Finance professional wordt steeds meer datamanager

De uitdaging van de finance professional is allereerst om zijn/haar organisatie te helpen tot goede resultaten te komen, stelt Martijn van den Berg, Product Marketingmanager Finance bij Visma Software. Een belangrijk vereiste hiervoor is snel zaken inzichtelijk te kunnen maken. Enerzijds voor verplichtingen, zoals de belastingaangifte. Anderzijds om het management te helpen met beslissingen over hoe zij moeten omgaan met de snel veranderende buitenwereld.

 

Van den Berg benoemt vier uitdagingen waar finance professionals voor staan:

• Het bereiken van optimaal resultaat met een beperkt aantal fte

• Het vinden van de juiste mensen in een arbeidsmarkt waar momenteel schaarste heerst onder finance professionals met de gewenste kwalificaties

• Het bijbenen van concurrenten die momenteel ook in hoog tempo automatiseren

• Het tijdig leveren van relevante strategische inzichten aan het management en collega’s in de business

 

Ingeborg Walbrecht, Product Marketing Manager Accountancy bij Visma Software, herkent deze trends ook in de accountancy. Ook voor de accountant wordt het verschaffen van actueel inzicht – in plaats van achteraf analyseren – steeds belangrijker. Een verschil is dat de tijdsdruk om te automatiseren voor accountants nog hoger is. “Een controller beheert zelden meer dan vijf tot tien administraties. Een accountantskantoor beheert er soms wel 30.000. Als je niet tijdig automatiseert en je concurrent doet dat wel, dan ben je al snel te duur. Automation is nodig om competitief te blijven.”

 

De accountant zal steeds meer de rol gaan vervullen van controller voor de mkb-ondernemer. “Door automatisering neemt het handmatige werk af en ontstaat er ruimte voor de accountant om adviesdiensten te gaan leveren, of extra dienstverlening zoals het overnemen van debiteurenbeheer. Maar voor het zover is, is er nog wel heel veel te winnen op het gebied van automatisering. Dit gaat wel steeds harder. Scannen en herkenningssoftware neemt bijvoorbeeld een enorme vlucht nu.”

 

Volgens Van den Berg moeten we scannen en herkennen wel beschouwen als een tussenfase. “In de nabije toekomst zullen vrijwel alle organisaties van ‘de cloud’ gebruikmaken en is het mogelijk allerhande systemen nog eenvoudiger met elkaar te verbinden. Het ‘echte’ elektronisch factureren is daar een mooi voorbeeld van. Systemen van organisaties praten met elkaar en wisselen direct informatie uit. Facturen worden dan direct geboekt en dat maakt scannen en herkennen overbodig. Dat is de volgende logische stap. Standaardisering van de manieren waarop systemen in de cloud met elkaar praten zal deze ontwikkeling alleen maar versnellen. We vinden het normaal dat je kunt bellen met iemand die een andere provider heeft , dus waarom zou dat met bedrijfssoftware anders zijn?”

 

Visma heeft hier reeds een eigen tool voor ontwikkeld, genaamd Visma.net AutoInvoice. Facturen staan hierin klaar voor de gebruiker, die alleen nog maar hoeft te accorderen. Van den Berg: “Alle data die het systeem herkent wordt in toenemende mate automatisch verwerkt. De finance professional wordt steeds meer datamanager binnen het bedrijf. Alles wat buiten de kaders valt, bijvoorbeeld een factuur die het systeem niet herkent, komt op zijn of haar bordje terecht. Het gaat steeds meer om sturen op uitzonderingen.”

 

Ook de werkwijze van accountantskantoren zal hierdoor drastisch veranderen, verwacht Walbrecht. “Nu behandelt de medewerker van een accountantskantoor eerst klant A, dan klant B, enzovoorts. Dat gaat anders worden. Hij logt in op een cockpit en behandeld meerdere klanten door elkaar heen. Eerst een signalering van klant M, dan een melding voor klant Y, enzovoorts.”

 

Dat is het eerste deel van de verandering. Het tweede deel is dat de accountant nieuwe diensten gaat oppakken. De ondernemer weet ook dat de accountant niet meer zelf cijfers hoeft in te voeren. Naast het eerder genoemde debiteurenbeheer ziet Walbrecht het verschaffen van stuurinformatie als logische nieuwe dienstverlening voor de accountant. Daarbij is het wel belangrijk dat de accountant kan aantonen hoeveel hij of zij voor de ondernemer kan opleveren, aldus Walbrecht. “Laat bijvoorbeeld zien met hoeveel je de voorraad kunt verlagen en hoeveel dat oplevert. Maak het concreet. In dat marketingstuk kunnen accountants nog wel wat verbeteren. Je zult de ondernemer moeten overtuigen dat ze van je diensten gebruik moeten maken en wat dat oplevert.”

 

Voor de controller geldt eigenlijk precies hetzelfde, merkt Van den Berg op. “Door gebruik te maken van process automation, wordt de controller nog beter in staat gesteld mee te denken en aandacht te geven aan het trekken van strategische conclusies. Het is aan de controller om de kansen van moderne tools te grijpen en hun meerwaarde aan het mt te bewijzen. Die meerwaarde zit in zowel inzichten als besparingen. Laatst heeft een klant van ons, die flink groeiende is, bijvoorbeeld het dagelijks verwerken van banktransacties geautomatiseerd. Daardoor is ondanks de volumegroei een uitbreiding van hun financeteam niet nodig.”

 

Zijn er nog belangrijke valkuilen waar financials en accountants rekening mee moeten houden bij het automatiseren van processen? Volgens Van den Berg is de grootste valkuil om processen los van elkaar te beschouwen en niet als integraal geheel. “Je moet de interactie tussen processen heel goed begrijpen. Pas wanneer je ze helemaal in kaart hebt gebracht, kun je ze gaan verbeteren en daarna pas automatiseren. Die volgorde wordt nog wel eens verkeerd gedaan. Een andere valkuil is de mensen niet mee te nemen. De overgang naar de cloud is zo gebeurd, maar wat betekent het voor de mensen? Daar moet je wel rekening mee houden.”

 

Een valkuil voor accountants is te blijven doen wat ze al deden in een systeem waarmee ze veel meer zouden kunnen, aldus Walbrecht. “Ondernemers willen graag online samenwerken wanneer het hun uitkomt en self-service tools aangereikt krijgen die ze begrijpen. Nieuwe technologie biedt daar de mogelijkheden voor, maar die moet je wel benutten. Waak ervoor dat het geen oude wijn in nieuwe zakken wordt.”

 

Visma Software speelt op de bovengenoemde ontwikkelingen in met veel productinnovaties, maar ook met diensten en partnerships om klanten te helpen processen en systemen te finetunen. Visma.net is het paradepaardje onder de clouddiensten van Visma. Hiermee helpt de leverancier zijn klanten met de volgende stap in automatisering. Martijn van den Berg: “Onze visie is: automation maakt het verschil. Wij willen graag dat de controllers en accountants hun rol gaan pakken en wij helpen hen dat pad te vergemakkelijken.”

 

Het meest trots zijn Walbrecht en Van den Berg op het feit dat Visma erin is geslaagd een heel geavanceerd nieuw platform te bouwen dat klanten echt ontzorgt via process automation. “Het is niet het zoveelste boekhoudpakket dat naar de cloud is gegaan, maar ontwikkeld vanuit een visie op automation en workflowgestuurde processen”, besluit Walbrecht. “Je kunt werken op de manier zoals je al deed, maar je bereidt jezelf ook voor op de toekomst. Veel bedrijven zijn nog niet klaar om al hun processen om te gooien, hiermee hebben ze de kans daar naartoe te groeien.”