Elektronisch factureren aan leden: NOAB en RB lopen voor op NBA

Elektronisch factureren is bezig aan een heuse opmars bezig sinds UBL zich als ‘defacto standaard’ heeft aangediend. In hoog tempo hebben inmiddels tientallen leveranciers van boekhoud- en aanverwante software hun toepassingen geschikt gemaakt voor elektronisch factureren op basis van UBL. Zie de lijst van actieve deelnemers aan de UBL Ketentest. Het gaat hierbij om zowel uitgaande facturen als inkomende factuurverwerking. ‘Dat UBL (versie 2.1) officieel aangenomen is  als internationale ISO/IEC standaard (ISO/IEC 19845:2015) geeft blijk van het feit dat sprake is van een internationaal geaccepteerde standaard. Iets om aandacht aan te besteden,’ aldus GBNED.

Voor accountants- en administratiekantoren zal elektronisch factureren op basis van UBL zorgen voor verdergaande efficiency in ondersteuning van hun klanten. Het ligt volgens GBNED dan ook voor de hand dat beroeps- en brancheorganisaties in deze sector het goede voorbeeld geven. Het onderzoeksbureau ging daarom na in hoeverre de NBA, de NOAB en het RB al elektronische facturen in UBL doen toekomen aan hun leden.

GBNED: ‘De NOAB heeft de handschoen het eerst opgepakt en stuurt al sinds enkele jaren elektronische facturen in UBL aan haar leden. Het RB is ook goed op weg en stuurt sinds 2015 elektronische facturen in UBL aan zijn leden, waarbij nog wel een verbeterslag valt te maken als het gaat om de inhoud van de facturen. Dit wordt echter opgelost als zij na de volgende release van het softwarepakket gaan werken met versie 2.1 in plaats van versie 2.0 (van UBL). De NBA stuurt nog facturen in PDF-formaat aan haar leden, maar laat ons desgewenst het volgende weten: “Aan de inkoopzijde implementeren wij dit jaar een OCR-toepassing voor inkomende facturen. Daarbij is tevens de mogelijkheid facturen in UBL-formaat te ontvangen. Wat betreft de uitgaande facturen in UBL-formaat, zoals de prolongatie van de contributie, staat dit bij implementatie van de volgende release van het ERP pakket op de planning.”  Software en planning gaan in de praktijk echter lang niet altijd samen is onze ervaring. Een exacte datum waarop de NBA-leden een factuur in UBL kunnen ontvangen van hun beroepsorganisatie wordt niet gegeven.’

In de accountancy- en administratiesector zijn meerdere overkoepelende organisaties actief. GBNED: ‘Zonder limitatief te zijn noemen we: Auxilium adviesgroep, Extendum, Fiscount, Novak en SRA. Over een tijdje zullen we ook deze organisaties vragen naar de status van elektronisch factureren aan hun leden c.q. deelnemers. We zullen dan ook de grote accountantskantoren eens aan de tand voelen als het gaat om echt elektronisch factureren. Want op basis van reacties op de UBL Ketentest valt te concluderen dat juist de kleinere kantoren voorop lopen. Over een paar maanden zullen we opnieuw de balans opmaken via de UBL Ketentest.’