Zo maak je meer impact met rapportages

Dat zegt strategie-expert Merlijn Gillissen van organisatieadviesbureau Decido. 

Standaardrapportages en stuurinformatie: ze horen bij de praktijk van de adviserende accountant. Maar hoe zorgt u voor rapportages die impact hebben en voor stuurinformatie die uiteindelijk leidt tot sturing? We spreken hierover met Gillissen die veel ervaring heeft met managementinformatie die wel zoden aan de dijk zet.

In zijn loopbaan werkte Gillissen in uiteenlopende organisaties mee aan rapportages. Hij zag echter dat veel rapportages niet echt door managers en ondernemers werden gebruikt. Daarbij vielen hem twee dingen op: “Het eerste wat ik – ook in mijn eigen praktijk – merkte, was dat er in die rapportages een overdaad aan informatie stond. Het tweede was dat ze vooral achteruit keken, terwijl het bij sturing juist gaat om vooruitkijken.”

Primaire taak
Gillissen wil daarmee niet zeggen dat de accountant alle aandacht maar moet verleggen naar de toekomst. “Het accountantsverslag en de jaarrekening blijven belangrijk om vast te leggen hoe een bedrijf heeft gepresteerd. Het opstellen van verantwoordingsrapportages is dan ook een primaire taak die je niet mag verwaarlozen. Want als dat gebeurt, dan kun je wel inpakken.”

Hij wil echter een punt maken waar het gaat om stuurinformatie. “De fout die veel mensen maken, is dat ze verantwoordingsrapportages verwarren met rapportages die nodig zijn voor sturing.” Daarbij is een accountantsverslag of jaarrekening volgens hem niet toereikend vanwege de gerichtheid op het verleden. Maar je bent er zelfs nog niet met een digitaal dashboard met actuele cijfers.

Echte stuurinformatie
Veel belangrijker zijn de mensen achter de cijfers. Gillissen: “Als op een dashboard een rood lampje gaat branden, dan weet je nog niet precies wat er aan de hand is. Dan moet je je dus gaan verdiepen, niet in de cijfers maar in de mensen. Mijn eerste vragen aan bedrijven zijn dan ook: hoe ziet de sturing eruit? Wie rapporteert aan wie? En waarover gaat dat dan?”

Daarbij is echte stuurinformatie volgens Gillissen informatie waar een ondernemer of manager direct wat mee kan. “Daarvoor vertaal je bijvoorbeeld een verzuimpercentage – een getal met een hoog abstractieniveau – naar een niveau waarop je actie kunt bewerkstelligen, door te kijken naar bijvoorbeeld wie hoe vaak verzuimt. Je kijkt dus naar het cijfer en daaroverheen leg je de structuur van de organisatie.”

Meer aandacht voor maatschappelijke impact
Naast de verplichte financiële verslaglegging wordt ESG-verslaglegging ook steeds belangrijker. Hoewel er nog geen officiële standaarden bestaan voor rapportering op maatschappelijke impact, wordt er wel gekeken naar de accountant om daar wat van te vinden. Gillissen: “een accountant die zich alleen verdiept in financiële rapportages plaatst zich snel aan de zijlijn. Het gaat steeds vaker over ‘integrated reporting’, waarbij maatschappelijke indicatoren hun plek verdienen naast traditionele W&V cijfers”. Kennis van sturing op deze (soms moeilijker te meten) indicatoren behoort straks echt tot de gereedschapskist van de adviserende accountant, aldus Gillissen.

[avg-advertorial slug=”verbeter-je-rapportages-met-heldere-vuistregels”] 

Menselijke dimensie
Een adviserende accountant richt zich naast de niet-financiële cijfers dus voortaan nog meer op de mensen in organisaties. Gillissen: “Wanneer je als accountant de menselijke dimensie niet ziet en betrekt in je advies, dan mis je echt heel veel. Want bij sturing draait het uiteindelijk om mensen en wat hen beweegt. Daarna komen de cijfers pas, in die volgorde. En zeker in het licht van de maatschappelijke discussie zal je eerder meer mensen van binnen én buiten moeten betrekken dan voorheen”

Voor meer impact is het dus eerst nodig om een organisatie en zijn omgeving te doorgronden. “Je moet weten wat er allemaal speelt en wie er echt invloed heeft. Dat heeft lang niet altijd met hiërarchie te maken, want overal in een organisatie vind je invloedrijke mensen. Zo beïnvloeden de leiders van de toekomst nu al het spel. Dat betekent dat je moet denken in invloedssferen.”

Keuzes maken
Wat moet een accountant in huis hebben om hier succesvol mee aan de slag te gaan? Gillissen: “Dat ligt aan je eigen ambities. Als die zich nog steeds richten op vastleggen en controleren, dan heb je natuurlijk cijfermatige vaardigheden nodig en daarbij ook nauwkeurigheid en vasthoudendheid. Maar als je echt een stap wilt zetten richting de adviseur, dan maak je ook een stap richting mensenwerk.”

Mogelijk is dit niet iedere accountant op het lijf geschreven. Gillissen adviseert daarom om duidelijke keuzes te maken. “Je moet in de spiegel durven kijken. Waarin ben ik wel sterk en waarin niet? Dat is ontzettend belangrijk om te weten, want er zijn maar weinig mensen die het hele spectrum kunnen bedienen. En wat de ene persoon drijft, is niet hetzelfde wat de andere persoon drijft. Inzicht in je eigen profiel is daarbij cruciaal. Want anders doe je half werk of zie je dingen over het hoofd, en dat kan echt niet in de accountancy.”