Zeven stappen op een fout bij de audit te herstellen

Fouten bij audits zijn onvermijdelijk, maar de manier waarop met deze fouten wordt omgegaan, kan van cruciaal belang zijn voor de integriteit van de financiële informatie en de reputatie van de betrokken accountants. Het Britse accountantsplatform Accountancy Today heeft daarom een route geschetst voor accountants die slippertjes maken.

1. Erken de fout

De eerste en meest cruciale stap die een accountant moet nemen na het maken van een auditfout, is erkennen van er iets is misgegaan. Het negeren van de fout of hopen dat deze onopgemerkt blijft, is niet alleen onethisch, maar kan ook leiden tot ernstige problemen rond regelgeving, reputatieschade en juridische gevolgen.

2. Evalueer de materialiteit van de fout

Stap twee is de materialiteit van de fout evalueren. Belangrijk is daarbij de vraag of de fout de potentie heeft om de beslissingen van gebruikers van de financiële overzichten te beïnvloeden. Fouten kunnen variëren van kleine onjuistheden tot significante onjuistheden die de werkelijke financiële positie van de klant vertekenen.

Heeft bijvoorbeeld de fout invloed op belangrijke financiële statistieken, zoals winst, liquiditeit of solvabiliteit? Kan de fout de besluitvorming van investeerders, crediteuren of andere belanghebbenden beïnvloeden? Is de fout het gevolg van fraude of een systemisch probleem in interne controles?

3. Breng de klant op de hoogte

Zodra de fout is geïdentificeerd en beoordeeld, is de stap drie om de bevindingen met de klant te communiceren. Transparantie is in dit stadium van cruciaal belang en accountants hebben een ethische verplichting onder de International Ethics Standards Board for Accountants (IESBA) code om met integriteit en professionaliteit te handelen.

Tijdige melding is essentieel om het vertrouwen te behouden. De accountant moet de klant informeren zodra de fout is ontdekt, om onnodige vertragingen te voorkomen die de gevolgen kunnen verergeren of tot verdere complicaties kunnen leiden. Ook belangrijk is om duidelijkheid en details te bieden in de uitleg. De fout moet duidelijk worden geschetst, samen met de mogelijke implicaties en de voorgestelde stappen voor correctie, om ervoor te zorgen dat de klant het probleem volledig begrijpt.

Tot slot helpt het betrekken van de klant bij een dialoog over de fout en het samenwerken aan maatregelen om de relatie te behouden en ervoor te zorgen dat de situatie wordt opgelost op een manier die wederzijds vertrouwen opbouwt.

4. Corrigeer de fout

Stap vier is het corrigeren van de fout.  Afhankelijk van de aard van de fout zijn er verschillende manieren om dit aan te pakken:

1. Pas de financiële overzichten aan: voor fouten die van invloed zijn op de huidige financiële periode, is een onmiddellijke aanpassing van de financiële overzichten vaak de meest geschikte actie. Dit moet worden gedaan in overleg met de klant en alle relevante interne belanghebbenden.
2. Herformuleer eerdere financiële overzichten: als de fout betrekking heeft op eerdere perioden en als materieel wordt beschouwd, kan het nodig zijn om de eerdere financiële overzichten te herformuleren. Dit is complexer, omdat gecorrigeerde versies opnieuw moeten worden gerapporteerd aan aandeelhouders, investeerders en regelgevende instanties.
3. Dien waar nodig gewijzigde belastingaangiften in. Dit moet snel worden gedaan om boetes en rente voor te weinig betaalde belastingen te voorkomen.
4. Versterk interne controles: Vaak zijn controlefouten een symptoom van zwakheden in de interne controlesystemen van de klant. Adviseer verbeteringen om toekomstige fouten te voorkomen. Dit kan veranderingen in boekhoudprocessen, extra training voor personeel of de implementatie van betere boekhoudsoftware inhouden.

5. Documenteer de fout en de correctie

Stap vijf is het documenteren van de fout en de correctie. Dit om een ​​duidelijk controletraject te bieden voor toekomstige beoordelingen of onderzoeken. De documentatie moet een beschrijving bevatten van de fout en hoe deze is ontdekt, de impact van de fout op de financiële overzichten, het proces van het corrigeren van de fout, aanbevelingen voor het verbeteren van interne controles en communicatieverslagen met de klant over het probleem.

6. Breng instanties op de hoogte

Stap 6 behelst het informeren van relevante autoriteiten, zoals de Belastingdienst, de AFM of de NBA.

7. Dring aan op sterkere interne controle

In stap tenslotte stimuleert de accountant de klant om interne controles te versterken. Dit omvat het implementeren van maatregelen zoals het scheiden van taken, het uitvoeren van regelmatige reconciliaties en het onderhouden van uitgebreide documentatieprocedures, die allemaal helpen fouten te ontdekken voordat ze zich ontwikkelen tot grotere problemen. Daarnaast is voortdurende training van vitaal belang voor zowel accountants als hun klanten.

Nederlandse bedrijven in VK krijgen te maken met strengere audits