Webinar: Automatisering in dienst van de connected accountant

Arthur Jager (Silverfin) helpt accountants en boekhouders in hun digitale transformatie. Susanne Tiel, Accountant bij ESJ Financial Engineering begeleidt MKB-ondernemingen tot 10 miljoen omzet bij het optimaliseren en automatiseren van bedrijfsprocessen.

Susanne Tiel krijgt zelf veel energie van het automatiseren van dagelijkse processen, maar ziet ook dat de aanzwellende berg aan financiële data voor veel accountants vaak te groot is om goed te overzien. Probleem daarbij is ook de hoeveelheid software waarmee men die data probeert te structureren – en de leidende rol die de techniek daarbij krijgt toegekend: “Voor je het weet redeneer je vooral vanuit de softwarekant als je nadenkt over hoe je je klanten gaat bedienen. Dat is echt een valkuil – een valkuil waarvoor wij zijn behoed door Silverfin. Wij zijn met ESJ Financial Engineering echt teruggekeerd naar de strategie: wat leveren wij als kantoor aan toegevoegde waarde? Die vraag moet je vervolgens gaan uitpellen: wat is mijn strategie? En als dit mijn strategie is, welke data heb ik nodig om die strategie na te leven? En dan: welke software hebben we nodig hebt om bij die data te komen?”

Realitime data 
Bijkomend voordeel van de juiste vragen stellen is volgens Tiel: er achter komen dat je heel veel data misschien helemaal niet nodig hebt. Zelf streeft ze er bij ESJ naar om klanten echt proactief te adviseren, op basis van schattingen en prognoses vanuit realtime data.
Volgens Arthur Jager kan het harmoniseren van historische data en realtime data hierbij goed van pas komen. 

Zo maakte Silverfin aan het begin van de Corona-crisis voor klanten risicoprofielen van bepaalde bedrijven door verschillende data aan elkaar te koppelen: “We hebben templates gemaakt waarbij we enerzijds alle maatregelen die zijn aangevraagd, konden vastleggen. Daar kwam natuurlijk ook een stukje liquiditeit mee, die wij kunnen voorspellen. Vervolgens hebben we ook gekeken naar de historische data in de boekhouding en hebben we met de uitgaande liquiditeit verschillende scenario’s kunnen maken over welke klanten een liquiditeitsprobleem gaan krijgen. Wij hebben gehoord dat heel veel kantoren heel gemakkelijk hebben kunnen pinpointen welke klanten wanneer in de problemen zouden komen.”

Klik hier om het hele webinar te bekijken

Connected accountant
Betekent automatisering ook dat je als accountantskantoor andere skills nodig hebt? Tiel: “Als je dienstverlening verschuift heb je wel een ander opbouw van je team nodig. Wij hebben altijd al een onderverdeling gehad in financial engineers – echt specialisten – en trusted advisors. De specialisten moeten echt doen waar ze goed in zijn, dat zijn de fiscaal adviseurs, de HRM adviseurs, maar ook het team voor de automatisering van de administratie. De trusted advisors moeten weten wat er bij onze klanten aanwezig is aan kennis, maar vooral ook getraind worden in adviesvaardigheden – weten wat er nodig is en daar op inspelen.”

Het is volgens Tiel belangrijk om je werknemers wel vrij te laten in hun keuze: “Wanneer je echt gelukkig wordt van cijferen, moet je dat gewoon blijven doen – anders wordt het geen succes. Ik denk ook niet dat een accountant alle vaardigheden kan hebben. Het ontsluiten van de juiste data valt echt binnen IT. Het moet goed gebeuren binnen de AvG-regelgeving. Dan heb je data-analyse. Ook dat is een vak apart.” 

Wat betreft Tiel moet de accountant echt het laatste stukje pakken. Data vertalen naar advies – en natuurlijk zorgen dat de data compliant is. De accountant hoeft geen data-analist te worden. Je moet het als team met elkaar kunnen doen.”

Maar hoe word je dan een ‘connected accountant’? Dat begint volgens Jager vooral bij een stukje nieuwsgierigheid en affiniteit met digitalisering. Het huidige opleidingscurriculum voor accountants voldoet op dit moment nog niet aan de eisen van de toekomst. Dat maakt het volgens Tiel ingewikkeld voor kantoren om die connected accountant te vinden.

Capaciteit
Maar wat voor zaken kunnen we als ‘connected accountant’ vroegtijdig signaleren als we gebruikmaken van realtime data? Jager geeft een voorbeeld: “Ik sprak laatste een kantoor dat als corebusiness had rechtsvormen omzetten. De man vertelde me hoe belangrijk het moment is waarop een eenmanszaak bepaalde winst- of omzetcriteria haalt. Het is voor hem het moment om een gesprek aan te gaan met zijn klanten over het omzetten van de bedrijfsvorm naar een BV. Nu was er iemand op de zaak die dat iedere week controleerde bij alle klanten. Maar hoe fijn zou het zijn als hij daar gewoon een automatische melding van zou krijgen?”

Tiel ziet zelf vooral dat automatisering en inzicht in realtime data bij ESJ leidt tot frequentere gesprekken heeft bij klanten. Maar ook dat de werkdruk wordt gespreid: “Als de klant eigenlijk het hele jaar al in control is, maakt op een gegeven moment niet meer uit wanneer die jaarrekening komt. Dat geldt ook voor de BTW maand – wanneer je alle cijfers realtime op orde hebt, dan gaat het up to date krijgen van je aangifte alleen over het laatste weekje van het kwartaal. Maar om daar te komen, moet je er wel even tegenaan met zijn allen.”

De roep voor softwareoplossingen die door het jaar heen input leveren aan je jaarrekening wordt volgens Jager steeds groter: “Je ziet nu in de praktijk dat accountants wachten tot het einde van het boekjaar om te gaan zitten voor de jaarrekening en het samenstelwaardig maken van de administratie. Dat betekent piekseizoenen en capaciteitsdruk. Zeker vorig jaar, midden in de Coronacrisis, toen er voor de accountant van alles kwam kijken aan extra controlerend werk rondom de NOW/regeling, bleek hoe weinig capaciteit er eigenlijk was. Veel kantoren – van de top 30 kantoren tot MKB kantoren – worstelen met de vraag: hoe leg ik periodiek werk dat we door het jaar heen doen, op een goede manier vast, zodat het een solide basis vormt door de output die we moeten leveren aan het eind van het jaar?”

Kijken naar toegevoegde waarde
Als digitaliseringspartner wil Jager dat data zoveel mogelijk in dienst komt van de accountant – maar hij wil niet te dicht bij de zon vliegen: “Data is leuk. Maar een accountant moet daar ook nog iets van vinden en heeft te maken met toetsingen en beroepsorganisaties. Wij gaan daarom ook heel proactief het gesprek aan met accountants. Denk met ons mee zodat wij jullie kwaliteitsnorm en vaktechniek kunnen waarborgen. Voor een BV met wat consolidaties erin, zal je meer controllers willen inzetten en misschien ook strikter willen zijn over hoe die controllers gedefinieerd zijn dan bij een ZZP’er of VOF. Daar zit een stukje standaardisatie in, maar ook een stukje differentiatie, zodat je als kantoor in je geautomatiseerde proces niet teveel gaat vastleggen voor kleine klanten die dat helemaal niet nodig hebben.”  

Automatisering zou volgens Jager en Tiel een tool moeten zijn om kritisch te kijken naar je huidige werkwijze. “Als ik een bedrijf hoor zeggen dat ze hun on premise oplossing exact willen kopiëren naar de cloud, bij ons, of bij een concurrent, dan wil ik het ze eigenlijk niet verkopen.”

Wat het advies is dat Tiel en Arthur zouden willen meegeven aan kantoren die meer ‘connected accountant’ willen zijn dat ook advies verleent? Tiel: “Start eerst met de vraag: welke toegevoegde waarde willen en kunnen we leveren? Pas als je antwoord hebt op die vraag kun je kijken hoe je die toegevoegde waarde standaardiseert. Ik denk niet dat accountants nooit advies geven, maar je kunt wel een slag maken door goed te analyseren welke data hiervoor nodig is en die output dan te standaardiseren. Je ziet dat bedrijven soms vrij generieke mailtjes sturen over ‘de gevolgen van Prinsjesdag’ zonder dat voor klanten wordt gespecificeerd wat dat betekent voor hen. Maar als je dit soort nieuwsgegevens geautomatiseerd kunt koppelen aan data over je klanten, kan je heel maatgericht communiceren wat relevant is voor je afzonderlijke bedrijven.”

Jager: “Succesvol automatiseren staat en valt met de kwaliteit van data. Naarmate je meer klanten krijgt, wordt de berg aan data ook groter. Schep daar eerst orde in. Richt je basis goed in. Je ziet dat veel bedrijven werken met afwijkende boekhoudpakketten, en verschillende rekeningschema’s binnen de boekhoudpakketten. Challenge partners daarin zodat je appels met appels kunt gaan vergelijken. Alleen als onderliggende data goed gestructureerd is kun je ook geautomatiseerd en toch tailormade gaan communiceren naar je klanten.”

[avg-advertorial slug=”accountancy-expo-2021-|-online-ontdekkingsreis”]