Effectieve stuurinformatie: 5 communicatietips

Voor een ondernemer is stuurinformatie goud waard. Want stel je voor dat hij echt proactief inzicht krijgt in de factoren die inzicht hebben op zijn onderneming. Dan kan hij met behulp van die informatie zijn koers tijdig veranderen. Dit gebeurt in de praktijk alleen niet altijd, ook al staan alle seinen op rood.

Tegelijkertijd wil je als accountant ook weer niet op de stoel van de ondernemer gaan zitten. Het komt bij stuurinformatie dan ook aan op doeltreffende communicatie; alleen met het presenteren van (financiële) cijfers ben je er niet. Dat is de mening van trainer Wil Moeskops, die al jarenlang financials traint in beïnvloeden en adviseren.

5 keer effectiever communiceren

Moeskops geeft 5 tips om effectiever te communiceren:

1. Zoek de realiteit achter de cijfers
Waar staan deze cijfers eigenlijk voor? Door die vraag te stellen, licht je als accountant een tipje op van de complexe realiteit die er vaak achter schuilt. Moeskops: “Cijfers staan bijvoorbeeld bol van emotie. Ze zijn in goede tijden vaak de resultante van geleverde inspanning en succes. Maar in slechte tijden kunnen ze staan voor zorgen, frustraties of zelfs hoogoplopende conflicten.”

Op deze manier bereik je de ondernemer op meer dan alleen het cijfermatige niveau. “Wanneer je alleen maar cijfermatig en analytisch denkt, kunnen machines je werk net zo goed overnemen. In plaats daarvan kun je beter kijken naar wat achter de cijfers schuilt in termen van menselijk gedrag, persoonlijke drijfveren en collectieve organisatiebelangen.”

2. Leg de vinger op de zere plek
De realiteit achter de cijfers is niet altijd prettig. “Wees daarbij niet bang om in het gesprek met de ondernemer de vinger op de zere plek te leggen”, adviseert Moeskops. “Want als accountant ben je soms ook alleen maar een boodschapper van slecht nieuws. In dat geval is het handig om te snappen dat iets gevoelig ligt en aan te geven dat het voor jou net zo goed spannend is om dit bespreekbaar te maken."

Volgens de trainer voorkom je hiermee dat je bij de ondernemer op een muur stuit. “Je benoemt dus het onderliggende gevoel dat je hebt. Door op die manier je kwetsbaarheid te tonen, ga je eventuele weerstand uit de weg. Ook kun je hiervandaan een brug slaan naar wat de ondernemer ervan kan leren. Daarmee toon je dat je hem wilt behoeden voor meer problemen in plaats van hem aan te vallen.”

3. Voer het echte gesprek
Deze veilige sfeer vormt de basis van een goed gesprek met de ondernemer. “Daarin benoem je positief dat iets nog niet loopt zoals het hoort of dat er fouten zijn gemaakt”, zegt de trainer. Sterker nog, het feit dat de ondernemer nog niet alles voor elkaar heeft, geeft aan dat hij vertrokken is, dat hij zich ontwikkelt en steeds beter wordt. Want uiteindelijk is stilstand altijd achteruitgang.”

Scherpe vragen kunnen deze stilstand opheffen en de opening bieden voor het echte gesprek. Moeskops: “Kritische en pijnlijke vragen stellen mag. Het probleem moet namelijk echt op tafel komen. Daarbij kan het soms ongemakkelijk worden als de ondernemer zich persoonlijk aangesproken voelt. Dat is prima, want dan weet je zeker dat het goed zit. Daaruit blijkt dat het gesprek tenminste ergens over gaat.”

[avg-advertorial slug=”bereik-meer-communiceer-effectiever-en-adviseer-met-meer-impact”] 

4. Blijf uit de buurt van de snelle oplossing
Blijf tijdens het gesprek wel in je rol van adviseur, wat ook betekent dat je zo veel mogelijk uit de buurt blijft van voor de hand liggende snelle oplossingen. Moeskops: “Het is verleidelijk om als accountant meteen een strategie te formuleren. Samen de mouwen opstropen dus, een projectstructuur erop en aan de gang. Maar voor je het weet, ben je de eigenaar van het probleem, terwijl je het alleen aankaart.”

Ook hier helpt het om zaken te benoemen. “Blijf doorvragen en geef aan dat je zelf ook zoekende bent. Als accountant help je alleen maar het probleem boven water krijgen, maak je het bespreekbaar en steun je de ondernemer bij het formuleren van zijn eigen oplossingsstrategie. Stel dus vooral oplossingsgerichte vragen als: wat zijn voor jou de conclusies? Wat ga je hier nu aan doen?”

5. Volg de ondernemer vanaf de zijlijn
De ondernemer kan met behulp van deze vragen nu zelf op zoek gaan naar de oplossing. Moeskops: “Als dat lukt, dan geef je de ondernemer huiswerk mee om zijn eigen problemen op te lossen. Daarbij blijf je hem uiteraard volgen vanaf de zijlijn, houd je de voortgang in de gaten en maak je de vorderingen bespreekbaar. Je blijft dus in contact met de ondernemer.”

Ook dan is het volgens Moeskops goed om je plek te weten. “Je moet gemaakte afspraken zeker niet te vrijblijvend en te breed houden. En je mag natuurlijk altijd vragen naar de resultaten en de voortgang. Maar je moet ook niet al te drammerig worden. Want de ondernemer is uiteindelijk degene die bij een verbetertraject de kar moet trekken”, besluit de trainer.