Waarom u en uw klant op verschillende planeten leven

Service, support, kwaliteit en persoonlijke aandacht. Dat zijn de belangrijkste punten waarop accountants de dienstverlening aan hun klanten willen verbeteren, zo blijkt de MKB Barometer 2016 van Exact.

Ook aan ondernemers is gevraagd wat zij vooral van hun accountants verwachten, en bij de ondernemers blijken snelheid, data-analyse en branchekennis bovenaan te staan. “Accountants en hun klanten – de ondernemers – leven dus op verschillende planeten.” Dat zegt Martin van Vliet, Principal product marketing van Exact. “Bij Exact proberen we die verschillende werelden wat dichter bij elkaar te brengen.”

Eén keer en nooit weer

“Zo hebben wij ons verdiept in de snelheid. Waar zitten de bottlenecks? Dat blijkt op twee plekken te zijn. In de eerste plaats laten ondernemers de rekeningen gemiddeld zo'n twee weken liggen voordat ze die naar hun accountant sturen. Want die ondernemer moet die rekeningen soms eerst downloaden en uitprinten, waarna ze weer worden ingescand in het programma van de accountant. Dat is helaas geen grap”, aldus Van Vliet.

Vervolgens blijven die rekeningen bij de accountant ook weer gemiddeld zo'n twee weken liggen voordat ze worden ingeboekt. “Dan kan je die ingeboekte gegevens uiteindelijk wel presenteren in een mooi dashboard, maar als die gegevens een maand oud zijn levert dat niet erg waardevolle informatie op. Daar kijk je als ondernemer één keer in, daarna nooit meer.”

‘No hands’ accounting

Om de cijfers meer up-to-date te brengen voor de ondernemer en de accountant, zijn we toepassingen aan het ontwikkelen waarbij de facturen rechtstreeks de boekhouding in gaan. Als een ondernemer bijvoorbeeld inkopen doet bij zijn groothandel, staat de factuur al in de boekhouding voordat die ondernemer terug is op zijn bedrijf. Maar denk ook aan al die facturen van telefoon-, energie- en internetproviders.

Natuurlijk moet er wel approval zijn van de ondernemer, maar dat kan met één druk op de knop. Zo komt ‘No hands accounting’ steeds dichterbij.

Machine learning

Verder werken wij aan ‘machine learning’-toepassingen, waarmee het gebruik van een standaard rekenschema bevorderd kan worden. Want een rekening van 20.000 euro voor de inhuur van uitzendkrachten boekt de ene ondernemer nog op 'overige kosten' en de ander op 'personeelskosten'. En dan is het voor de accountant moeilijk om trends te zien en ondernemers te melden of bepaalde kostenposten boven of juist onder het gemiddelde in de branche liggen.

In dat geval kan een ‘automatische boekhoudassistent’ tips geven; in deze branche wordt deze kostenpost doorgaans geboekt op déze grootboekrekening. Dat werkt snel en levert vergelijkbare gegevens op. Zodat de accountant binnen één branche appels met appels kan vergelijken en hij of zij de klant, met goede adviezen, kan helpen om naar een hoger niveau te komen."

Deze partnerbijdrage werd geschreven door Exact. Exact is partner van Accountantweek.nl en een van de exposanten van de Accountancy Expo op 20 juni.