Van declaratiebeheer tot creditcard matching

Partnerbijdrage van:

Uitspraken als “Dat bonnetje stuur ik wel even door naar de accountant, die regelt dat” of “Daar heb ik geen tijd voor, zet maar door naar de accountant”: ze komen vaker voor dan je zou denken. Veel bedrijven zien een accountant als degene die ervoor zorgt dat helemaal aan het einde van de rit de boekhouding op orde is. Daar zit natuurlijk een kern van waarheid in, maar de accountant kan veel meer dan dat, mits de mogelijkheid zich voordoet. Als accountant wil je het liefst jouw klanten van strategisch advies voorzien, iets waar de gehele organisatie iets aan heeft. In de realiteit ben je vaker dan je lief is bezig met de administratie, taken tijdrovend zijn, en houd je geen tijd meer over voor wat er echt toe doet. Waar komt deze uitdaging vandaan en hoe kunnen we ervoor zorgen dat accountants weer waarde toe kunnen voegen met strategisch advies?

Verkeerde opdracht
Vanzelfsprekend, en gelukkig, zit niet iedere accountant in hetzelfde schuitje. In sommige gevallen worden accountants gewoon met een strategisch doel aangenomen en werkt dit in de praktijk ook op die manier. Maar vaak is dit niet het geval. Waar sommige opdrachten wel zo beginnen, slaat dit halverwege over in een meer administratieve rol, terwijl bij andere opdrachten er soms niet eens de intentie is vanuit de klant om je te gebruiken voor strategisch advies. Vaak heeft dit te maken met inefficiëntie in processen waar je wordt gevraagd te ondersteunen.

Iedere accountant is meer dan capabel om de administratieve taken uit te voeren zonder enige problemen, maar dat is niet waar jij meerwaarde toevoegt. De meerwaarde van de accountant zit in het meedenken op strategisch niveau om een organisatie echt vooruit te helpen. Om dat te realiseren is het zaak voor jou om samen met je klanten de administratieve processen, zoals het declaratiebeheer en het matchen van creditcard transacties, zo snel mogelijk te stroomlijnen. Met de juiste partners maak je die stap nog makkelijker.

Tekort aan accountants
Een andere factor die invloed heeft op de mate waarin accountants strategische adviezen en ondersteuning kunnen bieden, is het tekort aan accountants. Het komt voor dat zelfs als alle processen optimaal zijn georganiseerd, er nog steeds te weinig tijd overblijft. Daarnaast blijkt uit onderzoek dat accountants zelf soms ook ‘het moeilijke werk’ uit de weg gaan. De Tilburgse promovendus Christian Peters toonde aan dat accountants onder tijdsdruk er soms voor kiezen om de moeilijke taken uit te stellen of zelfs niet geheel afronden, en in plaats daarvan juist de eenvoudige controletaken voorrang geven. Dat is dan ook gelijk de andere kant van de munt: de accountant moet in staat worden gesteld de juiste taken te prioriteren.

Een hoge adviesbehoefte
Volgens Vincent Wanders, een van de sprekers op de Accountancy Expo 2023, is er sowieso een groeiende adviesbehoefte bij veel bedrijven, bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid. De wereld wordt ingewikkelder en dat heeft tot gevolg dat ook ondernemen steeds moeilijker wordt. Dat betekent dat bedrijven het niet altijd meer zelf kunnen oplossen, maar juist externe hulp nodig hebben bij verschillende thema’s. Accountants zijn hiervoor bij uitstek geschikt en daarbij gaat het niet eens zozeer uitsluitend om fiscale thema’s: genoeg mogelijkheden om jezelf te onderscheiden.

Randvoorwaarden als accountant
Het probleem is duidelijk, de mogelijkheden zijn groot, maar er is werk aan de winkel. Om als accountant echt meerwaarde te bieden aan meer dan de administratieve ondersteuning en controle, zullen eerst de basis processen optimaal moeten worden ingericht. Juist die eenvoudige controletaken zijn namelijk tijdrovend.

Denk bijvoorbeeld aan het declaratiebeheer bij klanten. Hoewel het voor jou zonder problemen gaat, is dit niet voor al je klanten het geval. Sommigen hebben nog steeds geen goed proces neergezet wat zorgt voor enorme frustraties op verschillende plekken. Allereerst is er de medewerker die het bonnetje moet indienen en enkele gegevens moet invullen. Vervolgens is er iemand op de financiële afdeling die erachter komt dat er iets niet klopt, en dit weer bij de medewerker moet gaan navragen. Pas als alles helemaal in orde is, gaat het voor een laatste controle naar de accountant die vaak ook nog wel iets op te merken heeft, zeker als het proces niet geautomatiseerd is. Een nog pijnlijker proces is het matchen van creditcard transacties. Medewerkers en afdelingen die dezelfde kaart delen, een limiet die te snel wordt bereikt door onverwachte kosten, een verloren kaart, en een ontbrekende bon; per drie creditcards kost dit al snel een dag per maand, waardevolle tijd die elders beter besteed kan worden. Alleen als dit goed op orde is, heeft een accountant ook daadwerkelijk de tijd om waarde toe te voegen met adviezen waar organisaties echt iets aan hebben.