Welke trends worden al geïmplementeerd door accountantskantoren?

Automatisering, informatisering, big data, Artificial Intelligence, Machine Learning, blockchain…volg jij het nog? Het is slechts een greep uit de vele technologische ontwikkelingen in de accountancybranche van de afgelopen jaren. Technologie heeft de sector razendsnel en blijvend veranderd. Voor accountants- en administratiekantoren is het daarom cruciaal om mee te gaan in de ontwikkelingen. Maar hoe ver zijn Nederlandse kantoren met het adopteren van de technologische innovaties, welke accountancytrends worden al goed opgepakt en welke blijven achter? We lichten een aantal trends toe.

Accountants- en administratiekantoren die technologische innovaties tijdig herkennen en doorvoeren, verbeteren de concurrentiepositie van zowel het eigen bedrijf als van de ondernemer. Hoewel de meeste Nederlandse kantoren aangeven dat ze momenteel in de beginfase van het digitaliseringsproces zitten, zou maar liefst 73% van de bedrijfsprocessen al wel zijn gedigitaliseerd. Zo blijkt uit het Visma Digitaliseringsindex Accountancy 2021. Nederlandse kantoren zullen komend jaar flink investeren in ICT om, over drie jaar, 83% van de bedrijfsprocessen te digitaliseren. Als toekomstprognose geeft 56,7% aan dat het merendeel van de kantoren binnen vijf jaar volledig zal zijn gedigitaliseerd.

Nóg digitaler werken
Het verder automatiseren van processen is voor 23,1% van de kantoren een prioriteit en één van de belangrijkste ontwikkelingen in 2022.Het gaat dan met name om digitale aangifte, correspondentie met de Belastingdienst en het opmaken van de jaarrekening. Ook rapportages over de voortgang van processen, de rendabiliteit van activiteiten en betere integratie van digitale processen, staan op het wensenlijstje.

Het werken met cloudsoftware wordt steeds meer geïmplementeerd bij Nederlandse kantoren. 68,3% van de accountants- en administratiekantoren maakt inmiddels gebruik van cloudsoftware. De boekhouding gebeurt op dit moment voor 75% digitaal. Accountants zullen meer tijd en budget investeren in procesautomatisering. De stap naar inboeken via scan en herken is het populairste; 75% van de kantoren heeft deze vorm van automatiseren inmiddels geïmplementeerd. Meer dan driekwart (76,2%) van de facturatieprocessen gaat inmiddels digitaal.

De belangrijkste redenen die genoemd worden van het nog niet digitaliseren van de facturatie zijn: de controle op de kwaliteit van facturen en een persoonlijke benadering van klanten. Voor sommige kantoren is het aantal facturen te klein om automatisering zinvol te maken. Ongeveer 60% van de kantoren die hun facturatie nog niet hebben gedigitaliseerd, verwacht in de nabije toekomst alsnog de stap te zetten.

Hoe gaan accountantskantoren om met digitalisering

Data-integratie en uitwisseling
Het thema data-integratie komt ook sterk naar voren in het wensenlijstje. Het gaat hier dan met name om het aan elkaar koppelen van verschillende applicaties aan de boekhoudsoftware. Het doel van data-integratie is om zoveel mogelijk relevante data te verzamelen uit verschillende databases en deze gegevens via een centrale, cloud-based oplossing te combineren, verwerken en presenteren. Denk hierbij aan de loonadministratie, CRM, fiscaal maar bijvoorbeeld ook winkelkassa’s, webshops en betaal-apps.

Het verwerken van bankmutaties zijn voor ongeveer 71% gedigitaliseerd. Dat houdt in dat de verwerkingen via een koppeling tussen de bank en het boekhoudsysteem gebeuren. Soms is een koppeling niet mogelijk of vindt een kantoor dit te duur. Daarnaast willen klanten niet altijd meewerken aan het geautomatiseerd verwerken van bankmutaties. Dit is met name vanwege de vertrouwelijkheid van bankgegevens of omdat ze het nut van de digitalisering nog niet inzien. Het is hier aan de kantoren om de klant ervan te verzekeren dat gevoelige gegevens tegenwoordig veilig online worden bewaard, inclusief bank- en financiële gegevens.

Digitaal contact met klanten
In ongeveer 53% van de processen werken accountants- en administratiekantoren digitaal samen of hebben ze digitaal contact met klanten. Kantoren (71%) verwachten dat de samenwerking of het contact met klanten binnen drie jaar vaker digitaal zal zijn. Een belangrijke opkomende trend die dit stimuleert is mobile accounting. Ondernemers gebruiken hun smartphone het komende jaar vaker dan ooit voor het managen en bekijken van de financiële administratie. Van scannen en controleren to accorderen; wie dat wil kan tegenwoordig nagenoeg de hele administratie via de smartphone bijhouden.

Een klein aantal kantoren (17,2%) zou meer processen bij de samenwerking of het contact met klanten willen digitaliseren. Denk daarbij aan het aanleveren van gegevens door klanten of het houden van meer online meetings.

Uitdagingen op menselijk vlak
Al met al gaat het de goede kant op met de digitale transformatie binnen accountants- en administratiekantoren in Nederland, maar er valt nog veel te behalen. De grootste uitdaging lijkt op menselijk vlak te liggen: medewerkers en klanten meekrijgen in de digitale transitie. Andere belangrijke uitdagingen zijn databeveiliging en privacybescherming. Maar ook controle houden over processen, het vinden van de juiste software en processen koppelen worden als aandachtspunten genoemd.

Hoe ver is jouw kantoor met het adopteren van de technologische innovaties? Tegen welke uitdagingen loopt jouw kantoor aan? En welke accountancytrends heb jij inmiddels omarmd?

Download het e-book Accountancytrends in 2022 en laat je inspireren door de nieuwste trends en oplossingen in het accountancyvakgebied.