Voor het proces van verbeteren is bepaalde mindset vereist

Papierloos, volledig digitaal en ook zoveel mogelijk communicatie binnen één portaal; De Triangel Groep uit Alkmaar nam zeven jaar geleden de keuze om volledig in te zetten op digitale transformatie. Maar niet ten koste van het persoonlijke contact: “De essentie voor ons is ondernemers helpen bij het behalen van hun doelen. En daarvoor moet je ze persoonlijk kennen”, vertelt René Kuijs, oprichter van de Triangel Groep.

80% van de werkzaamheden in de financiële wereld bestaan volgens René uit het vastleggen van gebeurtenissen, grotendeels achteraf. Voor vragen moet de ondernemer terug naar het verleden kijken, bij een jaarrekening is dat al snel maanden. In de tijd tussen de gebeurtenis en het vastleggen heb je bovendien geen inzicht, stelt René. “Dat is de grote toegevoegde waarde van automatisering: direct bij de bron gebeurtenissen automatisch vastleggen. Dat is overigens heel iets anders dan digitale transformatie. Automatisering gaat over technische mogelijkheden; digitale transformatie is een proces dat je ondergaat.”

De nadruk moet volgens René daarom liggen op verbetering, niet op verandering. “Veranderingen worden opgelegd, verbeteringen ontstaan vanuit mensen.” Bij de Triangel Groep hebben alle medewerkers de Lean Yellow Belt-training gevolgd, drie medewerkers hebben ook de Lean Green Belt. “Dat heeft niets met financiën te maken, maar alles met hoe je omgaat met efficiëntie en verbeteringen.”

Tijd voor persoonlijk advies
Automatiseren is prima om irritaties weg te halen en efficiënter te werken. Maar daar begint het voor René pas: “Accountants zijn veelal bezig met automatiseren, maar wat ga je vervolgens doen met die gewonnen tijd? Onze medewerkers hebben daarom ook een tweedaagse training Life Planning gedaan om te leren luisteren naar wat klanten belangrijk vinden. Met deze twee pijlers, efficiëntie en de juiste vragen kunnen stellen, creëren we tijd voor klanten en helpen we ze vervolgens hun doelen te behalen en zo het verschil te maken. Niemand begint een onderneming met als doel om de administratie zo goed mogelijk te doen.”

De Triangel Groep hanteert een ABC-model om klanten te helpen hun bedrijfsdoelstellingen scherp te stellen en het bijbehorende financiële pad te bepalen. Dat begint met de A van aarden, waarbij je kijkt naar de balans tussen werk en privé, inkomsten en uitgaven. Vervolgens borg je die balans met weerstandsvermogen, zoals een financiële buffer waarmee je een tijdelijke onbalans kunt herstellen. Die borging geeft ondernemers rust. Daarna kun je je belangrijkste doelen gaan creëren en realiseren. Daarvoor heb je maar drie knoppen, zegt René: inkomsten, uitgaven en het rendement op elke bezitting.

“Pas wanneer iets belangrijk is, zullen ondernemers aan deze knoppen willen draaien”, legt René uit. “Er zit geen woord fiscaliteit in dit model. Die eenvoud in advies is noodzakelijk. Want pas wanneer je iets begrijpt krijg je het vertrouwen en de energie om je doelen ook echt te verwezenlijken.”

De Triangel Groep begon 25 jaar geleden met financiële planning en groeide uit tot een klein kantoor met vijftien medewerkers. “We hebben alle soorten klanten, klein en groot. Dat kunnen vijf verschillende slagers zijn; elke ondernemer heeft namelijk een ander doel voor ogen.” Persoonlijk contact is volgens René essentieel om de ondernemer te kunnen adviseren, maar uitsluitend aan de voorkant: “Vergelijk het met een restaurant waar je graag komt: de serveerster weet precies wie je bent. Maar de kok die je biefstuk bereidt kan iedere keer iemand anders zijn.”

Krijg in één oogopslag inzicht in welke digitale oplossingen bij de ondernemer van morgen passen.  

Lessen van digitalisering
Veranderingen ontstaan uit passie, of uit urgentie. “Niemand kon zoomen of werken met Microsoft Teams, tot corona kwam. Nu kan iedereen het”, schetst René. Urgentie is dus soms ook een goede methode. “In 2016 gingen we helemaal papierloos. We haalden alle kasten en bureaulades weg, er was geen enkele ruimte meer om papier te bewaren behalve in de papierbak ter vernietiging. Maar klanten kwamen nog steeds met papier. Hen helpen, zaken uitleggen en verleiden om informatie digitaal te delen kostte serieus veel tijd. Nu gaat alles digitaal, en daar kiezen onze klanten bewust voor.”

In het begin wilde René te snel gaan met de digitale transformatie. Niet iedereen kon daar even snel in mee, waardoor werknemers afhaakten. “Op zich helemaal niet erg als mensen van baan wisselen natuurlijk, maar het is niet goed als dat komt doordat ze te weinig aandacht kregen waarmee ze waardevolle medewerkers konden blijven”, deelt René openhartig. Voor het proces van verbeteren is een bepaalde mindset vereist, en dat verkrijgen vergt ook tijd. Daarvoor moet je intern je visie blijven herhalen en iedereen daarin meenemen. Beter een kleine stap in de goede richting dan een grote stap in de verkeerde richting. “Dat is niet gemakkelijk voor iedereen, maar wel ontzettend gaaf om te doen.”

Twee jaar geleden begon het kantoor met een eigen communicatieportaal om het ge-e-mail te vervangen. Klanten reageren daar verschillend op. “De meesten gingen er graag in mee en voor sommige klanten gingen de veranderingen te snel. Jammer, maar begrijpelijk. We zetten in op digitale transformatie vanuit een visie dat dit de juiste weg is. We doen dit niet om vier keer zo groot te worden of vier keer zoveel klanten te kunnen helpen. We doen dit om de ruimte te creëren om aandacht te kunnen geven aan datgene waar het daadwerkelijk om gaat: de belangrijkste doelen van ondernemers helpen verwezenlijken. Advies is aandacht geven en daar moet je tijd voor maken.”

Alle klanten over op Yuki
Tot vorig jaar hadden klanten nog de keuze uit een beperkt aantal boekhoudpakketten. Nu is Yuki het pakket voor iedere klant. “Als patiënt neem je naar het ziekenhuis ook niet je eigen scalpels mee voor een operatie. Laat ons het gereedschap gebruiken dat wij het beste vinden werken. Doordat we nu één pakket gebruiken, worden we er veel beter in en weten we er alles uit te halen”, vertelt René.

“Yuki legt de focus op de input, niet op de output. Die jaarrekening komt vanzelf als je alle brondocumenten goed hebt ingevoerd. We zijn ontzettend tevreden over Yuki. Natuurlijk, bij ieder pakket zijn er altijd wensen voor zaken die nog niet kunnen, zoals bankkoppelingen bijvoorbeeld. Yuki koppelt momenteel met vier banken. Dus vragen we onze klanten om te kiezen voor een van die vier banken, want dat scheelt je gewoon extra werk. Steek je energie liever in de huidige mogelijkheden zodat je daar efficiëntie behaalt en je je vervolgens op je doelen kunt richten.”

Adviseur van het gezin
“Als je denkt dat het nu snel gaat, kijk dan eens naar de ontwikkelingen die nog zullen komen. Het zal nog veel sneller gaan, of je het wilt of niet. Daar moet je slim mee omgaan. De kern is dat mensen sociaal zijn, elkaar willen zien en meemaken. Dus soms is het beter om elkaar fysiek te ontmoeten, volledig digitaal communiceren is niet de volledige oplossing. Onze klanten zien we zeker twee of drie keer per jaar fysiek om uitgebreid over hun doelen en wensen te praten. In een gesprek over de financiële privésituatie komt de partner altijd mee. Want uiteindelijk gaat het niet over de jaarrekening of fiscale processen, maar over de doelen van dat gezin. Die robot doet de financiën straks wel, jij bent adviseur van het gezin.”