10 boekhoudsoftware trends voor accountants

De accountant speelt een belangrijke rol wanneer een klant moet kiezen tussen allerlei boekhoudpakketten. Voorzover de ondernemer zijn keuze niet helemaal overlaat aan de accountant, dan vraagt hij hem toch zeker om advies. De Gids Boekhoudsoftware van GBNed biedt sinds jaar en dag een compleet en betrouwbaar overzicht van de pakketten die op de markt zijn. Ook worden enkele trends geschetst, wat vooral handig is als je wilt weten in hoeverre de nieuwigheden in een softwarepakket zinvol zijn. 

Een goede administratie is natuurlijk altijd van groot belang, maar tijdens een crisis helemaal. Tijdens een crisis kun je je als ondernemer nu eenmaal minder fouten veroorloven dan in tijden van voorspoed. Dus moet je juist tijdens een crisis zorgen dat je financiële data en andere bedrijfsinformatie tot in de puntjes kloppen, moet je juist dan een zo actueel mogelijk inzicht hebben in allerlei stuurgegevens en moet je scherpere beslissingen nemen dan normaliter. Daarnaast moet je tijdens een crisis vaak ook meer rapportages produceren dan anders, en uiteraard moeten die ook waarheidsgetrouw zijn. Denk aan de rapportages die ondernemers die tijdens de coronacrisis in aanmerking willen komen voor financiële ondersteuning in het kader van de NOW-regeling. 

Een en ander betekent ook dat de keuze van een goed softwarepakket waarin die zo belangrijke administratie kan worden gevoerd juist tijdens een crisis extra aandacht verdient. Tenslotte hangt grotendeels van die software af welke kwaliteit de administratie heeft – en of je onderneming erin slaagt alle benodigde informatie te vergaren, verwerken en hierover te rapporteren. 

Het juiste pakket bestaat niet
Gelukkig kunnen ondernemers en degenen die hen adviseren de nieuwe editie van de jaarlijkse De Gids Boekhoudsoftware van GBNed raadplegen om zich te verzekeren van een juiste keuze. Let wel: ‘een’ juiste keuze, niet ‘de’ juiste keuze. Immers: "Het juiste boekhoudpakket bestaat niet", zoals onderzoeker/auteur Gerard Bottemanne benadrukt, en wel om twee redenen niet. 

In de eerste plaats omdat de ene onderneming andere eisen en behoeften heeft dan de andere. Zo geldt grosso modo dat hoe groter een onderneming is, hoe meer functionaliteit het boekhoudpakket zal moeten hebben. Met de indeling van de Gids Boekhoudsoftware is hier rekening mee gehouden: in hoofdstuk 3 van de gids worden achtereenvolgens pakketten voor kleine, middelgrote en grotere ondernemingen besproken. 

De tweede reden dat er geen 'one size fits all' is als het gaat om boekhoudpakketten? Heel simpel: de tijden veranderen, en een pakket dat in het verleden goed voldeed is in de toekomst maar al te vaak verouderd. 

[avg-advertorial slug=”alle-accountancy-softwareleveranciers-onder-een-dak”] 

Om te voorkomen dat je als ondernemer 'locked in' raakt en niet meer afkomt van een overjarig pakket, kun je bij de aanschaf al kijken of en hoe je straks afscheid kunt nemen. De Gids Boekhoudsoftware besteedt dit jaar uitgebreid aandacht aan hoe je een goede exitstrategie kunt voeren. Uiteraard is zo'n exitstrategie niet de enige manier om tegen te gaan dat je met verouderde software komt te zitten. Een andere manier is om software aan te schaffen die zo toekomstbestendig mogelijk is. Vaak zal de keuze dan vallen op een pakket dat kan worden aangepast – omdat het kan samenwerken met andere pakketten, bijvoorbeeld, of omdat er nieuwe modules aan kunnen worden toegevoegd als de omstandigheden daarom vragen. Gesloten pakketten zijn gedoemd snel te verouderen, open pakketten hebben de toekomst.   

Daarnaast zijn pakketten die zijn afgestemd op trends die de komende jaren zullen doorwerken in hoge mate toekomstbestendig. Ook op die trends gaat De Gids Boekhoudsoftware in. Helaas is er geen overkoepelend overzicht waarin bij elke trend wordt toegelicht welke boekhoudpakketten hierop zijn afgestemd. Misschien komt zo'n vergelijkend warenonderzoek een komende editie nog wel, maar voorlopig zal de lezer zelf voor elk pakket apart moeten kijken met welke trends rekening is gehouden. 

10 trends voor accountants

Om het de lezer makkelijk te maken onderscheidt GBNed tien van deze trends, die op PSD2 en RGS na in eerdere gidsen ook al uitgebreid aan de orde kwamen. De tien trends op een rij: 

1. Cloud computing
Steeds meer software, data en diensten staan niet meer in de eigen IT-omgeving, maar worden elders betrokken. Uit de cloud, dus. Deze ontwikkeling is al enkele jaren aan de gang, maar zal nog wel even doorzetten. Voorlopig kunnen software-aanbieders hierop in te spelen, door cloudsoftware aan te bieden, al dan niet in combinatie met on-premise software (software die in een eigen bedrijfsomgeving draait). Sommige aanbieders kiezen volledig voor de cloud, andere bieden afnemers de keuze. Unit4, bijvoorbeeld. Een pakket als Unit4 Multivers kan zowel op een standalone PC draaien als op een eigen server of op afstand in de cloud.

2. Scannen en herkennen boekingsdocumenten
Binnenkomende facturen en andere documenten scannen en (bijna) automatisch foutloos verwerken in de administratie: het wordt steeds makkelijker. Zeker nu UBL (Universal Business Language), een standaard voor (o.a.) online facturen, aan een opmars is begonnen. Facturen die gebruik maken van UBL hoeven niet meer te worden gescand, elke regel kan helemaal automatisch worden herkend. Althans als het boekhoudpakket met UBL overweg kan. Veel pakketten die in de Gids Boekhoudpakketten worden besproken kunnen dat inderdaad. Een voorbeeld is Yuki, dat accountants een 'slim boekhoudplatform' in het vooruitzicht stelt, 'waarmee je slim boekhoudt, de ondernemer effectief begeleidt en (bijna) alle papieren rompslomp kwijt bent'. 

3. Elektronisch factureren
De trend om inkomende facturen automatisch te verwerken is onlosmakelijk verbonden met de mogelijkheid om uitgaande elektronische facturen in UBL of een ander gestructureerd formaat te versturen. Die mogelijkheid bieden steeds meer pakketten. Twinfield, bijvoorbeeld, waarmee én ingaande facturen die in UBL zijn opgesteld kunnen worden ingelezen én uitgaande facturen in UBL of een ander gestructureerd formaat kunnen worden opgesteld en verzonden. 

4. Elektronisch bankieren en de Payment Service Directive 2 (PSD2)
"Naast het aanbieden van overschrijvingen en incasso’s hebben verreweg de meeste boekhoudpakketten de mogelijkheid om elektronisch rekeningafschriften van de bank in te lezen en deze te verwerken (reconciliatie) in de boekhouding", meldt de Gids Boekhoudpakketten. Wat dat betreft is elektronisch bankieren volledig ingeburgerd. maar nog lang niet alle pakketten zijn al helemaal klaar voor de Payment Service Directive 2 (PSD2), dat wil zeggen nog lang niet alle leveranciers van boekhoudsoftware hebben al een PSD2-vergunning. Als ze dat wel hebben, kan de gebruiker bliksemsnel beschikken over informatie van zijn bankrekening via een automatische bankkoppeling. "Dat komt een ontwikkeling als continuous monitoring en -auditing ten goede", aldus de Gids Boekhoudsoftware. 

5. SBR
Standard Business Reporting (SBR) is vooral van belang voor wie zijn jaarrekening moet deponeren: dat kan niet meer op papier, maar moet elektronisch, bij voorkeur in SBR-formaat. Daarnaast kunnen kredietrapportages bij de drie grootbanken en BTW-aangiftes en ICP-opgaves voor de Belastingdienst en financiële verslagen voor het CBS in SBR-formaat worden opgesteld. Nog lang niet alle boekhoudpakketten ondersteunen SBR volledig; slechts een enkel pakket biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om kredietrapportages in SBR-formaat te maken. Wel valt hier vaak een mouw aan te passen via een koppeling met andere software. 

[avg-advertorial slug=”alle-accountancy-softwareleveranciers-onder-een-dak”] 

6. RGS
Het Referentie Grootboek Schema (RGS) is een uniform grootboekrekeningschema dat als doel om rapportage maken vanuit de boekhouding te vereenvoudigen. GBNed certificeert pakketten die 'RGS Ready' zijn. Lang niet alle aanbieders zijn al zo ver. Een uitzondering is Exact Online, dat vorig jaar gecertificeerd is. Dit houdt onder andere in dat de klantadministraties makkelijk kan worden gekoppeld aan het grootboek in RGS. 

7. Zelfcontrolerende administratie m.b.v. data-analyse
De administratie die zijn eigen fouten opspoort, dat is in feite waar deze zevende trend op neer komt. Om dit te kunnen moet een pakket beschikken over de nodige kunstmatige intelligentie. Daarnaast – en dat wordt nog wel eens vergeten – moeten voldoende geschikte data zijn voor een pakket om analyses op uit te voeren. In de Gids wordt bij elk boekhoudpakket vermeld welke automatische controlemogelijkheden zijn ingebouwd.

Tijdens Accountancy Expo in oktober worden beide onderwerpen uitgediept. Ook dat tweede onderwerp, de dataverzameling en -veredeling die aan de analyse en controle voorafgaat. Zo weet Silverfin alles over data-verzameling: Silverfin verzamelt automatisch real-time gegevens van al je klanten, op één centrale data hub in de cloud, ongeacht het boekhoudprogramma of ander niet-financieel systeem dat de klant gebruikt. Caseware richt zich op het waarborgen van de kwaliteit van dit soort data. Want: "In deze tijd, waarin steeds meer (big) data beschikbaar is, het noodzakelijk is dat deze data betrouwbaar en van een constante hoge kwaliteit is. Met onze klanten en software willen wij een bijdrage leveren aan het verhogen van de kwaliteit en betrouwbaarheid van economische informatie in Nederland."

8. Robotic accounting
De boekhouding wordt steeds verder geautomatiseerd. Inmiddels zijn we al zo ver dat taken waar vroeger menselijke denkkracht voor nodig was, worden overgenomen software met 'robotic accounting'-capaciteiten. Nu al is het heel gebruikelijk dat uitgaande facturen en bankafschriften volautomatisch de administratie in lopen. Bonnetjes hoeven lang niet altijd meer te worden overgetikt of ingescand. Reken er in elk geval maar op dat de slimme administratieve software straks niet alleen uitgaande maar ook binnenkomende facturen kan inboeken. Zeker wanneer het gebruikelijk wordt om te werken met elektronische factureren die zijn opgesteld in UBL of een variant daarvan. Misschien boeken leveranciers tegen die tijd hun facturen zelfs rechtstreeks in de administratie van hun afnemers. Kortom: straks hoeft niemand meer de administratie bij te houden. 

Zo ver is het nog niet, maar diverse pakketten bieden al aanzetten hiertoe. Zo is Unit 4 Multivers een pakket dat ‘leert’ van vorige boekingen en doet zelf aanvullingsvoorstellen. Yuki controleert de boekhouding van de ondernemer en signaleert wanneer er bepaalde stukken ontbreken of er onduidelijkheden zijn. 

9. API’s
Waar zouden we zijn zonder Application Programming Interfaces, oftewel API's? Hierdoor zijn allerlei platforms en ecosystemen van de grond zijn gekomen. Bedrijven die deel uit willen maken van zo'n ecosysteem, kunnen met behulp van API's met andere bedrijven real time gegevens te kunnen uitwisselen. Software die bepaalde functionaliteiten mist, kan via API's samenwerken met andere applicaties, en zo toch in een ecosysteem worden opgenomen. Vrijwel elk pakket in de Gids beschikt over de nodige API's. Het is nog net niet zo dat elk pakket volledig naar believen kan worden gekoppeld aan andere software, maar veel scheelt het niet. Zodoende kan de gebruiker zelf een 'best of breeds'-pakket samenstellen.   

10. Blockchain
Blockchain is een goed ingebouwde leugendetector, wordt wel gezegd. Fouten in de administratie worden dankzij blockchain een zeldzaamheid, lees je vaak. De blockchaintechnologie heeft in theorie de potentie om boekhoudkundige processen te automatiseren, meldt de Gids Boekhoudsoftware. Alleen is die 'potentie' nog niet verwezenlijkt. Geen van de besproken softwarepakketten maakt al gebruik van de blockchaintechnologie, en de meeste aanbieders kijken de kat uit de boom. 

Een uitzondering is Visma, dat als een van de weinige partijen een uitgesproken visie op blockchain heeft: "Boekhoudpakketten worden integraal onderdeel binnen de blockchain. Alle systemen worden uiteindelijk op elkaar aangesloten. Dit zorgt er voor dat verkoop, leveringen en inkoop van diensten en goederen centraal zullen worden vastgelegd in het centrale netwerk, de blockchain. Waarbij het centrale grootboek in feite toegankelijk zal zijn voor iedereen. Dit zogenaamde "distributed ledger" zal er voor zorgen dat alle aangesloten partijen in de waardeketen naadloos met elkaar kunnen samenwerken waardoor het vastleggen van transacties ten behoeve van de huidige administratie uiteindelijk ‘verdwijnt’." 

Hoe het in de toekomst precies binnen de financiële adminstraties zal doorontwikkelen is nog niet helemaal te zeggen, erkent Visma. In toekomstige edities van de Gids Boekhoudsoftware zal dit ongetwijfeld glashelder aan de orde komen, zoals we dat van GBNed gewend zijn!

De Gids telt ruim 300 pagina's en is gratis beschikbaar in PDF Formaat.

Ga naar opvragen GIds boekhoudsoftware…