Werkkostenregeling 2024: Hoe de vrije ruimte optimaal benut kan worden

Partnerbijdrage van:

De budgetten voor 2024 krijgen langzaamaan vorm en iedere afdeling wordt gedwongen te kijken naar de initiatieven voor het nieuwe jaar, zo ook de HR-afdeling. Hun focus zal opnieuw liggen op goed werkgeverschap en het vergroten van de werknemerstevredenheid, om op die manier medewerkers langer aan zich te binden. Tegelijkertijd is ook het invullen van vacatures een belangrijk punt waar men last ondervindt van de uitermate competitieve arbeidsmarkt. Aan HR de taak om hier initiatieven voor op te zetten.

In tegenstelling tot andere afdelingen heeft HR hier een extra uitdaging bij, waar menig HR-professional onvoldoende kennis van heeft: de werkkostenregeling (WKR). Deze regeling zorgt ervoor dat werkgevers hun medewerkers bepaalde vergoedingen en extra beloningen kunnen bieden, zonder dat daar belasting over betaald moet worden. Om dit effectief in te zetten moet er goed gekeken worden naar de verschillende initiatieven.

WKR 2024

In 2024 verandert er het nodige aan de WKR, waar iedere werkgever rekening mee zal moeten houden. Een aantal zaken veranderen in het voordeel, zoals de onbelaste kilometervergoeding die verhoogd wordt van €0,21 in 2023, naar €0,23 in 2024. Dit hoef je niet volledig te benutten, maar kan dus wel.

Tegelijkertijd wordt de vrije ruimte juist verlaagd. In 2023 konden werkgevers profiteren van de verruimde 3% van de eerste €400.000 van de loonsom en 1,18% over alles daarboven. In 2024 blijft de 1,18% gelijk, maar mogen werkgevers nog maar 1,92% van de eerste €400.000 aan vrije ruimte gebruiken.

Initiatieven: gerichte vrijstelling, vrije ruimte, of toch gewoon loon?

Afhankelijk van de werkgever zijn er tegenwoordig verschillende initiatieven die moeten worden bekostigd. Zo zijn er de vergoedingen die tegenwoordig vrijwel standaard zijn, zoals reiskostenvergoedingen en thuiswerkvergoedingen. Daarnaast zijn er aanvullende voordelen zoals een sportschool abonnement of een lunch budget. Ook jaarlijkse presentjes in de vorm van verjaardagscadeaus en kerstpakketten staan negen van de tien keer op het lijstje. Maar hoe worden die kosten gebudgetteerd en verwerkt?

Er zal hoe dan ook budget moeten worden vrijgemaakt om deze initiatieven te bekostigen. Waar je dan wel zeker van wilt zijn is dat het zo kostenefficiënt als mogelijk gaat. Sommige kosten zijn vrijgesteld van belasting, een ander bedrag is vrij te besteden en dan is er nog de keuze om vergoedingen als loon aan te wijzen of een eindheffing over te betalen als de vrije ruimte overschreden wordt.

Om maximaal te profiteren van belastingvoordelen op dit soort vergoedingen is de nodige kennis van de WKR nodig. Wie zich erin verdiept weet dat bijvoorbeeld de reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding gericht zijn vrijgesteld. Hier hoeft, tot een zeker bedrag, nooit belasting over te worden betaald. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor de kosten van een internetabonnement dat een medewerker betaald. Wanneer hij of zij regelmatig thuis werkt, kunnen ook deze kosten belastingvrij worden vergoed.

Het principe van de vrije ruimte is dat dit bedrag volledig naar keuze kan worden uitgegeven, mits dit aannemelijke situaties zijn. Zo kun je de vrije ruimte gebruiken voor bijvoorbeeld een kerstpakket, het bedrijfsfeest of zelfs bonussen, maar ben je wel beperkt in het bedrag dat je per medewerker besteed. Tot een bedrag van €2.400 zal de Belastingdienst hier niet moeilijk over doen, maar over bedragen daarboven kunnen er vragen komen.

Dit is slechts het topje van de ijsberg dus je kunt je voorstellen dat menig bedrijf niet optimaal gebruik maakt van de WKR of bijvoorbeeld bang is om de vrije ruimte te overschrijden, wegens de 80% eindheffing. Veel bedrijven kiezen er dan voor om bepaalde zaken als loon aan te wijzen en er loonbelasting over te betalen. In de meeste gevallen is dit echter nadelig. Stel dat je een werknemer een vergoeding of product ter waarde van €100 wil geven, dan kost dit via de WKR als je de vrije ruimte overschrijdt, €180. Doe je dit via loon, dan betalen medewerkers daar loonbelasting over, maar de werkgever zelf ook. Gemiddeld genomen kom je dan op €185 aan kosten uit, wat dus duurder is dan de vrije ruimte overschrijden.

Aan de slag voor 2024

De WKR is een voordelige regeling waar ieder bedrijf, en indirect iedere medewerker, profijt uit kan halen, maar is tevens een complexe regeling. Gedegen advies en goede begeleiding tijdens de voorbereidingen op het nieuwe jaar is cruciaal voor werkgevers om er het maximale uit te halen. De gemiddelde accountant heeft de nodige kennis over de WKR paraat en kan deze dus bieden.

Ga om de tafel met werkgevers en hun HR-afdeling en laat hen een inventarisatie maken van alles wat zij hun medewerkers willen geven, van standaard vergoedingen tot uitgebreide employee benefits. Help hen vervolgens te bepalen wat er in welke categorie valt en hoe zij hier het beste mee om kunnen gaan. Op die manier kun je als accountant een cruciale rol spelen in het succes van je klanten.

Download ook de whitepaper: Hoe winnen bedrijven de war on talent?