Hoe pak je verslaglegging PE-verplichting aan?

Voor veel NBA-leden die PE-plichtig zijn is het inleveren van hun plan en de daarbij horende reflectie een lastige klus. De cursus PE-portfolio fase II biedt een handreiking. 

In het begin 2021 ingevoerde nieuwe Permanente Educatie-systeem zijn nog steeds PE-plichtigen zelf verantwoordelijk voor hun beroepsontwikkeling. Nieuw is dat het puntensysteem is losgelaten en dat de leerdoelen en de gedane activiteiten in een PE-plan en een PE-reflectie vastgelegd moeten worden. Juist die verslaglegging kan accountants hoofdbrekens opleveren, merkt Lot van Brakel. Ze is een van de docenten die de cursus PE-portfolio fase II geeft. 

“Juist in het tweede deel, de reflectie, kunnen problemen ontstaan”, legt Van Brakel uit. “Dat blijkt voor veel mensen toch een hele opgave, bijvoorbeeld omdat ze hun reflectie niet goed hebben gedaan of er nog niet aan zijn begonnen. Dan moet er zo vlak voor de deadline nog veel werk worden verzet.” 

Reflectie
In de cursus kijkt Van Brakel met de deelnemers naar de reflectie. Is die in orde of moet er nog aan geschaafd worden? Daarnaast bekijkt ze het PE-plan. Vraag is dan of de leerdoelen juist zijn geformuleerd. “Dat gaat nog weleens mis omdat mensen een werkdoel beschrijven en geen leerdoel”, zegt ze. Een goed hulpmiddel bij het omschrijven van een leerdoel is de SMART-methode. Zo dient een leerdoel specifiek te zijn. Het is volgens Van Brakel belangrijk om bij het vaststellen van een leerdoel realistisch te blijven. “Het moet wel haalbaar zijn.” Daarnaast is het zaak voor jezelf heel duidelijk inzichtelijk te maken wat je wil ontwikkelen. Dat zorgt dat je beter kan beoordelen of je met tevredenheid terug kan kijken op het leerdoel.”

“Het is in de nieuwe opzet moeilijk voor accountants om te weten of wat ze doen goed genoeg is”, legt Van Brakel uit. “Ik kan ze daar ook geen pasklaar antwoord op geven want ik ben immers geen beoordelaar. Het gaat erom of ze zelf vinden dat ze genoeg hebben gedaan om hun beroep goed uit te kunnen oefenen.” Toch kan ze PE-plichtigen wel bijstaan bij het goed formuleren van wat ze hebben ondernomen. “Ik kan de knelpunten blootleggen en ze laten zien waar ze nog aan moeten schaven.” Overigens is een e-learning onderdeel van de cursus. Daarin zit informatie over het nieuwe PE-systeem. Ook biedt het handvatten om het portfolio samen te stellen. Zowel fase I waarin de leerdoelen en leeractiviteiten worden geformuleerd, als de reflectie in fase II worden besproken.

Reflectie zwaarwegend onderdeel
Deelnemers waarderen erg dat de reflectie ruimschoots aan bod komt in de cursus. Niet alleen omdat ze het soms moeilijk vinden te reflecteren op hoe ze het geleerde toegepast hebben, maar ook omdat ze daarover kunnen sparren met anderen. “De reflectie is een zwaarwegend onderdeel in het PE-portfolio en moet echt goed zijn uitgewerkt”, weet Van Brakel. “Ik laat de deelnemers elkaar interviewen. Zo wordt de reflectie uiteindelijk veel concreter en kunnen ze ook nog eens tips en tricks met elkaar uitwisselen.”

Een van de tips die Van Brakel heeft is te reflecteren volgens de zogeheten STARR-methode. Die is makkelijk hanteerbaar en je wordt gedwongen over een aantal zaken na te denken. Het is de bedoeling dat aan de hand van één voorbeeld getoond wordt hoe het geleerde is toegepast in de praktijk. In de reflectie wordt eerst uitgelegd wat de situatie is en wat er is uitgevoerd. Dan wordt ingegaan op de ondernomen actie. Zo kan een leerdoel zijn dat een accountant zich in het komende jaar verder wil ontwikkelen in het toepassen van power BI. Daarna wordt de taak beschreven die hij of zij daarbij voor ogen heeft. Vervolgens wordt het resultaat besproken. Daarbij doet de accountant verslag van hoe de taak is afgewerkt en wat het heeft opgeleverd. In de reflectie wordt vervolgens stilgestaan bij hoe de taak ervaren is. Waren er moeilijkheden en hoe zijn die overwonnen? Moeten er nog aanvullende werkzaamheden worden verricht en wat verwacht de accountant in de toekomst aan de opgedane vaardigheid te hebben. Tenslotte wordt het proces gereflecteerd, waarbij het ook de bedoeling is dat er over het leerdoel als geheel een reflectie komt. “Laat niet alleen zien wat je nu hebt geleerd, maar ook wat je er verder mee gaat doen en of je je verder wilt verdiepen, bijvoorbeeld in het nieuwe PE-jaar”, geeft Van Brakel als tip mee. 

[avg-advertorial slug=”pe-portfolio-fase-ii-realiseer-een-gedegen-reflectie”]

Buddy
Het sparren met vakgenoten tijdens de cursus wordt door veel deelnemers gezien als een meerwaarde. Een van de cursisten leek het zelfs een goed plan als de NBA buddy’s mogelijk zou maken voor de PE-plichtigen. Van Brakel vindt het een interessant idee. “Als ik een PE-portfolio moest samenstellen, zou ik dat ook graag samen willen doen met vakgenoot”, zegt ze. “Ik zou dan ieder kwartaal een lunchdate inplannen om er samen mee aan de slag te gaan. Dat maakt het niet alleen makkelijker maar ook leuker!”

Een bijkomend voordeel is dat samenwerken een stok achter de deur is. “Deelnemers beseffen vlak voor de deadline dat er nog een hoop werk verzet moet worden”, stelt Van Brakel. “Een betere planning kan aan het eind van de cyclus een hoop stress wegnemen.” Ieder kwartaal met iemand actief bezig zijn aan je portfolio helpt daarbij. Maar de docent vindt ook dat PE-plichtigen slimmer kunnen omgaan met hetgeen ze doen. “Heb je een leeractiviteit afgewerkt, rond het dan ook meteen goed af”, adviseert ze. “Ga je naar een training, leg dan vast wat je geleerd hebt. Door het op te schrijven, vermijd je het risico dat het allemaal wegzakt.”

Goed voornemen
“Zorg ook voor bewijs van de zaken die je hebt ondernomen”, geeft Van Brakel als laatste tip mee. “Heb je bijvoorbeeld een cursus gedaan, sla het bewijs van inschrijving dan alvast op. Als je een coaching on the job volgt, bewaar dan je aantekeningen, als je die gemaakt hebt. Dat is niet alleen handig om de kennis die je hebt opgedaan vast te leggen en voor jezelf beschikbaar te houden; het is een slimme manier om tussentijds al bewijslast te verzamelen die je later misschien nodig hebt als je je portfolio moet opsturen, mocht je uit de steekproef worden gehaald.”

Een goed voornemen voor het nieuwe jaar is te zorgen voor een goede planning. Maak een dossier aan en probeer daar op gezette tijden aan te werken. “Ik zou mijzelf reminders sturen via mijn agenda”, besluit Van Brakel.