Wat accountants kunnen leren van Tim Ferriss (‘Een werkweek van 4 uur’)

door Niels.M. van Nieuw Amerongen RA

Een koerier bezorgde mij een relatiegeschenk zoals ik nog niet eerder heb gekregen, een kistje met drie dingen er in: (1) een fles champagne, (2) een kaart van studenten die met dit geheel hun waardering uitdrukten voor de scriptiebegeleiding, en (3) het boek “Een werkweek van 4 uur” van Timothy Ferriss . Ik heb nog even getwijfeld of ik de titel van het boek ook aan mijn vrouw zou laten zien, enigszins ongerust over eventuele onbedoelde neveneffecten van het lezen van die titel. 

Misschien vraag je je gelijk al af wie Timothy Ferriss is. De achterzijde van het boek vermeldt over hem het volgende: “Timothy Ferriss is een Amerikaanse schrijver en ondernemer. Met Een werkweek van 4 uur brak hij meteen door. Wereldwijd zijn er meer dan 1,5 miljoen exemplaren van verkocht en het stond ruim vier jaar in The New York Times-bestsellerlijst.” Uit efficiencyoverwegingen zal ik zijn naam verder afkorten tot TF. 

Leergierig als ik ben, ben ik gelijk gaan lezen. In dit blog wil ik een aantal punten die we op enigerlei wijze kunnen meenemen met je delen. En je alvast uitnodigen om verder mee te denken met allerhande (tijd)besparingsmogelijkheden . En ter geruststelling, dit blog is niet zo omvattend en heeft niet de beoogde diepgaande levensverandering als doel zoals de achterzijde van het boek vermeldt (“Meer dan 50 tips van lezers die hun inkomen hebben verdubbeld en zichzelf opnieuw hebben uitgevonden”). 

Voordat je dit blog nu gelijk terzijde schuift, lijkt het me goed nog even over de relevantie van het onderwerp na te denken. Het gaat er natuurlijk niet om dat we een soort surrealistisch “werken-vanuit-de-hangmat” uitventen. Het is vooral relevant om over efficiency na te denken in tijden van personele schaarste. In dergelijke tijden zul je moeten woekeren met relatief beperkte tijd en prioriteiten moeten stellen. Negeren van het efficiencyvraagstuk is dus geen optie.

Praktische tips

TF beschrijft zijn inzichten aan de hand van het acroniem DEAL. Ik ga in het verdere niet elk domein na. De ruimte zou me ontbreken, maar ook is niet alles wat TF schrijft even goed toepasbaar of zinvol in een Nederlandse context. 

Benoemen van inefficiency vergt communicatie

Veel werkzaamheden of processen in een organisatie zijn in de loop van de tijd simpelweg zo gegroeid. Als je aan efficiencyverbetering in organisatieverband denkt, betekent dit al snel dat je bestaande werkwijzen ter discussie moet durven stellen. En je moet een idee hebben over een alternatieve werkwijze die het uitproberen waard is. Je zult er de tijd voor moeten uittrekken en de moeite voor moeten nemen om collega’s er van te overtuigen dat de huidige way of working niet efficiënt is. 
 

Voorbeeld 1
als een audit manager vanwege tijdgebrek (of anderszins) zijn assistent op maandag bij een controlecliënt dropt, zonder enige vorm van aansturing of begeleiding, en aan het eind van de week (of later) zonder-dat-de-assistent-erbij-is het dossier bekijkt, dan gaan er onherroepelijk inefficiencies ontstaan. De assistent die dit wil aankaarten zal een bestaand gedragspatroon ter discussie moeten stellen.

Twee efficiency-wetten

TF werkt twee efficiency-wetten uit:

•   Wet van Pareto: 80 procent van de output komt voort uit 20 procent van de input.
•   Wet van Parkinson: Hoe meer tijd je in een bepaalde taak stopt, hoe belangrijker en hoe complexer mensen een taak vinden.

Op basis hiervan komt TF tot twee stellingnames (p.98):

•    Voer alleen de belangrijkste taken uit zodat je minder tijd nodig hebt (80/20)
•    Beperk de hoeveelheid tijd die je ergens voor uittrekt, zodat je alleen de belangrijke taken uitvoert. Ofwel, plan met strakke deadlines. 

Een TF-tip die hierbij hoort is: “Zorg dat je nooit op kantoor komt of achter je computer gaat zitten zonder een duidelijke prioriteitenlijst” (p.103). Open deur? Of gewoon ter harte nemen? 

Ik zou je willen uitdagen om voor jezelf eens na te gaan wat de meeste time-consumers zijn, en in hoeverre die relevant zijn voor wat je beschouwt als belangrijkste activiteiten. De voorbeelden die je hierbij kunt bedenken zijn legio; in het kader vind je ter illustratie een tweetal voorbeelden.
 

Voorbeeld 2 (over de accountant)

Als je het geheel van deeltaken in een controledossier optelt, kom je al snel tot zo’n 1.500-2.000 deeltaken. Hoeveel van die taken houden verband met frauderisico’s, significante risico’s of risico’s op een afwijking van een materieel belang? En hoeveel tijd brengen die taken met zich mee? Uiteraard zal altijd de nodige tijd besteed moeten worden aan een bepaalde basishygiëne. Zie bijvoorbeeld het artikel over de toepassing van COS 330.18. Maar verlies je je daar niet te veel in?

Een efficiency aspect dat hier ook bij hoort, is door welk functieniveau je welke taken laat uitvoeren. Accountantskantoren zijn doorstroomorganisaties, organisaties waarin assistenten onderaan beginnen, leren on-the-job, en zo doorgroeien tot een eindfunctie. Leren on-the-job brengt inefficiencies met zich mee, onherroepelijk. Maar als je dit feedback mechanismen slim en consistent implementeert, blijft de inefficiency beperkt tot een noodzakelijk minimum c.q. is het tenminste functioneel in het kader van een hogere doelstelling.  

Voorbeeld 3
Hoewel je kunt beargumenteren dat een commerciële setting van het accountantsberoep (controlebudgetten) drukfactoren voor de accountant met zich meebrengen, kun je je op basis van de wet van Parkinson wel afvragen wat het voor de efficiency van het accountantswerk zou betekenen als de controlerende functie geheel door overheidsaccountants zou worden gedaan. Budgetten en deadlines kunnen een zegen zijn voor het tijd besteden aan die taken die er echt toe doen. 

E-mail en telefonie
In dit domein valt volgens TF heel veel winst te behalen. Enkele van zijn e-mailgerelateerde tips:
•    Start je dag niet met het lezen van e-mail maar met het doen van de belangrijkste dingen.
•    Zet de optie “automatisch verzenden/ontvangen” in je mailbox uit. 
•    Lees je e-mail hooguit twee keer per dag op een vast tijdstip. Hierbij behoort ook de sub-tip:
o    Voed je omgeving (mensen die je regelmatig mailen) op zodat ze niet verwachten dat je gelijk op alles reageert.
o    Regel dit ook via een automatisch e-mailantwoord op binnenkomende mails.  

Enkele tips betreffende telefonie:
•    Gebruik twee telefoonnummers: voor niet-urgente zaken de vaste lijn en voor urgente zaken de mobiele telefoon.
•    Schakel het geluid van de telefoon uit, laat doorschakelen naar de voicemail. 
•    Bel zelf terug op een vast moment van de dag. 
•    Oefen jezelf er in om kort en bondig te formuleren en de beller te vragen dat ook te doen. 

Ook hiervoor geldt dat je de TF-tips bijna zelf had kunnen bedenken – het is ook geen rocket science – maar het in praktijk brengen is vers twee. Ik ken relatief weinig mensen die op deze manier werken. De zorg kan bestaan dat je door een dergelijke werkwijze jezelf isoleert van de buitenwereld. Maar misschien is het ook gewoon een kwestie van eens experimenteren. Als ik zelf te maken heb met een belangrijke deadline, gaan mail en telefoon ook gewoon uit. Dat werkt, de gezelligheid bewaar je dan voor een ander moment.  

Vergadercultuur 
Vergaderingen zijn in de TF-wereld een bron van inefficiëntie. Er wordt vaak veel gewauweld, vergaderingen missen een doel, vergaderen om te vergaderen, etc. De boodschap van TF is kort en goed: 
1.    Beperk het aantal vergaderingen
2.    Zorg dat van te voren een duidelijk doel is gesteld.
3.    Zorg voor een strakke leiding van de vergadering.
4.    Stel een eindtijdstip, hanteer hier ook de wet van Parkinson. 

Het boek bevat nog veel meer tips, waaronder tips ten aanzien van het delegeren van verantwoordelijkheden en daarbij behorende bevoegdheden, het automatiseren van processen, en het uitbesteden van taken aan bijvoorbeeld persoonlijke assistenten in India. Het voert te ver voor dit blog. 

Ik hoop dat je met de input en de voorbeelden een aantal triggers hebt om tenminste bestaande (tijdkostende) praktijken nog eens tegen het licht te houden, en zo te woekeren met de schaarse tijd. Ik ben erg benieuwd naar het verbeterpotentieel (mail: niels@vna-aa.nl).

Naschrift
Time management is een topic waarover al veel is geschreven. Praktisch toepasbare tips, zoals van TF, kunnen prima bruikbaar zijn. Wanneer je je meer aangesproken voelt vanuit conceptuele kaders, dan kan ik je de denkkaders van Benedictus, zoals beschreven door Wil Derkse, van harte aanbevelen. In samengevatte vorm komt dit neer op een viertal invalshoeken:

Dr Niels van Nieuw Amerongen RA is directeur bij V&A accountants-adviseurs en associate professor Auditing & Assurance aan Nyenrode

Literatuur:

Ferriss, T. 2017. (28e druk). Een werkweek van 4 uur. Ontsnap aan de 9-tot-5-mentaliteit en leid een rijk leven. Meulenhoff Boekerij bv. 

Derkse, W. 2003. (27e druk). Een levensregel voor beginners. Benedictijnse spiritualiteit voor het dagelijkse leven.
 

– Voor de goede orde: (a) de geldswaarde van het geschenk past waarschijnlijk ruimschoots binnen de algemeen aanvaarde normen voor relatiegeschenken, en (b) het geschenk werd gegeven nadat de goedkeuring voor de scriptie door de verraste geschenkontvanger al was verstrekt. 
– De in dit artikel beschreven efficiency aspecten zijn vaak meer organisatorisch van aard. Wanneer je op vakinhoudelijke gronden efficiencywinst wilt realiseren, dan verwijs ik naar een artikel van Jan Metz en mijn persoon. Artikel Hefboomeffecten in de audit. 
– DEAL staat voor de stappen: Definitie (uitgangspunten en concepten in zijn denkwereld versus traditionele gewoonten), Elimineren (eliminatie van tijdverslinders), Automatisering (omvat ook uitbesteding), en Liberation (de vrije ongebonden wereld).