geacht als 'poortwachter' op te treden. Zo moet een notaris bij zijn dienstverlening aan een rechtspersoon of personenvennootschap de informatie die zijn cliënt hem verstrekt vergelijken met die uit het UBO-register. Ook wordt hij geacht zelf aanvullend onderzoek te verrichten. 

"Op zich is dat niet helemaal nieuw, wij moesten nieuwe cliënten al goed controleren op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, de Wwft." Voor 2011, was het verplicht voorgeschreven antecedentenonderzoek bij oprichtingen  zoiets als 'een bootje een zet geven, waarna het verder zelf verder kon varen', aldus Ter Braak. "Dat preventieve toezicht is nu verder ontwikkeld tot een continu toezicht, wat mijns inziens wel een verbetering is. Als een bestaande cliënt nu bij mij aanklopt vanwege een geplande fusie of overname, moet ik ook onderzoek doen en de Kamer van Koophandel waarschuwen als ik op iets stuit dat niet strookt met wat in het UBO-register wordt vermeld." Al met al denkt Ter Braak wel dat de invoering van het UBO-register wel de strijd tegen het witwassen en terrorismefinanciering zal bevorderen, zoals bedoeld. 

Extra rompslomp

Diverse zakelijke dienstverleners hebben al geklaagd dat de invoering van het UBO-register gaat leiden tot enorme bureaucratische rompslomp. Ook Ter Braak rekent op een 'extra belasting' voor notarissen, advocaten en accountants en op vertragingen bij de registraties in het handelsregister. Het verbeterde toezicht is  dus wel tegen een prijs. Zeker wanneer zich complicerende factoren voordoen. Zo zal het nogal eens lastig zijn te bepalen wie werkelijk de UBO is. "Soms is dat helemaal niet formeel vastgelegd. Of is het lastig omdat de aandelen verschillen, en stemrecht en recht op winst niet gelijk opgaan. Of omdat er een aandeelhoudersovereenkomst is waardoor iemand met weinig aandelen toch de zeggenschap heeft. En wat als, wat wij vaak tegenkomen, een cliënt uit het buitenland afkomstig is, en je als zakelijke dienstverlener allerlei documenten naar buitenlands recht moet analyseren?”

Privacygevoelig

Nog een veelgehoord bezwaar tegen het UBO-register is dat het zoveel privacygevoelige informatie bevat en publiek toegankelijk is. Dit hoewel zaken als geboortedag, woonadres en BSN-nummer niet openbaar zijn en alleen door de 'poortwachters' en de belastingdienst en andere partijen die direct belast zijn met de uitvoering van de wetten ter voorkoming van terrorismefinanciering en witwassen. Maar de openbare gegevens van een UBO kunnen zo door iedereen die daar 2,50 euro voor over heeft worden ingezien. "Vaak gaat het om informatie die de degene om wie het gaat liever vertrouwelijk zou willen houden. De UBO-registratieverplichting is naar ik begrijp in overeenstemming met de huidige Algemene verordening gegevensbescherming en het is goed dat UBO informatie beschikbaar wordt gesteld voor daartoe bevoegde autoriteiten, ik vind dat de UBO's allerminst goed beschermd zijn. " 

Whitepaper UBO-register

In de whitepaper Dutch UBO Register – Registration obligations as per 27 September 2020 gaan deskundigen van Simmons & Simmons in op de nieuwe regels omtrent het UBO-register. Aan de orde komen vragen als: Wat is een UBO? Wie moet zich inschrijven in het UBO-register? Welke informatie moet worden ingeschreven bij de Kamer van Koophandel? Wanneer en hoe moeten de UBO's worden geregistreerd? Wat zijn de sancties bij niet-naleving? Welke informatie is openbaar toegankelijk? En hoe is het UBO-register toegankelijk?

De whitepaper kan hier worden bekeken.