‘Accountant is nog lang niet uitgeautomatiseerd’

Dat zegt Ritsjert Cornelissen, Associate Director Customer Service & Support bij Wolters Kluwer Tax & Accounting, aanbieder van Twinfield en één van de exposanten op Accountancy Expo op 27 oktober 2020. 

[avg-advertorial slug=”alle-accountancy-softwareleveranciers-onder-een-dak”] 

Hij neemt enkele actuele ontwikkelingen onder de loep: Welke trends spelen er onder accountants? Waar hebben ze behoefte aan als het gaat om digitale diensten en producten? En hoe probeert een aanbieder als Wolters Kluwer daaraan tegemoet te komen?

Nederland is een digitale voorloper, en accountants en hun klanten geven in Nederland bovendien de toon aan. De administratie die in een schoenendoos wordt aangeleverd en moet worden overgetikt is een uitzondering geworden, en administratieve software die 'on premise' draait wordt steeds meer vervangen door cloudsoftware. Accountants werken voortdurend aan verdere standaardisatie van allerlei processen, blijkt uit onderzoek van Twinfield.

"En van standaardisatie naar automatisering is het vervolgens maar een kleine stap", aldus Ritsjert Cornelissen.Dit geldt zeker voor de administratie van klanten: verregaande automatisering is van levensbelang, vanwege de dalende prijzen die zich hier voordoen. De samenstellende praktijk moet daarom een soort productiestraat zijn, volledig geautomatiseerd waarbij administratieve software, jaarrekeningsoftware en belastingsoftware aan elkaar zijn gekoppeld. Hierdoor hoeft data-invoer slechts op één plek plaats te vinden, kan reporting gestandaardiseerd worden en blijft alle informatie in één bron beschikbaar en controleerbaar. Maar ook met de automatisering van de eigen backoffice maken accountants grote stappen, getuige de populariteit van producten als Alure, de software van Wolters Kluwer voor CRM, tijdregistratie en facturering en typische backoffice-activiteiten zoals documentmanagement, planning en de kantoorboekhouding. “En ook Alure is tegenwoordig in een online versie beschikbaar”, zegt Cornelissen.

Die voortdurende verdergaande automatisering krijgt extra vaart doordat accountants meer met data willen doen. Deels wordt deze trend ingegeven doordat accountants zich in toenemende mate willen richten op analyses en (op data gebaseerd) advies. Deels is het ingegeven door hetzelfde streven naar efficiency dat vrijwel altijd een drijvende kracht is achter elke automatiseringsslag: "Accountants willen bijvoorbeeld stamgegevens en andere data uit de administratie kunnen hergebruiken buiten de financiële administratie om, zonder dat ze deze opnieuw hoeven in te tikken." 

Kinderlijk eenvoudig

Waarmee meteen een andere trend is aangestipt: "Accountants willen makkelijker met verschillende applicaties kunnen werken, het liefste zonder zich steeds te hoeven verdiepen in de eigenaardigheden van elke afzonderlijke applicatie. Het liefste met een interface die een uniforme 'look and feel' over de applicaties heen biedt. Vroeger, toen de administratieve software voornamelijk werd gebruikt om transacties te registreren, was de noodzaak voor gemak en uniformiteit veel minder groot: de professionele gebruiker ging het er vooral om dat de software deed wat ervan werd verwacht."

Tegenwoordig hebben accountants veel meer behoefte aan een eenduidige, makkelijke bediening, nu ze steeds vaker maatwerksoftware (denk aan software voor klantenbeheer, voorraad- en kassasystemen, en voor projecten- en urenadministraties of analysesoftware) koppelen aan de administratie. Wellicht dat de invloed van allerlei ontwikkelingen op de markt voor consumenten ook een rol hebben gespeeld: denk aan de opkomst van een aanbieder als Netflix (met een interface die een wonder van gebruiksvriendelijkheid is vergeleken bij die van de vroegere DVD-spelers) of van de intuïtieve Apple-software. Thuis zijn accountants verwend door al die gebruikersvriendelijkheid, dus waarom zouden ze dat niet ook op het werk mogen verwachten?

[avg-advertorial slug=”alle-accountancy-softwareleveranciers-onder-een-dak”] 

Nog een trend is dat de activiteiten van de accountant zich in toenemende mate online afspelen. Dit geldt ook voor de samenwerking tussen accountant en klanten. Accountantskantoren beheren bijvoorbeeld steeds vaker de administratie van klanten in de cloud. Waarbij de klant zelf de cijfers invoert, en de accountant zich sterker kan richten op diensten zoals (data)analyse en advies. Eventueel in samenwerking met andere partijen – wat dankzij de cloud ook veel makkelijker is dan tien, vijftien jaar geleden. 

Rijkere software

Voor software-aanbieders betekenen deze trends aan afnemerszijde vooral dat er steeds zwaardere eisen aan software worden gesteld. Niet alleen moet de software steeds meer mogelijkheden bieden, gebruiksvriendelijk zijn, altijd en overal beschikbaar zijn (in de cloud) en moeten applicaties goed kunnen samenwerken – de software moet ook duurzaam zijn, zegt Cornelissen. "Duurzaam in de zin dat het lang meegaat. Accountants willen geen wegwerpapplicaties, daarvoor kost het te veel moeite om de geïnstalleerde software te vervangen. Ze willen software die met hen meegroeit – software die steeds rijker wordt en steeds verder wordt doorontwikkeld, zodat het accountantskantoor bij de tijd kan blijven. Daar raakt deze wens ook de ambitie van Wolters Kluwer: wij leveren expert solutions voor professionals, zodat zij er voor hun klanten kunnen zijn wanneer die dat het meest nodig hebben."

Al deze ontwikkelingen spelen al langer, maar hebben de laatste tijd een impuls gekregen door enkele gebeurtenissen. Belangrijk daarbij is ook de invoering van de betaalrichtlijn Payment Service Directive (PSD2).

De boekhoudsoftware van leveranciers met een PSD2-vergunning (zoals Twinfield) zorgt ervoor dat de gebruiker realtime kan beschikken over informatie van zijn bankrekening via een automatische bankkoppeling. "Dus het is niet meer zo dat de bank 's nachts gegevens aanlevert die dan 's ochtends kunnen worden verwerkt. Nu kunnen 'in real time' elektronisch rekeningafschriften van de bank worden ingelezen en verwerkt in de administratie." Het is een volgende stap in wat wel 'robotic accounting' wordt genoemd. Ultieme doel is dat de administratie voortdurend automatisch wordt bijgewerkt, zodat accountant en ondernemer steeds een actueel inzicht kunnen krijgen in allerlei gegevens over het reilen en zeilen van de onderneming (‘continuous monitoring’). En die kunnen gebruiken om beslissingen op te baseren en om anderen daarvan op de hoogte te brengen (‘continuous reporting’).

Dan is er de uitbraak van het coronavirus, een even onverwachte als ingrijpende gebeurtenis.

Over de hele linie heeft de 'coronacrisis' geleid tot een versnelling van de verdere digitalisering, en de accountancysector is geen uitzondering. "Wij zien ook dat corona een volgende fase in de digitalisering triggert. Zelf merken we dat we onze gerichte opleidingen ook succesvol online kunnen geven, maar hopen we dat we klanten snel weer persoonlijk kunnen ontmoeten om van elkaar te kunnen leren en kennis te delen. Voor veel accountants is er nu ook aanleiding om de mogelijkheden die onze software biedt om online zaken af te handelen intensiever te gebruiken. Denk aan de mogelijkheden tot samenwerking met klanten: daar wordt nu veel vaker op ingezet dan voor de crisis, terwijl die mogelijkheden toen ook bestonden. Wij verwachten overigens dat die behoefte om online zaken af te handelen zal blijven. Daarop blijven we de Twinfield software aanpassen: de accountant is zeker van een modern, snel en veilig product waarbij hij zich over compliancy geen zorgen meer hoeft te maken.”