Lansigt kiest voor volledige elektronische factuurstroom

Machiel Roos, teamleider Finance en Control bij Lansigt, is binnen de organisatie verantwoordelijk voor het facturatieproces. Hij ziet dat e-facturatie steeds meer momentum krijgt. Roos: ‘Veel klanten zijn in de afgelopen tijd zelf overgegaan van facturatie op papier naar facturatie in de vorm van een PDF via e-mail. Vaak wordt dit gezien als elektronische facturatie, maar dat is het in feite niet.’ Bij de PDF zijn nog steeds handmatige acties en controles vereist bij het inboeken. Een e-factuur is een echt elektronisch document op basis van UBL die zonder extra handelingen (zoals scannen) automatisch in de boekhoudsoftware ingelezen en geboekt kan worden. E-facturatie is efficiënt en voorkomt de kans op invoer- of typefouten.

‘Mede door de toename van ‘digitale’ facturen bij onze klanten, werd de aankondiging dat wij overgaan op e-facturatie goed ontvangen. Natuurlijk hebben wij zorgvuldig gecommuniceerd, slechts een zeer klein percentage van onze klanten blijft vasthouden aan papier,’ aldus Roos. ‘We zien dat nu al 15% van de totale factuurstroom in UBL wordt afgeleverd. Een aandeel dat continu toeneemt, mede doordat Lansigt hierover met klanten in gesprek blijft.’ De reacties van klanten zijn positief. Machiel Roos: ‘De meeste bedrijven beschouwen het als iets vanzelfsprekends en staan er niet bij stil. Van de meest innovatieve klanten, bijvoorbeeld in de ICT-sector, krijgen wij vaak positieve feedback. Zij geven aan dat elektronisch factureren echt bijdraagt aan ons vooruitstrevende imago.’

Lansigt gebruikt het financiële pakket MUIS Software om e-facturen te verzenden en te ontvangen in UBL. MUIS is via provider eVerbinding aangesloten bij Simplerinvoicing en committeert zich daarmee aan de gemaakte afspraken binnen dit netwerk. Wanneer Lansigt een factuur via de software verstuurt, wordt altijd automatisch de beste elektronische aflevermethode gezocht. Bij voorkeur rechtstreeks in de financiële software van de ontvanger. Als de ontvanger de factuur niet elektronisch kan ontvangen, wordt het document afgeleverd per e-mail.