Van operationele chaos naar lights out accounting

Elke organisatie verwerkt haar facturen op een andere manier, maar vaak ligt de nadruk nog op het printen en verspreiden van papieren facturen. Er komt bijvoorbeeld een factuur binnen op de administratie, via post op papier of via de mail als pdf. Daarvandaan wordt de factuur al wandelend voor goedkeuring naar een manager van een afdeling of een directeur gestuurd. Deze persoon bekijkt de factuur en zet zijn of haar krabbel voor goedkeuring. In sommige gevallen gaat de factuur ook nog naar een andere afdeling voordat de factuur weer terugkeert naar de administratie die de factuur vervolgens fiatteert en klaar zet voor betaling. Het is geen geheim dat dit een omslachtig en foutgevoelig proces is. Toch zijn er nog veel organisaties met zo’n aanpak. In deze whitepaper laten we zien hoe een organisatie kan professionaliseren op het gebied van factuurverwerking. Het factuurverwerkingsproces kent drie niveaus:operationele chaos, digitale evolutie en lights out accounting. We beginnen echter met de rol van factuurverwerking in het proces van aankopen tot betalen (het purchase-to-pay-proces). Met factuurverwerking worden de eerste stappen gezet naar een gestroomlijnd purchase-to-pay-proces, waarmee een organisatie meer grip krijgt op iedere euro die wordt besteed.