Werkkostenregeling: nog maar eens wat aandachtspunten!

Voorziet u bijvoorbeeld in bedrijfsfitness bij u in kantoor, dan geldt een nihilwaardering. Vergoedt u de kosten voor fitness aan uw personeel, dan kan dit belast loon zijn, in de vrije ruimte worden ondergebracht of tegen het eindheffingstarief van 80% in de heffing worden betrokken. Maar de fitness kan onder omstandigheden in het kader van uw arbobeleid ook onder een gerichte vrijstelling vallen. De regeling is weliswaar niet echt eenvoudig, maar het loont de moeite je er toch in te verdiepen. Het biedt immers ook mogelijkheden. Hierna bespreek ik (nogmaals) een aantal aandachtspunten op het gebied van de werkkostenregeling.

Doelmatigheidsgrens van € 2.400

Bij de toepassing van de werkkostenregeling geldt de gebruikelijkheidsnorm. Vergoedingen of verstrekkingen die worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel en worden ondergebracht in de vrije ruimte mogen niet hoger zijn dan in een vergelijkbaar geval gebruikelijk is. Het behoeft geen betoog dat dit criterium voor discussie vatbaar is. De Belastingdienst hanteert bij de beoordeling van deze toets daarom een doelmatigheidsgrens van € 2.400. Vergoedingen en verstrekkingen tot dit bedrag per persoon per jaar zijn in ieder geval gebruikelijk. Dit betekent in beginsel dat u als werkgever uw personeel tot dit bedrag onbelast vergoedingen en verstrekkingen kunt geven ten laste van de vrije ruimte. Dit geldt ook als u als directeur-grootaandeelhouder in dienst bent bij uw B.V.

Geen vrije ruimte beschikbaar: eindheffing voordeliger

Ook als geen vrije ruimte beschikbaar is, kan het aanwijzen van vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsbestanddeel soms voordelig zijn, namelijk voor werknemers die worden belast tegen het hoogste tarief van de loonbelasting van 52 %. Ook in dit geval dient bij aanwijzing als eindheffingsbestanddeel aan het gebruikelijkheidscriterium te worden voldaan. De staatssecretaris stelt zich daarbij op het standpunt dat het in beginsel niet gebruikelijk is ‘reguliere loonbestanddelen’ zoals bijvoorbeeld vakantiegeld aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel. Het is in beginsel echter wel mogelijk een eindejaarsuitkering aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel, tenzij deze hoger is dan in vergelijkbare gevallen gebruikelijk is.

Vaste kostenvergoeding: onderbouwing noodzakelijk

Geeft een werkgever aan het personeel een vaste kostenvergoeding voor gericht vrijgestelde of intermediaire kosten? Let dan op dat aan deze vergoeding een deugdelijke onderbouwing ten grondslag ligt. De hoogte van de kostenvergoeding moet onderbouwd zijn aan de hand van een onderzoek naar de werkelijk gemaakt kosten. Ook als in het verleden al een dergelijk onderzoek gedaan is, is het raadzaam te beoordelen of dit onderzoek nog steeds kan dienen als onderbouwing. De omstandigheden kunnen immers gewijzigd zijn.

Gebruikelijk loon en werkkostenregeling

De directeur-grootaandeelhouder wordt geacht (een gebruikelijk) loon te genieten. Het loonbegrip voor die regeling bevat ook aangewezen eindheffingsbestanddelen. Dit betekent dat onder de werkkostenregeling gericht vrijgestelde en in de vrije ruimte ondergebrachte vergoedingen en verstrekkingen tot het gebruikelijk loon gerekend mogen worden. Hierdoor wordt het nog te verlonen deel van het gebruikelijk loon lager. Een punt van aandacht dus. Overigens behoort ook de bijtelling voor het privégebruik van een auto tot het gebruikelijk loon.

Concernregeling

Indien een werkgever geen vrije ruimte meer over heeft, maar een andere werkgever binnen het concern wel, dan is het wellicht mogelijk ook die vrije ruimte te benutten. De werkkostenregeling voorziet in een concernregeling die kortweg inhoudt dat ingeval een inhoudingsplichtige een belang heeft van tenminste 95% in een andere inhoudingsplichtige, de vrije ruimten van beide inhoudingsplichtigen samen mogen worden geteld. De vrije ruimte wordt dan dus berekend over de totale loonsom van beide inhoudingsplichtigen samen. Let erop dat aan de toepassing van de concernregeling wel wat administratieve vereisten zijn gekoppeld.

Met dank aan mr. J.A. Sonneveld voor zijn input.

[Door mr. G. de Jong, Partner, belastingadviseur en Hoofd Bureau Vaktechniek Fiscaal bij Grant Thornton Accountants en Adviseurs B.V., vestiging Alphen aan den Rijn]