Hoe ga je als accountant om met een intern conflict over de inrichting van de jaarrekening?

Door Frank Laurens Jansen

Op het bestuur van de BV rust de verplichting tot de opmaak van de jaarrekening. Het gebeurt regelmatig dat de bestuurders en (groot)aandeelhouders van een BV in conflict raken over bijvoorbeeld een afboeking of een voorziening. Waar de verslaggevingsvoorschriften primair gelden voor de BV, gelden voor de accountant uiteraard ook expliciete regels voor zijn handelen. Naast de regelgeving die geldt voor de organisatie waar de accountant werkzaam is zijn er tevens ook normen die zich richtten op het gedrag van de accountant bij het uitvoeren van zijn opdracht, zoals te vinden in de VGBA en NV COS. Vanuit een civielrechtelijk oogpunt zijn deze mede van belang bij een eventuele aansprakelijkheidsstelling. 

Bij verslaggevingskeuzes komt het bestuur binnen de grenzen van de aanvaardbare beleidsvrijheid toe. Het is vervolgens doorgaans aan de accountant om te beoordelen of het bestuur binnen deze grenzen is gebleven. En dat kan de accountant in een lastige positie brengen. Immers de accountant beoordeeld zijn eigen opdrachtgever en kan zodoende ongewild een marionet van de verschillende betrokkenen worden met ieders hun eigen belang.  

De opdrachtaanvaarding (samenstelverklaring, beoordelingsverklaring en de controleverklaring) zijn contractuele relaties (boek 7 titel 7 BW). Doorgaans worden in de opdrachtbevestiging onder meer zaken opgenomen met betrekking tot onder meer: de onafhankelijkheid, de inhoud van de opdracht, met welke richtlijnen en standaarden gewerkt wordt en wat de verantwoordelijkheden zijn van het bestuur en de accountant. Maar in de praktijk betekent dat toch vaak dat lang niet alle uitdagingen hiermee getackeld zijn. 

In de MKB-sfeer hebben accountants doorgaans een langdurige relatie met hun opdrachtgevers en deze wensen ze uiteraard te behouden. Het teruggeven van de opdracht ligt dan niet voor de hand. En het intrekken van de opdracht door de opdrachtgever stuit vaak op praktische problemen. Daarbij komt dat met betrekking tot de controleopdracht intrekking door de aandeelhoudersvergadering (Ava) enkel kan om gegronde redenen. Een meningsverschil over verslaggevingsmethodes hoort daar niet bij (art. 2:393 lid 2 BW).

De accountant dient de opdrachtgever -tussentijds- op de hoogte te houden van zijn werkzaamheden. Ook dient de accountant aan de BV (de rechtspersoon) verantwoording af te leggen over zijn handelswijze (7:403 BW). Voor de controleopdracht geldt uiteraard dat de accountant over de uitvoering ervan verslag doet aan het bestuur en evt. aan de RvC. Voor de goede orde: hoewel het accountsverslag doorgaans in schriftelijke vorm geschiedt is dit geen wettelijke vereiste. Let wel: De NV COS 260 schrijft wel voor dat in bepaalde gevallen dit wel verplicht is, bijvoorbeeld bij een OOB. 

Bij een conflict tussen bestuurders en aandeelhouders zullen (groot)aandeelhouders er doorgaans belang bij hebben kennis te nemen van de inhoud van het accountsverslag en de ‘managementletter’. Hoewel het accountsverslag en de ‘managementletter’ ter attentie van het bestuur en evt. de RvC worden opgesteld volgt uit de rechtsliteratuur dat ook de Ava gerechtigd is hiervan kennis te nemen. Het argument dat de geheimhoudingsplicht en de vertrouwelijke aard van de informatie dit in de weg staan gaat mijns inziens niet op. Te meer ook het bestuur en evt. de RvC van de BV de Ava alle verlangde informatie dient te verschaffen als daarom verzocht wordt. Alleen als een zwaarwichtig belang zich daartegen verzet hoeft daar geen gehoor aan gegeven te worden (2:217 BW). Verslaggevingsmethodes en een toelichting daarop lijken daar niet onder te vallen. 

Daar waar de accountant binnen de NV het wettelijke recht heeft om de Ava bij te wonen en het woord te voeren (art. 2:393 lid 1 jo. 2:117 lid 5 BW). Rijst de vraag of een accountant van een BV er niet baat bij heeft in de opdrachtovereenkomst op te nemen dit recht te wensen? 

Het is aan de accountant om te toetsen of de verslaggevingskeuzes vallen binnen de grenzen van de beleidsvrijheid van het bestuur. Als de accountant vindt dat dit niet gebeurd is zal dat dienen te leiden tot aanpassing van de (concept)jaarrekening. Als het bestuur dat niet wenst te doen, zal dit uiteraard gevolgen dienen te hebben voor de accountantsverklaring.

Bij interne conflicten binnen het bestuur en/of met de Ava wordt in de literatuur verondersteld dat indien aanwezig de RvC een bemiddelende rol heeft (hoewel hier geen verplichting toe is). Bij een BV die niet beschikt over een RvC rijst de vraag of de accountant daar geen rol in kan spelen? Waarbij schriftelijk vastleggen van belang is!

Mr. Frank Laurens Jansen is ondernemingsrecht advocaat bij www.kreinn.nl en is lid van de vereniging corporate litigation en de vereniging jaarrekeningenrecht.

[avg-advertorial slug=”accountancy-expo-2023-secure-your-business”]