‘Wij vinden het belangrijk dat onze medewerkers hun footprint achterlaten’

Hoe is Footprint ontstaan?

‘Jos en ik werkten allebei op de financiële afdeling van een groothandel met meerdere vestigingen in Europa. Daar hebben we alle administraties gecentraliseerd naar Nederland en vervolgens zijn we die administraties verder gaan optimaliseren. We zijn dus heel erg bezig geweest met de verbetering van alle processen. Ook keken wij naar raakvlakken met andere afdelingen. Hoe kan je dingen intern en vanuit de klant makkelijker maken? Hoe krijg je meer inzicht? Hoe kun je rapportages verbeteren? Daarnaast hebben wij ook veel aandacht besteed aan de persoonlijke ontwikkeling van de afdeling. Jos en ik vinden het allebei heel leuk om in een team te werken en medewerkers te kunnen opleiden binnen alle facetten van de financiële administratie. Daarom zijn we ook in 2017 gestart met Footprint. We willen voor meer bedrijven de processen optimaliseren, in combinatie met een stuk medewerkersontwikkeling.’

Hoe helpen jullie bedrijven hun processen te optimaliseren?

‘Wij vinden het belangrijk dat onze medewerkers hun voetafdruk achterlaten bij klanten. Vandaar ook de naam Footprint. Ook al zijn het tijdelijke opdrachten, wij willen dat organisaties een aantal jaar later nog weten dat onze medewerker is geweest. Dat kunnen grote en kleine voetafdrukken zijn. Het kan het aanmaken van een standaard mailbox zijn voor de ontvangst van facturen. Maar het kan ook een totale procesverbetering zijn met aanpassingen van systemen en verandermanagement richting het personeel. Ieder bedrijf heeft wel processen die ze graag willen verbeteren. Voor veel bedrijven is het lastig om te starten met het optimaliseren van deze processen. Wij helpen daarbij.

Dat doen we vanuit een soort klaverblad-benadering: mensen, processen, structuur en systemen. Welke processen zijn er binnen een bedrijf? Hoe gestructureerd wordt er gewerkt en kan dit beter? Welke systemen zijn er, hoe komt iets binnen in het systeem en hoe kan dat efficiënter? Maar je kijkt ook naar hoe het team werkt; hoe de taken verdeeld zijn, of het werk op een andere manier gedaan kan worden. Zo’n grondige procesanalyse is leuk en zinvol om te doen. Je bepaalt samen met de ondernemer waar het grootste pijnpunt zit en pakt dat ook samen aan. Dit pijnpunt ligt bij alle bedrijven op andere plekken. Dat maakt het werk zo uitdagend.’

Jullie zijn speciaal voor ondernemers de Footprint Factory gestart, wat houdt dat in?

‘De Footprint Factory is ons administratiekantoor waar we de volledige financiële administratie, of delen daarvan, uit handen nemen van ondernemers. Wij geloven dat door het automatiseren en vereenvoudigen van processen deze processen effectiever worden. Daarom verwerken we de administraties ook in Yuki, je kunt de administratie dan makkelijk en efficiënt inrichten. Daarnaast is het een gebruiksvriendelijk pakket voor de ondernemer. Zij weten op elk moment hoe hun administratie erbij staat, in een taal die zij snappen. Dat maakt het voor een ondernemer intuïtiever. Juist die kleine dingen kunnen veel verschil maken.

Wij willen ons vooral met de administratie en de processen eromheen bezig houden. Om ervoor te zorgen dat die administratie goed is ingericht en de administratieve last voor de ondernemer zo laag mogelijk is. Dat is in Yuki makkelijk, omdat alles in één workflow terechtkomt. Met een druk op de knop is alles verwerkt, terwijl je in andere pakketten meerdere handmatige boekingen moet doen. Daarnaast kunnen we met de kwaliteitsmonitor en de checklists dingen uit de administratie van een ondernemer halen die verbeterd kunnen worden. Dat geeft ons de mogelijkheid om zaken te automatiseren. Zo blijven we met de ondernemingen meegroeien. Ondernemers bespreken ook veel makkelijker zaken met ons, omdat ze weten dat wij ook goed op de hoogte zijn van hun administratie.’

Je had het eerder over ‘medewerkersontwikkeling’. Hoe ziet dat eruit?

Karlijn: ‘In het ideale plaatje beginnen onze medewerkers in de Factory en kunnen daarna stappen maken als interimmer. In de Factory kunnen wij ze namelijk zelf dingen leren, kunnen we ze sturen en volgen. Alle medewerkers hebben een eigen opleidingspad. Vanaf de basis staat omschreven wat de stappen zijn die iedereen moet doorlopen om zich te ontwikkelen tot allround financial. Het pad is heel praktisch gemaakt. Eerst leren ze de crediteuren, debiteuren, bank, grootboekbeheer en procesverbetering. Daarna gaan ze aan de slag met de volgende administratieve stappen: treasury management, creditmanagement, rapportages en analyses. Die duidelijkheid spreekt tot de verbeelding. Mensen zijn enthousiast over hun mogelijkheden. Het opleidingspad duurt zo’n drie tot vijf jaar. Dat is afhankelijk van de medewerkers. Als hij of zij debiteurenbeheer hartstikke leuk vindt en daarin nog een keer een opdracht wil doen, krijgt hij of zij daar alle ruimte voor.

Onze medewerkers zijn ook geen typische accountants. Wij zoeken proactieve mensen die mee en vooruit willen denken en niet alleen doen wat ze gevraagd wordt. Ze moeten nieuwsgierig zijn en uiteraard gevoel hebben voor de proceskant. Aan de ene kant moeten ze heel ambitieus zijn. Aan de andere kant vragen wij ze ook om heel gedegen alle stapjes te belopen uit het opleidingsplan. Dus ze moeten ook realiteitszin hebben. We leiden onze medewerkers op tot volwaardige financials. Dat maken we leuk door juist de procesverbeteringskant, de voetafdruk, in te brengen.’

Wat voor soort accountant past volgens jullie bij de ondernemer van de toekomst?

‘Ondernemers willen gemak. Wij vinden dat je als accountant moet kijken waar je zaken makkelijker kan maken. Dat je automatiseert wat je kunt automatiseren, maar zonder dat je het persoonlijke aspect uit het oog verliest. Ondernemers moet je niet lastig vallen met vragen over de boekhouding, maar ze moeten wel weten hoe de onderneming ervoor staat. Als je als accountant de tools hebt om dat inzicht te geven, draag je echt bij aan het succes van een onderneming.

Op het detacheringsvlak zien we momenteel een verschuiving in het type opdracht. Voor de coronacrisis vroegen bedrijven om handjes. Nu worden meer opdrachten van een hoger niveau gevraagd. Dat heeft ook weer met een stukje inzicht te maken. Ondernemers willen kijken hoe ze zaken efficiënter kunnen aanpakken om een mogelijk omzetterugloop op te vangen. Dan zie je dat ze willen investeren in ervaren mensen die kunnen analyseren en rapportages kunnen opstellen. Dat is ook waar de toegevoegde waarde van een accountant ligt en wat precies bij ons past. Er liggen nog mooie kansen in het verschiet.’