Accountantskosten jeugdzorgorganisaties: waar zitten de pijnpunten?

Door Richard Knops

Een gemiddelde zorgorganisatie betaalde in 2018 zo’n 121.000 euro aan accountantskosten, schrijft Intrakoop, en dat komt neer op zo’n 1,57 euro per 1.000 euro omzet. GGZ-organisaties zitten een stuk boven dat gemiddelde met 2,66 euro en jeugdzorg valt nog duurder uit: 3,60 euro. 

In deze blog wil ik de toetsingscriteria van de geldverstrekkers (gemeenten en zorgverzekeraars) naast die van kwaliteitsbeoordelaars voor accountantskantoren leggen en laten zien waar de pijnpunten zich bevinden. Met name de eisen aan de controle van de feitelijke levering leidt tot discussie. 

De accountantscontrole productieverantwoording Jeugdwet 2019
COPRO heeft het Algemeen Accountantsprotocol Financiële Productieverantwoording WMO en Jeugdwet 2018 (en 2019) beoordeeld van Project i-Sociaal Domein (iSD). Dit vormt de basis van de accountantscontrole van de productieverantwoording Jeugdwet.
Hierbij de belangrijkste controle elementen.  

1. Het recht op het verstrekken van zorg
Er is een geldige zorglegitimatie aanwezig van een indicerend orgaan of (medisch) specialist. Dit komt naar voren uit een zogenoemd ‘ronde tafel’ gesprek waarin de therapeut met de cliënt of diens vertegenwoordiger afspreekt samen met de budgetverstrekker op hoeveel zorg(tijd) de cliënt recht heeft en tegen welk tarief. De zorginstelling ontvangt hiervoor een beschikkingsnummer (indicatiebesluit) waarop de zorg (elektronisch) kan worden gefactureerd. Uren maal tarief of via een arrangementenstructuur.
De zorginstelling zorgt verder voor een getekende samenwerkingsovereenkomst met de overheidsinstantie, dan wel zorgverzekeraar. 

2. De bepaling van de omvang van de zorg
Een onderliggende urenregistratie waarborgt dat de geleverde omvang van de zorg correct is geregistreerd. Dit vormt de basis van de facturatie. Overschrijding van de bandbreedte waarin mag worden geleverd wordt snel gesignaleerd door een geautomatiseerd zorgregistratiesysteem, waardoor afwijkingen steeds minder voorkomen. Zorgmanagers bewaken dit.  

3. De vereisten aan de declaratie
Het tarief is gelijk aan het tarief dat met de instanties is afgesproken blijkens het afgesloten contract. De aantallen komen voort uit het zorgregistratiesysteem. 

4. Het aantonen van de levering van zorg
Zorginstellingen geven aan in het bezit te zijn van certificeringen die de kwaliteit van de zorg waarborgen. Verder zijn er geen / nauwelijks klachten aanwezig van cliënten of diens vertegenwoordigers. De klachten die er zijn, zijn naar tevredenheid afgehandeld. Uit materiële  controles zijn verder geen bijzonderheden naar voren gekomen.  De doelstellingen die met cliënten zijn afgesproken zijn grotendeels behaald en de zorg is volop in gang, wanneer ik het gebouw betreed. 

In het zorgproces zijn beheersmaatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat de verantwoorde zorg is geleverd. Er is een planning voor zorgmedewerkers waarin het overeengekomen zorgaanbod wordt toegelicht.  Het zorgplan wordt ondertekend door de cliënt of diens vertegenwoordigers. 

Materiële controles van de geldverstrekkers
Het doel van de materiële controle is voldoende zekerheid verkrijgen dat de gedeclareerde zorg doel- en rechtmatig is. Om dit doel te bereiken zet het zorgkantoor controlemiddelen in. Denk hierbij aan het uitvoeren van een bureaucontrole op de bij ons beschikbare (declaratie)gegevens of een detailcontrole op locatie van de zorgaanbieder.
Controles op de feitelijke levering vinden plaats door: 
–    Aanwezigheid procesbeschrijving declaratieproces. 
–    Aanwezigheid interne controles op doel- en rechtmatigheid: Deze doelstellingen zijn gebaseerd op het profiel van de cliënt, de deskundigheid van de gedragswetenschapper en is afgestemd met de ouders.
–    Aanwezigheid interne controles op de kwaliteit van de cliëntendossiers: Een adviesbureau bekijkt of de procedures zijn beschreven en voldoen aan externe kwaliteitstoetsers (zoals bijvoorbeeld DNV). 
–    Managementletter over de uitgevoerde audit (AO/IC) van het afgelopen jaar. Dit betreft de interne controle door de AO/IC’er. Dit ligt in lijn met de aard van de controlewerkzaamheden van de controlerend accountant. 
–    Analyse declaratiegedrag, benchmarking, trendanalyse en verbandscontrole
–    Aanwezigheid evaluatie juiste indicatie zorg voor cliënt. 

Uitkomsten uit vragenlijsten en telefonisch overleg vormen de basis voor een eventueel aanvullend bezoek. Deze punten zijn gebaseerd op materiële controles van de zorgkantoren CZ en VGZ in 2019. 

De toetsing van de kwaliteitsbeoordelaar 
Binnen het dossier wordt aangegeven dat medewerkers hun uren netjes hebben verantwoord en dat dit aansluit bij de declaraties en past binnen de bandbreedte van de zorg.  Ook zijn er geldige indicatiebesluiten aanwezig. Verder sluit het verantwoording aan met de afgesproken tarieven en het aantal uren sluit aan met het zorgregistratiesysteem. 

Tijdens de beoordeling van het dossier merkt de toetser echter op dat er een onzekerheid is van wezenlijk belang omtrent de rechtmatigheid van de zorg op basis van deze informatie. De aanwezigheid van de cliënten kan immers niet worden gewaarborgd.  Er is geen tegengesteld belang aanwezig. Zij tekenen zelf niet voor iedere behandeling dat ze hebben gehad.  Ook kan niet worden gewaarborgd dat de doelstellingen ook echt zijn behaald.  De urenverantwoording vormt onvoldoende basis voor een goedkeurend oordeel.

Op basis van deze controle worden zorginstelling geadviseerd de vertegenwoordigers van de cliënten te laten tekenen voor de ontvangen zorg. Verder dient het vervoer te worden gecontroleerd als extra controlemiddel.

Richard Knops AA is MKB accountant binnen Reintjens & Essers