E-factureren bij VDP Medical: “Steeds minder papier”

Jan Willem van Westerop, Manager Finance en HR, is nu 11 jaar de finance-man van Van deputte Medical (VDPM). Al meer dan 40 jaar toonaangevend leverancier op het gebied van bedrijfshulpverlening (BHV), spoedeisende hulpverlening en brandweer- en politieproducten. Voor zakelijke klanten van ieder formaat biedt VDPM oplossingen: van een verbandtrommel met complete inhoud of een AED tot de complete inrichting van een medische praktijk of ambulance. Door de hoogste kwaliteit van producten te koppelen aan de beste service heeft het bedrijf een mooie positie veroverd, waarbij de ambitie voor verdere groei hardop wordt uitgesproken. Bij het bedrijf werken 32 mensen.

De financiële inrichting was bij het aantreden van Van Westerop nog erg klassiek met veel handmatig werk. Door de aanschaf van een nieuw ERP-systeem kwam er direct meer uniformiteit en automatisering in de bedrijfsvoering en meer controle op de processen. “Navision zorgde al voor een flinke reductie in handwerk en papier en het makkelijk kunnen terugvinden van allerlei zaken. De overgang naar e-factureren heeft hier verder aan bijgedragen”, aldus Van Westerop.

Per 1 januari 2017 is het bij nieuwe overheidscontracten verplicht geworden om écht elektronisch te factureren (XML-factureren die direct in boekhouding van de ontvanger worden verwerkt). “Alle facturen werden al veel langer als per PDF naar onze klanten verstuurd”, vertelt Van Westerop. “Bij veel van onze klanten doen we dat op hun verzoek nog steeds, maar voor onze klant Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) moesten we op een gegeven punt over op XML.”

Van Westerop ging op zoek naar een oplossing en vond hele mooie tools die volledig geïntegreerd kunnen worden met Navision en daarnaast “vele extra toeters en bellen hadden.” Allemaal heel mooi, vond de Manager Finance & HR, maar aan alle opties hing ook een stevig prijskaartje. “Van al die toeters en bellen hadden we maar 10 procent nodig. Toen kwamen  we Storecove tegen die een hele flexibele oplossing bood met minder onnodige extra’s en tegen een in verhouding veel lagere prijs.”

De facturen aan DJI vertrekken nog steeds bij VDP als PDF-bestand en worden via de dienst van Storecove in het juiste formaat omgevormd. Storecove biedt ze vervolgens via het PEPPOL-netwerk aan bij DJI. PEPPOL is een onafhankelijk netwerk voor het verzenden van XML-facturen. Vooral de overheid maakt hier gebruik van.

Andere klanten ontvangen de facturen nog steeds per PDF, voor nu een goede oplossing vindt Van Westerop. “Wij gebruiken Blue10 om onze inkomende facturen in te scannen. Voor 99,5 procent worden die prima ingelezen. Het voordeel van XML is dat die 100 procent correct inleest als je de mapping goed hebt ingesteld. Het scheelt een controleslag. We moeten nu nog nagaan of het klopt wat het systeem heeft ingelezen. Maar de scan en herken-oplossing bespaart ons al heel veel werk.”

In de toekomst verwacht Van Westerop “een nog betere koppeling tussen de inkoopsystemen van onze klanten en onze verkoopsystemen.” Klanten kunnen dan de complete catalogus van VDP met hun specifieke prijsafspraken koppelen aan de webshop. “Zo kunnen ze direct de juiste spullen tegen de juiste prijzen bestellen”, aldus Van Westerop. “En dat gaat twee kanten op: de factuur komt via diezelfde stroom terug. Dan heb je al op voorhand een 100 procent match met de factuur die er gaat komen. Daar komt nauwelijks handwerk aan te pas. Verschillen worden er automatisch uitgehaald, maar in theorie kunnen die er niet inzitten. Het zal nog wel een paar jaar duren voordat het zo vlekkeloos gaat. We zijn nu bezig met die webshop-koppeling en hopen die in 2019 te lanceren.”

De uitdaging bij e-factureren is dat er nog te veel standaarden zijn. “Via Navision kunnen we ook een XML-factuur verzenden, maar bij de meeste klanten zou de factuur dan aangepast moeten worden aan hun systeem. Dat is niet praktisch. Uiteindelijk komt er een top 3 die zal worden ondersteund. Dan zal de acceptatie harder gaan.” 

Voor nu is Van Westerop dik tevreden met enerzijds een PDF-stroom en anderzijds de XML-facturen via Storecove. Hij kijkt terug op een succesvol traject met de implementatietijd van slechts een maand. “We zijn gestart met het testen van een paar factuurnummers per dag. Als het dan misgaat kun je snel bijsturen. De kleine dingen die naar boven kwamen hebben we met Storecove afgestemd en nog dezelfde dag gecorrigeerd. We konden hierdoor al snel volledig over met alle facturen. We hebben verder geen grote hobbels gehad. Kortom, ik ben een tevreden financieel manager.”