Wanneer is software eigenlijk RGS-ready?

GDNED licht de laatste ontwikkelingen toe. 

UBL geldt al weer een paar jaar als defacto standaard voor elektronisch factureren en (versie 2.1 van UBL) is officieel aangenomen als internationale ISO/IEC standaard. RGS moet nog een plaats verwerven als alom geaccepteerde standaard en is in tegenstelling tot UBL een puur Nederlandse standaard. Maar dat RGS op belangstelling mag rekenen is inmiddels wel duidelijk. Het is dan ook niet voor niets dat RGS met open armen is ontvangen om opgenomen te worden in het SBR-programma dat nog wel een succes kan gebruiken.

 

Om het proces van elektronisch factureren aan de inkomende kant zoveel mogelijk automatisch te laten verlopen wordt door boekhoudsoftware veelal gewerkt met een "vaste grootboekrekening" per crediteur.

Maar er zijn genoeg voorbeelden waar één vaste (tegen)rekening niet afdoende is. Bijvoorbeeld huisvestingkosten bestaat in de regel vaak uit huur- en servicekosten en die kunnen desgewenst apart geboekt worden. Dit laatste lukt niet automatisch als er één factuur wordt ontvangen voor de maandelijkse huisvestingkosten, bestaande uit aparte factuurregels voor huur- en servicekosten die ook apart geboekt gaan worden. 

Een ander voorbeeld zijn verkoopkosten die in RGS onderverdeeld zijn in onder andere: “Reclame- en advertentiekosten”, “Beurskosten”, “Etalagekosten” en “Websitekosten”. Als deze zaken door een en dezelfde leverancier worden geleverd moet handmatig bepaald worden welke rekening(en) van toepassing zijn om op te boeken. In dit geval kan een koppeling tussen UBL en RGS mogelijk uitkomst bieden.

 

Met de vraag “Kan een koppeling tussen UBL en RGS automatisch boeken van inkomende facturen bevorderen?” werd dan ook de UBL-RGS pilot geboren afgelopen september. De UBL-RGS pilot is inmiddels uitgevoerd en afgerond met als belangrijkste resultaat het daadwerkelijk aantonen dat op basis van RGS-codering afzonderlijke factuurregels (binnen een elektronische factuur in UBL-formaat) ‘automatisch’ geboekt kunnen worden op verschillende (tegen)rekeningen in de boekhouding.

 

 

 

Maar er zijn ook aandachtspunten, zoals: “hoe kan een afzender van een factuur bepalen welke RGS-code per factuurregel van toepassing is voor een bepaalde afnemer?”.

 

Inmiddels is een beschrijving beschikbaar over de UBL-RGS pilot, met onder andere boekingsvoorbeelden, aandachtspunten en enkele conclusies. Ook is een voorbeeld UBL-factuur, en ter illustratie PDF-factuur, beschikbaar met in de UBL-factuur een RGS-boekingscode per factuurregel. Zo kunnen softwareleveranciers en gebruikers zelf testen of en hoe deze factuur ingelezen en verwerkt kan worden als inkomende factuur in het boekhoudsysteem (opvragen documentatie en voorbeeldfactuur). Uiteraard moet voor dit laatste het boekhoudsysteem wel gereed zijn en dat brengt GBNED tevens op de vraag wanneer gesproken kan worden over ‘RGS-ready’?

 

Belangrijk is wanneer software eigenlijk RGS-ready is? Alleen een RGS-code koppelen aan een vrij veld binnen het rekeningschema zonder dat de RGS-codering verder wordt gebruikt is natuurlijk niet de bedoeling. Met boekhoudsoftware als uitgangspunt heeft GBNED aanzet gemaakt om te komen tot een eerste opsomming van functionaliteit en eigenschappen die aanwezig moet zijn om het stempel ‘RGS-ready’ te mogen voeren. 

Het gaat om zaken als: het RGS-schema automatisch in de software beschikbaar stellen voor de gebruiker, een bestaand rekeningschema koppelen aan het RGS-schema en bijvoorbeeld actief gebruik maken van de ‘indicatie debet/credit’, zijnde een voorkeur voor debet boekingen of Creditboekingen. De eerste aanzet voor het stempel ‘RGS-ready’ bevat nu twaalf punten met een toelichting daarop. Waarschijnlijk wordt een onderscheid gemaakt in basiscriteria en aanvullende criteria. Deze punten zijn verwoord in hoofdstuk 6 “RGS en de impact op softwaresystemen” van het uitgebreide rapport “RGS: uniform rekeningschema voor bedrijven”, uitgave december 2015.  Het rapport gaat ook in op zaken als de opbouw van RGS, Extensies, administreren met RGS, gebruik in de praktijk, koppeling met andere systemen, de organisatie achter RGS met status, voortgang en aandachtspunten (opvragen complete rapport over RGS, inclusief aandacht voor ‘RGS-ready’). 

 

Komend voorjaar wordt een voorstel gepresenteerd voor de uiteindelijke ‘RGS-ready checklist’. Suggesties zijn van harte welkom en kunnen tot 15 maart a.s. ingediend worden via rgs@gbned.nl.