Werknemers vaak vergeten bij AVG

Een bijdrage van:

Werknemers worden vaak vergeten
Alhoewel de AVG al maanden veelvuldig in het nieuws is, wordt 9 van de 10 keer gesproken over het beschermen van de klantdata. Allerlei organisatorische maatregelen worden ondertussen genomen om te zorgen dat de nieuwe regels van de AVG zo goed mogelijk gehandhaafd worden. Privacyverklaringen en cookiemeldingen worden geüpdate, er wordt snel nog even expliciete toestemming gevraagd voor de maandelijkse nieuwsbrief, en ga zo maar door. Maar hoe zit het met de A4’tjes met uiterst privacygevoelige data erop die iedere maand handmatig of per e-mail door het bedrijf worden verspreid?

‘Privacygevoeliger’ dan een loonstrook wordt het niet
Iedereen weet dat zijn of haar salaris op het loonstrookje staat. Over het algemeen geen informatie die men graag op straat ziet belanden, maar het is niet het meest gevoelige stuk informatie op de loonstrook. Denk bijvoorbeeld aan het BSN (Burger Service Nummer) wat ook vermeld staat. Wanneer dit nummer in verkeerde handen valt kan gefraudeerd worden omdat het de sleutel is naar allerlei andere privacygevoelige informatie en documenten. Dat is de reden dat de overheid een aantal jaren geleden aanraadde om in hotels niet het paspoort zelf, maar een kopie van het paspoort af te geven, waarbij dit BSN is doorgestreept. 

Er valt nog veel te verbeteren
Diverse experts adviseren inmiddels salarisverwerkers zoals administratiekantoren of werkgevers om gebruik te maken van een online loonportal als alternatief voor onveilige vormen van data-uitwisseling. Uit onderzoek onder gebruikers van het salarispakket Microloon blijkt dat slechts 7% dit tot op heden doet. Maar liefst 46% stuurt loonstroken per e-mail zonder wachtwoord en 9% doet dit met wachtwoord. Handmatig en per post verspreiden van de loonstroken gebeurt in respectievelijk 13% en 18% van de gevallen.  

Een Loonportal voor optimale veiligheid
Bij het delen van loonstroken en andere privacygevoelige HR documentatie via een loonportal, wordt op meerdere manieren een optimale beveiliging gerealiseerd. De Loonportal is online beschikbaar, wat betekent dat (in het geval van Cash Software) enkel datacenters met uiterst moderne beveiligingstechnieken worden gebruikt. Daarnaast is een uitgebreid rechtenbeheer mogelijk, waardoor men zeker weet dat informatie die beschikbaar gesteld wordt aan een persoon, ook echt alleen voor die persoon toegankelijk is. Het laatste stuk bescherming zit bij de gebruiker zelf, en dan met name in de moeilijkheidsgraad van het wachtwoord wat gebruikt wordt om de portal in te komen. 

De plussen van een goede loonportal
Bij Cash Software wilden we een Loonportal ontwikkelen die niet alleen de risico’s van het delen van privacygevoelige informatie elimineert, maar daarnaast ook een aantal mooie extra functionaliteiten biedt voor de werkgever en salarisadministrateur. Dat hebben we in de eerste plaats gedaan door het creëren van een zeer uitgebreide rapportagemogelijkheid in de Loonportal. Naast tal van standaard rapportages kunnen van alle gegevens (welke gegevens dan ook die beschikbaar zijn in de Loonportal),  grafische maatwerkoverzichten gemaakt worden. Ten tweede is er een handige functie beschikbaar waarbij de werkgever in één keer alle werknemers- of periodemutaties kan uploaden, en de salarisadministrateur met één druk op de knop de verwerking kan opstarten. Tot slot is er de LOONapp voor werknemers die geheel in eigen huisstijl zorgt dat de werknemer altijd en overal toegang heeft tot zijn salarisstroken en andere HR documenten, via de telefoon, tablet of desktop (via apploon.nl). De Loonportal van Cash Software geeft veiligheid, inzicht én efficiëntie. 

Meer informatie over de Loonportal is te vinden op cash.nl/loonportal

>>> Bekijk hier de video <<<