Zo krijgt u grip op de adviespraktijk

De afgelopen tijd bent u waarschijnlijk druk geweest met het samenstellen van jaarrekeningen en het verzorgen van aangiftes over het afgelopen boekjaar. De kans bestaat dat u daardoor de actualiteit uit het oog verloren bent. Het eerste half jaar is inmiddels alweer bijna voorbij. Hoog tijd om vooruit te denken, mee te denken met uw klanten. Maar weet u eigenlijk wel hoe uw klanten ervoor staan? En nog belangrijker, weet uw klant zelf ook hoe hij ervoor staat? Arjan van Beek, Productspecialist bij Visionplanner, legt uit hoe u daar achter komt. 

Samenstellen

De jaarrekening is nu afgerond. Maar hoe relevant is die nou eigenlijk voor de klant? Natuurlijk heeft u jaarcijfers nodig voor de belastingaangifte of de Kamer van Koophandel. Dat hoeft meestal niet zo uitgebreid. Mijn advies is daarom ook, houd het kort en eenvoudig! Zeker als er geen bank of financierder is die om cijfers vraagt. Er zit verder echt niemand te wachten op die jaarrekening.

Meer weten? Tijdens de Accountancy Expo 2017 op 20 juni legt Visionplanner, een van de exposanten, uit hoe u uw adviespraktijk het beste kunt inrichten. 

Verleg uw aandacht

De tijd die u normaal gesproken aan de jaarrekening besteedt, kunt u beter spenderen aan het optuigen van tussentijdse cijfers. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe pakt u zoiets nu eigenlijk aan? “Die jaarrekening moet er toch komen”, wordt vaak gezegd. En er zijn tal van andere argumenten die de focus op de jaarrekening verantwoorden:

•             De meeste tijd gaat zitten in de dossiervorming;

•             Mijn klant verwacht van mij dat ik een jaarrekening maak;

•             Als ik geen jaarrekening maak, wat moet ik dan factureren;

•             Ik heb geen tijd om tussentijdse cijfers te maken.

Het zijn veelgehoorde argumenten om vooral toch maar gewoon te blijven doen wat we al die jaren hiervoor hebben gedaan. Ik geloof daar persoonlijk niet zo in. Heeft u geen tijd of heeft het geen prioriteit? Uiteindelijk wilt u het beste voor uw klant. Dat is namelijk ook het beste voor u. Verleg dus uw aandacht van jaarrekening naar tussentijdse rapportage. Zo kunt u de klant het beste adviseren en u blijft relevant voor uw klant.

6 tips

Bent u overtuigd? Maak dan tijd en verleg de focus. Hier volgen zes tips om uw aandacht te verleggen van samenstellen naar advies.

1. IB-plus

Voor een eenmanszaak of VOF is er lang niet altijd een noodzaak voor het opstellen van een jaarrekening. Uw klant wil weten wat hij verdient en wat hij moet betalen. Deze informatie blijkt ook uit een fiscale aangifte. Als het einddoel van de opdracht alleen een fiscale aangifte behelst, laat dan de jaarrekening achterwege. Een balans en winst- en verliesrekening is voldoende.

2.  Richt de jaarrekening  minimaal in

Voor een besloten vennootschap moet een jaarrekening gemaakt worden. Maar heeft u al eens bekeken wat daar minimaal in moet zitten? Ik merk in de praktijk dat veel accountants- en administratiekantoren nog niet goed in beeld hebben welke van hun klanten in de categorie  ‘micro’ vallen in plaats van de categorie ‘klein’. De minimale inrichtingseisen voor een micro-entiteit zijn namelijk aanzienlijk beperkter dan voor een kleine rechtspersoon. Laat die mutatie-overzichten en grondslagen achterwege in het rapport als ze niet verplicht zijn. De tijd die u daarmee bespaart, kunt u beter benutten door een actueel overzicht te geven van de liquiditeitspositie van de klant.

3. Sluit tussentijds af

Sluit iedere maand of ieder kwartaal de administratie af en zorg voor een uitgewerkte kolommenbalans. Daardoor kunt u een gedeelte van het jaarwerk naar voren halen. Eigenlijk creëert u hiermee dubbel voordeel. U bent minder lang bezig met het jaarwerk. Daarnaast helpt het om efficiënter en beter de tussentijdse cijfers op te stellen. Boek netjes iedere maand de afschrijvingen, loonjournaalpost en overlopende posten en tel uit je winst.

4. Zorg dat het cliëntdossier voortdurend op orde is

Permanente stukken kunt u gedurende het jaar al uitvragen bij de klant en opslaan in het dossier. Daarnaast kunt u zorgen voor een goede bedrijfsbeschrijving waarin u ook de zaken benoemt die extra aandacht nodig hebben bij het samenstellen. Een goede bedrijfsbeschrijving is een levend document dat gedurende het jaar wordt aangepast aan de situatie van de klant.

5. Stel risicogericht samen

Als u aan het einde van het jaar al over een uitgewerkte kolommenbalans beschikt en het cliëntdossier op orde is, kunt u bij het samenstellen kiezen voor de risicogerichte aanpak. U gaat dan alleen nog met de zaken aan de slag die er echt toe doen en  die mogelijk het beeld van de jaarrekening nog kunnen beïnvloeden. Uitgebreide werkprogramma’s zijn hiervoor niet nodig. Dat scheelt ook weer tijd.

6. Jaarrekening in SBR-format

Stel de inrichtingsjaarrekening volledig op in SBR-format. Dit zorgt ervoor dat u data eenvoudiger kunt hergebruiken en kunt ontsluiten naar externe partijen als de KvK en de bank.

Vinger aan de pols houden

Al die tijd die u bespaart met het samenstellen van de jaarrekening van vorig jaar, kunt u weer besteden aan meer actuele activiteiten. Hoe heeft uw klant het gedaan in het afgelopen kwartaal? Is dat in lijn met dezelfde periode als vorig jaar? En hoe houdt u een vinger aan de pols gedurende het jaar zodat de klant tussentijds bij kan sturen? Een aantal handvatten om een vinger aan de pols te houden gedurende het jaar.

Managementoverzicht

Geef de klant een managementoverzicht waarmee hij kan zien hoe de omzet, brutomarge en het resultaat zich verhouden tot voorgaande periodes en dezelfde periodes van vorig  jaar. Dat kan in de vorm van een online dashboard dat gekoppeld is aan het boekhoudprogramma van de klant. Als de administratie netjes tussentijds wordt afgesloten, dan rolt zo’n overzicht er vanzelf uit. U zult merken dat u alleen hierdoor al meer in gesprek komt met de klant over de actuele cijfers.

KPI’s

Ontwikkel samen met de klant Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s). Daar kan deze vervolgens gedurende het jaar op sturen. Dat kunnen hele voor de hand liggende cijfers zijn. Bijvoorbeeld het openstaande saldo aan debiteuren voor een klant die moeite heeft om zijn geld op tijd binnen te krijgen. Maar denk ook aan meer specifieke KPI’s. Voorbeelden daarvan zijn de gemiddelde omzet per opdracht of project, de personeelskosten uitgedrukt in een percentage van de omzet of de gemiddelde besteding per betalende bezoeker. (Zie voorbeeld in graphic onder.)

Prognose

Als u een vergelijking maakt met het vorige jaar, kunt u in ieder geval zien of het beter of slechter gaat met de klant ten opzichte van vorig jaar. Maar behaalt deze ook wel de doelstellingen? Zijn er überhaupt wel doelstellingen? Door samen met uw klant een prognose te maken zetten jullie een stip aan de horizon. Zowel de actuele cijfers als de KPI’s kunnen vervolgens afgezet worden tegen de prognose. Dan weet u pas echt hoe het gaat met uw klant!

[Auteur: Arjan van Beek is Productspecialist bij Visionplanner, leverancier van software voor het nieuwe samenstellen. Visionplanner is een van de exposanten op de Accountancy Expo 2017 op 20 juni. Lees alles over de sprekers en het programma van de Accountancy Expo.]

[avg-advertorial slug=”kom-naar-de-accountancy-expo-op-18-juni-2019″]